Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Не буває вимушених перерв це пише кепсько керована вхідна інформація.

Ще одна причина, чому люди вважають неочікувані вимоги чи запити негативом, — вони не довіряють власним системам і не послуговуються «закладкою» на кожній дії, яку слід результативно виконати, чи на роботі, що сфокусувала увагу в конкретний момент. Вони знають, що їм треба щось чинити із новим завданням, яке щойно виникло, але не вірять, що простий запис у переліку вхідної інформації забезпечить його виконання до необхідного терміну. Тому вони припиняють свою попередню роботу і негайно беруться за іншу, яку щойно від них зажадали, нарікаючи на непередбачену перерву та зруйновані плани. Не буває вимушених перерв, щоправда, бувають лише погано керовані випадки.

На додачу: коли вхідну інформацію та списки дій довго ігнорують, речі, які в них містяться, мають тенденцію спонтанно виринати на поверхню як термінові, додаючи більше неочікуваної «роботи-як-вона-є», що роздмухує вогонь.

Багато людей використовують невідворотність майже нескінченного потоку негайної очевидної роботи як спосіб уникнути відповідальності за визначення та керування загальним переліком завдань. Легко спокуситися не дуже важливими справами, які під рукою, особливо якщо ваша вхідна інформація та самоорганізація поза контролем. Вельми часто політика ухиляння є приводом для втечі від аморфної купи справ.

Ось коли потреба у методології вирішення справ справді дається взнаки. Більшість людей виросли у світі, де визначення меж роботи й керування великою кількість відкритих виробничих процесів не вимагалося. Але коли у вас розвинені навички швидкого опрацювання вхідної інформації у чітко визначеній системі, значно легше довіряти своїм судженням: що треба виконати, що варто припинити і що робити замість цього.

На рівні майстра ви можете змінюватися блискавично та рухатися вперед і назад. Коли ви опрацьовуєте вхідну інформацію, наприклад, ваш помічник повідомляє про ситуацію, яка потребує негайної уваги. Без проблем — ваша вхідна інформація й електронна пошта при вас, ви все опрацьовуєте скоординовано, готові за можливості повернутися до них знову. Поки ви розмовляєте по телефону, ви можете переглядати ваші списки дій і планувати, на чому сконцентруєте зусилля після завершення розмови. Коли ваша дитина повзає по вітальні і ви налаштовані відповідати на будь-яку несподіванку, можете займатися простим пошуком у мережі з вашого списку «За комп’ютером». Коли ви очікуєте початку наради, можете проглядати матеріали для читання та перегляду, які ви з собою прихопили. І коли неочікувана розмова з вашим керівником скорочує час, який у вас залишився до наступної наради, до дванадцяти хвилин, можете легко і з перевагою скористатися цим «вікном».

Ігнорувати сюрпризи (навіть якщо є такий шанс) — це жити без можливостей, спонтанно, без неочікуваних моментів, із яких складається «життя»

Із цих видів діяльності можна виконувати тільки один за раз. Якщо ви зупинилися поговорити з кимось у його/її кабінеті, ви не опрацьовуєте ваші списки або інформацію щодо нових справ. Найважливіше — бути впевненим у тому, чим вирішив займатися.

Тож як ви ухвалюєте рішення? Це знову ж таки актуалізує інтуїтивні судження — наскільки важливою є неочікувана робота на тлі решти завдань? Як довго ви можете залишати вашу вхідну інформацію неопрацьованою і всі ваші справи не переглянутими, і при цьому вірити, що ви правильно вирішили стосовно того, що треба чинити?

Люди часто скаржаться: раптові перерви заважають їм виконувати їхню роботу. Але таких перерв у житті неможливо уникнути. Коли ви стаєте досконалим в урегулюванні нових справ і достатньо організованим, щоб використовувати неочікувані часові «вікна», ви можете швидко переходити від одного завдання до іншого. Ви можете опрацьовувати електронні листи, поки очікуєте в конференц-залі. Вчені довели, що виконання багатьох завдань одночасно насправді не буває, тобто ви не можете свідомо зосередити увагу більш як на одній справі за раз; а якщо все-таки намагаєтеся, це вас серйозно збиває з пантелику.

Виконуйте неочікувану роботу, коли вона з’являється, не тому, що це шлях меншого опору, а тому, що це допоможе згодом сконцентруватися на решті справ.

Якщо ви все тримаєте в голові, ви весь час будете страждати від спроб впоратися з багатьма завданнями, що психологічно неможливо і в багатьох людей спричинює стрес. Однак якщо ви оволоділи практикою тимчасового «паркування» незавершених справ, ваша увага може чітко змінювати фокус від однієї справи до іншої з майстерністю фехтувальника, який б’ється з чотирма супротивниками водночас, але насправді просто швидко перемикає увагу.