Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Небезпека, притаманна цифровому світові, полягає в тому, наскільки широко та легко можуть розповсюджуватися дані в багатьох різних місцях, без координаційних зв’язків.

Паперові картотеки. Є сенс завести окрему папку з файлами для кожного проекту, коли ви зберігаєте паперові матеріали; це низькотехнологічне рішення, але непогане. Простота й легкість у користуванні забезпечують гарну загальнодовідкову картотеку — таку, з якою ви почуваєтеся комфортно, створюючи папку для клаптиків паперу з наради. Інколи легше дістати й оглянути інформацію щодо проекту для планування та спілкування, використовуючи фізичний носій, аніж намагатися скористатися цифровими пристроями тут і зараз. Я часто роздруковую всі потенційно корисні речі, які стосуються проекту, — розрахункові документи, розклади, електронні листи, веб-сторінки і т. д., щоб за потреби мати їх під рукою.

Сторінки у блокноті. Велика перевага паперових відривних блокнотів у тому, що можна присвятити цілий аркуш або кілька з них окремому проекту. Роками я носив блокнот середнього розміру зі списком «Проекти» на початку і розділом «Підтримка проектів» з другого боку, і в мене завжди були чисті аркуші, щоби фіксувати випадкові думки, плани та деталі проектів у моєму списку. Хоча компоненти паперових особистих систем дедалі більше поступаються своїм цифровим конкурентам, блокнот є цінною моделлю, яка підтримує інтегровану багаторівневу платформу для добре орієнтованого обмірковування.

Кожен з методів, описаних вище, може бути ефективним для організації проектних ідей. Головне — постійно шукати дієві кроки, які ховаються у ваших нотатках стосовно проекту, і переглядати ці нотатки так часто, як вважаєте за необхідне, враховуючи природу проекту.

Ви також викиньте чимало з ваших нотаток, щойно вони стануть неактивними, нереальними чи їх треба переформувати, щоб утримувати всю систему від застоювання. Вважаю, що ловити такі ідеї вельми цінно — і не тому, що я використовую кожну ідею (більшість із них — ні!), а тому, що це допомагає процесу їх осмислення. Але я не дозволяю моїм застарілим ідеям залишатися зі мною надто довго і не вдаю, ніби вони корисні, коли вони такими не є.

Цікаво, що одна з найскладніших проблем системи персонального менеджменту у більшості людей полягає в тому, що вони змішують кілька активних речей з великим обсягом даних і матеріалів, які мають цінність, але не спонукають до дії. Гарні, стійкі системи керування неактивними даними в нашій роботі і житті так само важливі, як і керування нашими діями та проектними нагадуваннями. Коли неактивними пунктами не керують правильно, вони заплутують весь процес.

Неактивні пункти поділяються на три великі категорії: довідкові матеріали, нагадування про речі, які не потребують нагальних дій, але можуть потребувати їх згодом, і те, що взагалі слід викинути (сміття).

Багато з того, що потрапляє на ваш робочий стіл і у ваше життя загалом, є довідковим матеріалом. Дій щодо нього непотрібно, але ця інформація знадобиться вам з різних причин. Головні ваші рішення стосуватимуться того, скільки, в якій формі і де саме її зберігати, скільки місця на це виділити. Велика її частина буде продиктована особистими чи організаційними потребами, що ґрунтуються на юридичних, логістичних питаннях або особистих уподобаннях. Вам слід приділяти увагу довідковим матеріалам лише коли є потреба якось змінити вашу систему, оскільки маєте забагато чи замало інформації, зважаючи на ваші запити чи вподобання.

Психологічна проблема, яка є у більшості людей з їхньою «всякою всячиною», — в тому, що вони ще не вирішили, що з неї знадобиться, а що — ні. Щойно ви чітко розрізнили перше та друге, те, що залишається як довідкові матеріали, не повинно мати прогалин чи незавершеності — це лише ваша бібліотека. Єдине рішення щодо цього — наскільки велику бібліотеку волієте мати. Коли ви вповні застосували цю методологію керування діями, то можете бути барахольником настільки, наскільки це уможливить ваш простір (фізичний і цифровий). Коли я збільшив обсяг жорсткого диска мого комп’ютера і примножив майже нескінченні резервні ресурси на доданих «вінчестерах» і в хмарному сервісі, я почав зберігати у своїх архівах так багато електронної пошти і цифрових фотографій, як того бажаю. Що більше, то веселіше, оскільки я в цій темі зацікавлений, бо зростання обсягу суто довідкових матеріалів не посилює психологічного навантаження.