Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Займіться тим, що привертає вашу увагу, — і ви зрозумієте, що насправді її привертає

Рівень 5 (мета і принципи) вочевидь є найважливішим контекстом, у якому можна визначати пріоритети. Водночас досвід підтвердив, що коли ми розуміємо і застосовуємо всі рівні роботи, якими займаємося, особливо нижній і рівень 1, то отримуємо більшу свободу та ресурси для виконання ширшого обсягу роботи, важливої для всіх. Якщо ваш човен тоне, вам байдуже, куди він пливе! Хоча підхід «знизу вгору» не є концептуальним пріоритетом, з практичного погляду це важливий чинник досягнення врівноваженого, продуктивного та комфортного життя.

Нижній рівень. Насамперед слід упевнитися, що ваші списки дій є повними, що може виявитися нелегким завданням. Ті, хто зосередився на збиранні та втіленні всіх цих пунктів, з’ясовують, що існує багато таких (часто важливих), які забуто, вміщено не туди чи просто не розпізнано.

Якщо у вас немає принаймні п’ятдесяти наступних дій і очікувань, зокрема завдань для персоналу і планів нарад, я би скептично поставився до того, чи є у вас насправді список їх усіх, крім вашого календаря. Однак якщо ви чітко виконали пропозиції, наведені у розд. 2, можливо, він у вас уже є. Якщо немає і ви хочете скоригувати цей рівень, виділіть дещицю часу і працюйте з розділами 4-6 у режимі реального застосування.

Коли ви завершите роботу над поточним контролем цього рівня, у вас автоматично з’явиться більш обґрунтоване відчуття найближчих пріоритетів, чого майже неможливо досягти якось інакше.

Рівень 1. Остаточно оформіть ваш список «Проекти». Чи справді в ньому зафіксовано всі зобов’язання, які потребуватимуть більше однієї дії для завершення? Це визначить обсяг завдань на тиждень у сфері вашої діяльності й дозволить розслабитися на певний час.

Склавши список поточних дій на всіх рівнях, ви автоматично досягнете кращого зосередження, налаштування і відчуття пріоритетів

Якщо ви складете повний список усіх запланованих подій у приватному житті й на роботі на цьому рівні, то у ньому з’являться дії, яких ви й не мали наміру виконувати. Просто створення цього переліку прагнень дасть вам чіткішу основу для ухвалення рішень про те, що робити, коли випаде вільний час. Коригуючи свій список «Проекти», люди бачать, що є декілька завдань, виконання яких можна завершити, що сприятиме просуванню поточних справ.

Мало в кого є чіткі дані у визначеному та доступному для них місці у певній предметній формі. Перед будь-яким обговоренням планів на день ця інформація має бути під рукою.

Знову ж таки, якщо ви втілюєте в життя методологію вирішення справ, ваш список «Проекти» буде там, де він має бути. Більшості людей, яких ми тренуємо, достатньо 10-15 годин фіксування, прояснення й організації, щоби довіряти досконалості їхнього списку.

Я вважаю, що саме рівень 1, який об’єднує найцікавіші задачі, сприяє досягненню природного рівня — «розум чистий, як вода» (нічого в думках, окрім наявного в конкретний момент) У всіх нас бувають ситуації й обставини, які додають клопоту, цікавості або відволікають, але що з ними чинити, ми одразу не збагнемо. У вашого сина проблеми у стосунках із класним керівником; ви розчаровані тим, як багато часу йде на впровадження нового порядку у вашій компанії; у вас викликає занепокоєння людина, яка керує вашим комітетом зі збору коштів; ви все ще думаєте, що вам треба відновити заняття малюванням, тощо. Щоб ці голоси не лунали у вашій голові, слід ідентифікувати цільові результати для кожного з цих питань (проект) і виконувати ті дії, які допоможуть справі і мають вписатися у вашу випробувану систему. Виконання злагоджених дій на цьому рівні продуктивності без стресу — критерій майстерності.

Рівень 2. Це рівень «поточних робочих обов’язків» і «ділянок мого життя, які треба підтримувати у належному стані». Які капелюхи ви вдягаєте — себто які ролі ви виконуєте? З професійного погляду це стосувалося би вашої поточної посади і роботи. В особистому контексті це охоплювало б ділянки відповідальності, які ви взяли на себе у своїй родині, у вашій спільноті і, звісно, перед собою як дієвою особистістю.

Можливо, деякі з цих ролей у вас уже визначені й описані. Якщо ви нещодавно почали працювати на новій посаді і у вас є трудова угода про ваші посадові обов’язки, це був би вочевидь гарний старт. Якщо ви у минулому вправлялися у визначенні цілей і проясненні цінностей і у вас залишилися створені тоді матеріали, додайте їх до активу.