Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Головна причина нестачі такого ефективного, продуктивного мислення — брак легко структурованих і використовуваних систем керування потенційно безмежною кількістю нюансів, що виникають. Ось чому мій підхід переважно є плануванням «знизу вгору». Якщо ви кепсько контролюєте ваші поточні актуальні зобов’язання, ви несвідомо будете опиратись цілеспрямованому плануванню. Однак щойно ви почнете застосовувати ці методи, ви можете виявити, що вони вивільнюють місце для величезної кількості креативних і конструктивних думок. Якщо ваші системи та звички налаштовані на сприйняття нових ідей, продуктивність зросте в геометричній прогресії.

Вам треба налаштувати системи та прийоми, які дають змогу думати про ваші проекти і завдання частіше, легше та глибше.

У розд. З я в деяких деталях описав п’ять фаз проектного планування, які допомагають винести щось зі стадії ідеї до фізичної реальності.

Далі подано практичні підказки і техніки, які я рекомендую для полегшення природних, неформальних процесів планування. І хоча всі ці пропозиції засновані на здоровому глузді, більшість людей навіть близько не дотримує їх так часто, як могла би. Застосовуйте їх будь-коли і якомога частіше, щоб зберегти свою розумову енергію для великих формальних зустрічей.

Більшість результатів, які ви визначили для списку «Проекти», не потребуватимуть жодного разового планування, крім того, що ви продумуєте швидко і природно, щоб обрати наступну дію за цими проектами. Наприклад, усе планування, потрібне для проекту «Перевірити машину», складатиметься з рішення зазирнути в інтернет, спіймати розташування найближчої станції техобслуговування і призначити час техогляду.

Однак є принаймні два різновиди проектів, які заслуговують бодай якогось планування: 1) ті, що привертають вашу увагу навіть після визначення наступних дій стосовно них; 2) ті, щодо яких потенційно корисні ідеї та деталі підтримки щойно дали про себе знати.

Перший різновид — проекти, що містять деталі, які слід додатково вирішити й організувати, — вони потребуватимуть більш прискіпливого підходу, ніж просте визначення наступної дії. Для них треба конкретніше застосувати одну чи більше фаз моделі природного планування: мета й принципи, бачення/результат, мозковий штурм та/або організація.

Другий різновид — проекти, ідеї щодо яких виринули у вас принагідно, коли ви були на пляжі, за кермом чи на зустрічі. Такі проекти потребують відповідного місця, де ці пов’язані з ними ідеї можна зафіксувати. Там вони можуть почекати до моменту, коли стануть у пригоді.

Імовірно, ви могли б назвати прямо зараз кілька проектів, які слід чіткіше визначити щодо цілей, матеріалізувати та проконтролювати. Скажімо, у вас невдовзі важлива зустріч, і ви знаєте, що треба підготувати для цього порядок денний і матеріали. Або ж ви щойно дістали у спадок роботу з координації щорічної конференції наукового товариства і вам потрібно її організувати якомога швидше, щоби почати делегувати певні завдання. Або ж вам слід продумати плани на найближчі вихідні, які ви проведете з родиною. Якщо ви ще цього не зробили, хай наступною дією зараз буде та, з якої почнеться процес планування кожної з цих справ і внесення її до відповідного списку дій. Відтак продовжуйте планування.

Найпоширеніші різновиди дій, спрямованих на планування, — це ваш мозковий штурм та організація, влаштування зустрічей і збір інформації.

Мозковий штурм. Деякі з проектів, які привертають вашу увагу прямо зараз, потребують обдумування у довільній формі; це особливо стосується тих, щодо яких ви не знали напевно, якою буде наступна дія, коли ухвалювали рішення. Всі вони передбачатимуть таку наступну дію, як «накреслити ідеї щодо проекту X».

Вам треба вирішити, де і як ви хочете виконати цю дію, щоб знати, до якого списку її вписати. Як ви найкраще реалізуєте цей різновид обдумування — на комп’ютері чи запишете свої думки на папері? Я можу обрати щось середнє, залежно від того, що мені підказує інтуїція. Для мене ця наступна дія піде або до списку «За комп’ютером», або до списку «Будь-де», адже я можу накреслювати асоціативні карти чи робити швидкі записи в будь-якому місці, якщо маю ручку й аркуш паперу.

Організація. У вас можуть бути проекти, для яких ви вже зібрали записи та супровідні матеріали, треба лишень розсортувати їх та структурувати. В цьому випадку вашою наступною дією вірогідно буде «Організувати нотатки з проекту X». Якщо для цього вам потрібно бути в офісі (бо саме там ці нотатки), така дія піде до списку «В офісі». Якщо ж нотатки з проекту ви носите з собою у папці чи на цифровому пристрої, тоді дія «Організувати...» вноситься до списку «Будь-де» (коли ви це робите вручну) чи «За комп’ютером» (якщо використовуєте текстовий процесор чи програму для схем, презентацій, асоціативних карт чи програми для проектного планування).