Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Я заохочую людей, з якими працюю, структурувати категорії їхніх списків одразу, коли вони ще опрацьовують вхідну інформацію, оскільки це автоматично наближає їхні проекти до реальних дій, які треба виконати, щоби проект рухався.

Коли ви почнете втілювати цю методологію послідовно, то завжди знаходитимете винахідницькі шляхи пристосування власних контекстуальних категорій до вашої ситуації. Попри те, що сортування за засобами чи фізичним розташуванням є найпоширенішим, часто трапляються інші унікальні та корисні способи фільтрування нагадувань.

Перед тим як вирушити в тривалу подорож, я створюю список «Перед дорогою» — тимчасову категорію, куди вношу все те з усіх моїх списків дій, що необхідно встигнути до від’їзду. І це єдиний список, який мені слід переглядати, поки справи не будуть завершені. Інколи накопичувалося багато наступних дій, які вимагали від мене режиму «креативного письма»; хоча ці дії входили до категорії «За комп’ютером», вони потребували іншого часу та настрою, ніж решта речей, які необхідно виконувати за комп’ютером. Я почувався значно комфортніше та впевненіше, коли переводив фокус на внесення їх до іншого списку дій — «Творче письмо». Тепер я розділяю мої дії за комп’ютером на ті, для яких не потрібен інтернет-зв’язок, і ті, для яких він необхідний, чи просто на перегляд сторінок у мережі (в пошуках розваг або цікавих речей).

Протягом багатьох років я бачив людей, які ефективно використовують категорії на зразок «Без мозку» (для простих дій, що не потребують розумових зусиль) та «Менше п’яти хвилин» (для «швидких перемог»). Інколи людям зручніше сортувати свої нагадування відповідно до сегментів у їхньому житті чи роботі — «Фінансове», «Родина», «Адміністративне» тощо. Нещодавно одна жінка поділилася зі мною перевагами, які вона знайшла в категоризації дій за раптовим емоційним поривом — послуга іншим, життєва стабільність, турбота про добробут і т. д. Не існує «правильного» способу структурування ваших списків наступних дій, окрім того, який найкраще працює на вас, і ця частина вашої системи змінюватиметься разом із вашим життям. [33] В ідеальному світі ви могли би бачити всі ваші нагадування про наступні дії у будь-який бажаний для вас спосіб: час, розумові зусилля, місце чи засоби; емоційна віддача; сегмент життя; підтримувані цілі та проекти. Питання ось у чому: коли стає забагато структур, щоб вони не втратили потенційної цінності? Якщо вам треба думати і напружено працювати, аби ввести пункти до вашої системи, ви цього не зробите. Цифрові додатки для керування списками та категоріями надають нам дедалі більше можливостей розподіляти й перетасовувати нашу інформацію багатьма новими шляхами, але завжди слід оцінювати, чи варта того енергія, витрачена на використання системи «в запалі битви». (Ви, можливо, створили цей функціонал з контекстного сортування тоді, коли з’явилися перші комп’ютерні програми для таблиць, шляхом структурування стовпчиків і побудови сортувального макросу. Але чи треба мені проходити все це лише для того, щоб додати до мого списку нагадування «Зателефонувати братові»?)

Якщо ви в цьому процесі новачок, вказані деталі та відмінності можуть здаватися зайвими. Просто не забувайте, що коли ви почнете визначати всі дії, необхідні для виконання ваших зобов’язань у житті й на роботі, їх, імовірно, набереться більше сотні. В тому, щоб реально втілити принцип ефективного «зовнішнього мозку» й отримати дивовижні результати, незмірно допоможе керування на першому рівні вашої роботи із цим ступенем складності.

Другий чинник у виборі дії — це те, скільки часу маєте на неї перед тим, як візьметеся за іншу роботу. Якщо ваша зустріч починається за десять хвилин, ви, найвірогідніше, оберете іншу дію для негайного виконання, ніж якби мали дві вільних години.

Вочевидь добре знати, скільки часу у вас є (ось користь від доступного календаря та годинника). Використовуваний протягом усього життя набір нагадувань про дії надасть вам максимум інформації про те, що треба робити, і значно полегшить упорядкування дій відповідно до тих часових вікон, які ви маєте. Інакше кажучи, якщо у вас є десять хвилин до початку зустрічі, знайдіть дію, яку можете виконати за п’ять хвилин. Якщо у ваших списках тільки великі та важливі справи, ви ні з чим не впораєтеся за десять хвилин — особливо коли у вас немає нагадувань про наступні дії. Якщо в будь-якому разі вам доведеться виконувати ті менш масштабні дії, найпродуктивніший спосіб — використовувати маленькі «вікна» «випадкового часу», які трапляються протягом дня.