Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Багато людей, які взаємодіють із поточними та потенційними клієнтами, пробували використовувати папки для клієнтів та/або комп’ютерні системи опрацьовування інформації про клієнтів, щоби «керувати рахунком». Проблема в тому, що деякі матеріали є просто фактами чи історичними даними, які варто зберігати як історію питання, щоб колись нею скористатися, а деякі треба відстежувати як дії, необхідні для розвитку стосунків з клієнтом. Останні можна ефективніше організувати в межах вашої системи списків дій. Інформація про клієнтів працює саме так, і її можна зберігати у файлі загальних довідок про клієнта чи у бібліотеці даних про клієнтів. Але якщо мені потрібно зателефонувати клієнтові, я не хочу бачити нагадування про це будь-де, крім списку «Дзвінки» [25] Технології програмування і в подальшому розвиватимуть автоматизацію робочого процесу, зокрема системи керування інформацією про клієнтів та інші додатки, створені для нагадувань про дії і події. Теоретично це має зменшити потребу в індивідуальному відстежуванні таких пунктів. На практиці кожна людина виконує ту роботу, за яку вона відповідає, створену програмним обладнанням, керуючи нею в межах своєї холістичної системи. До того ж змінні величини в наших заняттях і діяльності настільки чутливі та швидкоплинні, що навіть найскладнішим технологіям у досяжному майбутньому не можна цілком довіряти таке деталізоване керування. .

У розд. З я припускав, що у вас часто з’являтимуться ідеї щодо проектів, які ви воліли б розвинути, але які не обов’язково є наступними діями. Такі ідеї підпадають під широку категорію «матеріалів для підтримки проектів»: це розлогий спектр — від ідеї про те, чим ви бажаєте займатись у вашій наступній відпустці до прояснення певних важливих компонентів у проектному плані. Ці думки можуть з’являтися, коли ви їдете автострадою, слухаєте новини по радіо або читаєте статтю, яка стосується справи. Як ви дієте з такими матеріалами?

Тут я раджу визначитися, де ви зафіксуєте просування проекту чи теми, як можете додавати туди інформацію в такому форматі і де зберігатимете пов’язані з ним додаткові відомості. У більшості фахівців є декілька варіантів опрацювання матеріалів для підтримки, включаючи додавання нотаток до пункту в списку, організацію цифрової інформації в електронній пошті чи базах даних та збирання паперових файлів і нотаток у записниках.

Не втрачайте жодної ідеї щодо проекту, теми чи питання.

Приєднані нотатки . Більшість програм з організації уможливлює приєднання до списку чи календарної дати цифрової нотатки. Якщо ви маєте список «Проекти» в такій програмі, то можете зайти до проекту, щодо якого у вас з’явилася думка, приєднати до нього нотатку і в неї вдрукувати вашу ідею. Це чудовий спосіб навчитися проектному мисленню, яке не потребує складних розрахунків. Якщо ваш список «Проекти» живе на папері, ви можете приєднати нотатку з категорії «Відкласти» до пункту в головному списку, або, якщо ви застосовуєте застарілі технології, — до окремого аркуша, присвяченого цій темі. У будь-якому разі вам слід пам’ятати про необхідність зазирнути у приєднану нотатку, коли ви переглядаєте свій проект і користуєтеся даними.

Електронна пошта та комп’ютерні програми. Цифровий світ пропонує нескінченне розмаїття способів опрацювання проектних ідей. Електронні листи, які містять корисну інформацію стосовно ваших проектів, можна тримати у спеціальній, відповідно названій папці довідкових листів. Якщо у вас багато електронних листів, пов’язаних з одним проектом, розгляньте варіант створення двох папок: «Джонсон Партнершип — актуальне» та «Джонсон Партнершип — архів», чи щось подібне. Вартий уваги також варіант встановлення точнішого різновиду цифрової бази даних для організації ваших ідей щодо проектів і тем. У цьому столітті такі програми просто неймовірно розквітли — від простих і вишуканих хмарних систем ведення нотаток та організаційних програм, які уможливлюють невпинне вдосконалення у використанні, до систем групового обміну файлами та проектного менеджменту, додатків для персональної організації проектів, призначених для всього — від асоціативних карт вільної форми до великих текстів і дослідницьких проектів.

Погані новини щодо цих добрих новин про величезний асортимент варіантів цифрової підтримки проектів — це легкість, із якою ми піддаємося спокусі поширювати потенційно вагому інформацію в настільки багатьох місцях і механізмах, що це може повернути нас майже до того нуля, з якого все починалося. Ми не знаємо, де це все міститься, не можемо побачити все в цілому задля відповідного огляду в правильний момент, точно не визначилися, куди які дані помістити... Тож ми повертаємося назад, намагаючись утримувати це все в порядку в наших головах! Я цікавлюся новими способами відстежування корисної інформації для різних справ, але залишаюся впевненим тільки тоді, коли тримаю свій список проектів чітко окресленим і доступним та регулярно проглядаю всі пов’язані частини моєї системи щодо деталей, які стосуються справи.