Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Де міститься ваш найближчий блокнот для нотаток? Хай він буде ще ближче.

Якщо у вас є необхідне місце, дошки чи блокноти на підставці — це вельми функціональні прилади для обмірковування. Вони вивільняють чимало місця, де можна фіксувати ідеї, і не завадить тримати їх перед очима, поки ви працюєте над темою. Дошку добре було б прикріпити на стіні в офісі і в конференц-залах, і якомога більшу. Деякі компанії розробили дошки на всю стіну, на яких можна писати багато разів і які сприяють принагідній візуальній комунікації. Якщо у вас є діти, раджу прилаштувати дошку в їхній кімнаті (як було б здорово, коли б у дитячому віці я мав стільки стимулів до народження ідей!). Майте під рукою багато свіжих маркерів, бо ніщо не пригнічує креативне мислення так, як спрацьоване та непридатне письмове знаряддя.

Як дізнаюся, що я думаю, поки не почую, що я кажу?

Якщо двоє чи більше людей зібралися для зустрічі, хтось має щось десь писати, щоб інші могли бачити. Навіть якщо ви за кілька хвилин витираєте написане, сам факт записування сприяє процесу конструктивного мислення як ніщо інше. (Я виявив, що надзвичайно корисно малювати діаграми довільної форми та нотатки на скатертинах, настільних килимках і навіть на серветках у ресторанах, якщо немає під рукою свого блокнота.)

Часто люблю думати за допомогою мого ноутбука (і зрідка — планшета), використовуючи текстові процесори, програми для асоціативних карт, схем, презентацій чи програми для таблиць. Я багато чого можу зробити з цією інформацією згодом, коли її обмірковуватиму, і чудово, якщо вона вже є у певній цифровій формі для пізнішого редагування, вирізання та вмонтування в різні інші цифрові додатки. Я виявив, що таке мислення стартує автоматично, щойно я почав працювати і переді мною — готовий до роботи екран. Це ще одна мотивація забезпечити достатній рівень ваших навичок друку, щоб залучати комп’ютер до праці легко, якщо не заввиграшки.

Я з’ясував: більші дошки сприяють більш творчим зв’язкам і розширенню горизонту мислення — більші та додаткові екрани для комп’ютера стимулюють аналогічно. Світ стрімко стає цифровим і мобільним, і ефективність колись невеликих приладів зростає. Однак припускаю, що цінність смартфонів полягає радше у генеруванні креативного мислення, ніж у втіленні результатів такого мислення. [36] Величезна користь від камери у смартфоні — те, що нею можна зафіксувати ідеї з дошки та блокнота на підставці, щоб їх можна було витерти для продовження мозкового штурму, а результати надіслати учасникам для користування на їхній розсуд. Для останнього мені треба більше простору.

На додаток до гарних знарядь постійно під рукою слід мати доступні формати, в яких проективне мислення можна зафіксовувати. Як зручна ручка та блокнот перед вами сприяють мозковому штурму, так гарні знаряддя та просторі місця для організації проектних деталей допомагають рівномірнішому плануванню, необхідному для багатьох проектів.

Добре влаштована картотечна загальнодовідкова система, доступна та легка в користуванні, важлива не тільки в керуванні робочим процесом, а й високофункціональна для проектного планування. Часто проект вимальовується, коли його запускають відповідні дані, нотатки та супутні матеріали, і тому варто створювати папку для кожної теми, щойно у вас з’явиться те, що можна туди покласти. Якщо ваша картотечна система надто формальна (або її не існує), ви можете втратити багато можливостей започаткувати проект вчасно. Наприклад, якщо ви повернулися з початкової зустрічі з нотатками за темою, яка щойно з’явилася на обрії, створіть файл й одразу збережіть їх там (звісно, після того, як виконали відповідні дії).

Якщо у вас немає гарної системи зберігання невдалих ідей, можливо, у вас її так само немає і для хороших.

Працюючи як коуч із клієнтами, я часто переконувався, що проста дія зі створення файла, в якому ми можемо зібрати випадкові записи та потенційно корисні матеріали, значно підвищує наше відчуття контролю. Це спосіб у фізичному, візуальному та психологічному сенсах «тримати штурвал у своїх руках».

Якщо вам подобається працювати з відривним блокнотом чи щоденником, добре мати запас чистого паперу для записів або паперу в клітинку, який знадобиться, щоб відвести сторінку на нову тему чи проект. Деякі проекти згодом можуть заслуговувати на окрему таблицю чи навіть на цілий блокнот, але вони не починаються подібним чином. Більшість ваших проектів потребуватимуть однієї-двох сторінок для запису кількох ідей, які вам слід відстежити.