Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Якщо ви не усвідомлюєте суті вашої роботи, вам завжди здаватиметься, що ви в ній тонете.

Наступна моя порада — складіть і зберігайте список «Ділянки уваги». Можливо, ви захочете розділити його на списки «Професійне» та «Особисте», тоді обидва треба послідовно переглядати. Це один із найкорисніших контрольних списків, які ви можете створити для вашого самоврядування. Він не потребуватиме щотижневого перекалібрування на зразок того, що ви чините зі списком «Проекти»; більш вірогідно, цикл перевірок стане дещо довшим. Залежно від швидкості змін у деяких із важливіших ділянок вашого життя і роботи його варто використовувати як пусковий механізм для потенційних нових проектів — раз на місяць чи раз на три місяці.

Імовірно, що у вас є від чотирьох до семи ключових ділянок відповідальності на роботі і стільки ж — в особистій сфері. Ваша робота може охоплювати такі речі, як підвищення кваліфікації, розробка систем довготривалого планування, адміністративної підтримки, обслуговування споживачів і маркетингу; або ж це можуть бути обов’язки з обслуговування потужностей, реалізації стратегічних завдань, контролю якості, управління активом і капіталами тощо. Якщо ви маєте власний бізнес, вашої уваги потребуватимуть значно більше ділянок, ніж якби у вас була конкретна функція у великій організації. Решту часу у вашому житті можуть заповнювати такі сегменти уваги, як виховання дітей, партнерські стосунки, духовна спільнота, здоров’я, волонтерство, ведення домашнього господарства, особисті фінанси, саморозвиток, творче самовираження і т. п. І кожен з цих сегментів можна поділити на корисні підкатегорії. «Виховання дітей» може складатися з окремих списків по кожному з ваших дітей. «Маркетинг» може охоплювати «Проектування програми», «Пошук», «Соціальні мережі» та інше.

Технічна мета списку «Ділянки уваги» — забезпечити визначення усіх ваших проектів і наступних дій, щоб ви могли успішно керувати вашими обов’язками. Якби вам було потрібно створити їхній перелік та об’єктивно їх оцінити в контексті того, що ви робите і що вам варто робити, ви, безперечно, відкрили б проекти, які слід додати до однойменного списку. Переглядаючи список, ви зрозумієте, з якими ділянками вже все гаразд, а також, що на якійсь ділянці вас щось непокоїть або бентежить і для вирішення цього варто створити окремий проект. «Ділянки уваги» — абстрактна поліпшена версія списку пускових механізмів, який ми обговорювали раніше.

Кожна людина, з якою я працював останні тридцять років, знайшла мінімум дві чи три важливих прогалини на рівні, який ми наразі обговорюємо. Наприклад, на роль менеджера чи керівника підбирають певний персонал. Після роздумів більшість розуміє, що треба додати в цій ділянці проект чи два — «Поліпшити роботу допоміжного відділу», «Пошукати можливість найняти директора з кадрових питань» чи «Вдосконалити процес перевірки якості роботи». Або, скажімо, проекти на зразок «Знайти студію йоги» чи «Продумати літній відпочинок з дітьми» нагадують про себе, коли відповідаєш за аспекти чийогось особистого життя.

Обговорення пріоритетів могло б об’єднати всі ці рівні поточних угод між вами та іншими учасниками. Якщо ви маєте такий активний контрольний список «Опис посадових інструкцій» і підтримуєте його актуальність, ви, можливо, почуваєтеся спокійніше за інших, бо краще налагодили контроль. Небагато працівників роблять лише те, для чого їх найняли, і необхідність досягнення ясності щодо нових очікувань потребує постійно поновлюваного діалогу. Так само мало людей послідовно та об’єктивно оглядають усі актуальні ділянки свого збалансованого життя — родина, розваги чи фінанси — з наміром ліквідувати прогалини. Ви подолаєте довгий шлях, поки проведете ваше мислення та систему від надії до довіри, щоразу здійснюючи необхідний вибір подальших дій.

Рівні 3-5. Три нижні рівні здебільшого стосуються поточного стану речей — ваших дій, проектів і ділянок відповідальності, тоді як від рівня 3 головними стають чинники майбутнього, вашого шляху та намірів. Усе одно в цих площинах є що описувати (особливо на вершині — мета й принципи, що являє собою тривалий критерій моніторингу та коригування діяльності й поведінки), але це радше стосується питань на кшталт:

«Чи дійсно я вибрав правильний шлях, яким вирішив прямувати, і як туди дістатися?» Це може варіювати від однорічних цілей у вашій роботі (рівень 3) до трирічного бачення вашої кар’єри та особистого життя (рівень 4), або роздумів про життєву мету і про те, як прискорити її реалізацію (рівень 5).