Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Якщо ви багато подорожуєте у робочих справах або це просто ваш спосіб життя, ви також захочете організувати ефективний перевізний міні-офіс. Найімовірніше, це буде портфель чи наплічник із потрібними папками та канцелярськими знаряддями.

Чимало людей не можуть бути продуктивними, оскільки в них немає під рукою належного обладнання у моменти очікування чи простою, які нерідко трапляються в поїздках. Поєднання впорядкованого робочого стилю, потрібних інструментів і взаємопов’язаних систем в офісі та вдома може перетворити подорожі на високоефективний спосіб виконання певних видів роботи. А розвиток технологій дарує нам дедалі потужніші мобільні ґаджети та швидший доступ до інформації, що збільшує можливості віртуально керувати життям. Однак водночас виникає проблема опрацювання тієї інформації, яка надходить до нас через усі мобільні пристрої. Якщо ви не володієте методологією збирання, уточнення та організації всіх даних, а також потрібних додатків й інструментів для їх опрацювання, ви не зможете ефективно користуватися глобальним мобільним доступом, до того ж він може стати джерелом відволікання та стресу.

У вас неодмінно має бути персональне робоче місце — чи хоча б лоток для паперів і простір, де з ними можна працювати. Я працював з багатьма парами, які намагалися користуватися вдома одним столом і які відчули колосальну різницю, коли організовували окремі робочі локації. Вони побоювалися, що будуть роз’єднані, але натомість між ними зникало напруження від необхідності спільного керування речами. Одне подружжя навіть вирішило створити додаткове робоче місце для мами на кухні, яка таким чином могла працювати і доглядати за малюком.

Ваша система потрібна вам для користування, а не для постійного налаштовування.

Деякі компанії зацікавлені в тому, щоби співробітники облаштовували собі цілковито незалежні та мобільні робочі місця з можливістю залучатися до праці будь-де та будь-коли. Це уможливлює для організацій заощадження на офісному обладнанні, а працівники функціонують незалежно від «материнського» офісу. Але це означає, що кожен співробітник має високий ступінь самоорганізації. Експерименти з такою системою зазнали невдачі, оскільки, за її умовами, не було постійних робочих місць. Якщо потрібно весь час впорядковувати свої лотки для документів, перекладати папки з файлами, то частішають ситуації на зразок «А щоб йому... Де ж цей степлер і стікери?» А це є джерелом постійного відволікання.

Віртуально ви можете працювати будь-де, якщо у вас є чітка мобільна система і ви знаєте, як швидко опрацьовувати інформацію. Але вам усе одно знадобиться база з добре налаштованими інструментами та зручним простором для довідкових і допоміжних матеріалів, які про всяк випадок варто тримати під рукою. Більшості людей, з якими я працював, необхідні хоча би дві шухляди для довідкових паперів і документів щодо проектів. Якщо брати до уваги сканери й інші цифрові технології, можливо, колись усі потрібні матеріали опиняться у хмарному сховищі і будуть доступні звідусіль. Та ще нескоро настане час, коли ви зможете обходитися без паспорта, євробанкнот, привезених з подорожі до Мілана, і тимчасових паперових документів усіх видів, які є оптимальним способом опрацювання даних. Багато чи мало у вас таких паперів, та ви потребуєте легкодоступного місця для їх зберігання.

Якщо ви вирішили цілковито застосовувати цей спосіб керування робочим процесом, для початку вам не обійтися без базових інструментів. Згодом ви зможете обирати між звичними та новими інструментами з іншими можливостями.

Завважте, що корисні інструменти не обов’язково мають бути високовартісними. Часто буває так, що річ виглядає престижно, але вона абсолютно не функціональна.

Уявімо, що ви починаєте з нуля. Окрім робочого стола, вам знадобляться:

• лотки для паперів (хоча б три)

• пачка звичайного паперу

• ручка чи олівець

• аркуші-стікери

• скріпки

• степлер зі скобами

• скотч

• канцелярські гумки

• пристрій для наклеювання ярликів

• папки з файлами

• календар

• кошик для сміття

• інструменти для збору й організації даних, складання списків, разом з мобільними пристроями, персональними комп’ютерами, паперовими блокнотами та планерами (у разі потреби).