Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Запевняю вас, що коли ви приділите цьому хоча б декілька годин, ви зберете більшу частину незавершених справ. А щодо іншої зможете створити нагадування — приміром, «Розчистити ангар для човна» чи «Розібрати шафу в коридорі».

Допоки ви не зберете все, що володіє вашою увагою, якась підсвідома частина вас не повірить, що ви працюєте з повною картиною вашого світу.

Звісно, в реальному житті ви не зможете повсякчас тримати під контролем усі справи стовідсотково. Як і більшість людей, протягом тижня ви працюватимете в шаленому темпі й над багатьма завданнями водночас і не встигатимете занотовувати всі зобов’язання та думки десь не в голові. Та це має стати вашим ідеальним принципом, який мотивуватиме вас постійно наводити лад на роботі та вдома у справах, до яких прикута увага.

Існують дуже практичні причини, чому варто збирати всі питання, перш ніж почати їх з’ясовувати.

Вас може відлякати обов’язок збирати всі справи в одному місці водночас, особливо якщо це не ввійшло у звичку. Це може викликати навіть заперечення, оскільки більшість речей не є «аж такими важливими», тому вони і лежать повсюдно. Коли справа з’явилася, вона не була негайною, вона й досі не є терміновою, бо за неї ще не бралися. Це візитівка когось, з ким ви колись, можливо, захочете сконтактувати, яку поклали до гаманця. Це невеличкий ґаджет у нижній шухляді вашого столу, в якому бракує деталі або який ви не змогли полагодити через брак часу. Це принтер, який ви постійно обіцяєте собі переставити на краще місце в офісі. Ці та подібні речі дошкуляють вам, але ви ще не вирішили, чи залагодити ці справи, чи викреслити зі списку відкритих питань. Але ви думаєте, що в них могло би бути щось важливе, і ці речі панують над вами і поглинають більше енергії, ніж заслуговують.

Ви зможете спокійно почуватися стосовно тих речей, якими наразі не займаєтеся, коли ви знатимете весь їх перелік.

Тож час розпочати. Беріть лоток зі вхідними документами, стос офісного паперу для нотаток і...

Перше завдання — передивитися все ваше фізичне оточення щодо речей, які лежать не на місці чи неналежним чином, і покласти їх до лотка для вхідної інформації. Ви збиратимете незавершені справи, речі, з якими вирішили щось чинити. Усі їх слід доправити до категорії «Вхідне», щоб згодом опрацювати.

Найкращий спосіб чітко зрозуміти, що потрібно зібрати, — це з’ясувати, що збирати не потрібно. Ось чотири категорії речей, котрі можуть залишатися там, де вони є, у такому стані, в якому вони перебувають, і з ними не варто нічого чинити:

• Приладдя

• Довідкові матеріали

• Оздоблення

• Обладнання

Приладдя охоплює все, що необхідно тримати під рукою, оскільки ви часто ним користуєтеся. Канцелярія, візитівки, марки, скоби, папірці для нотаток, скріпки, запасні стержні, батарейки, бланки, які потрібні вам час від часу, офісні резинки — все на зразок цього. У багатьох людей на роботі є спеціальна шухляда з речами першої необхідності, до яких входить зубна нитка, паперові хустинки, м’ятні цукерки тощо.

Довідкові матеріали — це все, що ви зберігаєте задля потрібної інформації, як-от інструкції до програмного забезпечення, меню місцевої кав’ярні зі стравами на винос, розклад спортивних тренувань ваших дітей, список телефонних кодів міст. До цієї категорії також належать адресна та телефонна інформація, будь-які матеріали стосовно проектів, тем і довідники, такі, як словники, енциклопедії, альманахи, архівні записи компанії. Сюди належать і книжки з журналами, які ви можете зберігати як речі бібліотеки.

Оздоблення. Це родинні фото, витвори мистецтва, наснажуючі матеріали, прикріплені кнопками до коркової дошки. У вас також можуть бути почесні відзнаки, сувеніри, горщики з квітами.

До обладнання вочевидь належать телефон, комп’ютер, принтер, сканер, кошик для сміття, меблі, годинник і зарядні пристрої.

Безперечно, багато речей підпадуть під ці чотири категорії — це здебільшого всі ваші інструменти та пристрої, з якими не потрібно проводити жодних маніпуляцій. Все інше слід помістити у «Вхідне». Зауважте, що деякі речі, які ви спочатку віднесете до приладдя, довідок, оздоблення чи обладнання, можуть потребувати певних дій, оскільки вони лежать не на місці.

Наприклад, у вас у шухлядах, на поличках, в комп’ютерних файлах є чимало матеріалів й інформації, які вже неактуальні або потребують упорядкування. Їх треба також віднести до категорії «Вхідне». Так само, якщо в шухляді з приладдям безлад, у ній повно зламаних або розкиданих речей, це також є незавершеною справою, яку слід виконати. Фото ваших дітей оновлені? Картина на стіні вам подобається? Ви справді бажаєте тримати у себе ці сувеніри? Усі меблі функціональні та на своїх місцях? Комп’ютер добре налаштовано? Квіти у вашому офісі не зів’яли? Інакше кажучи, приладдя, довідкові матеріали, оздоблення й обладнання можна також помістити у «Вхідне», якщо вони наразі перебувають не там і в неналежному вигляді.