Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Людям, які дедалі активніше переходять на цифровий формат записів, важко одразу повністю усунути папір. Теоретично це не мало би бути проблемою, особливо за наявності цифрових програм для оформлення записів, сканування та розпізнавання літер. Однак на практиці папір для більшості є цінним предметом. Рукописні матеріали залишаються актуальними з багатьох причин, не остання з яких — універсальність знарядь письма й асортимент доступних графічних репрезентацій інформації. Ми по-різному думаємо, коли висловлюємося за допомогою різного обладнання, і чимало людей вважає, що письмо та малювання від руки розгортає багатшу палітру ідей.

До того ж паперові матеріали дають нам змогу отримувати нагадування про інформацію, стосунки та перспективи швидше, ніж ми одержуємо це за один раз з екрана комп’ютера. Я знаю багатьох людей, які воліють користуватися цифровим форматом, але повернулися до паперових щоденників і блокнотів, бо так їм легше узгодити своє мислення та нагадування. Я сам часто роздруковую документи, які стосуються особи, проекту чи теми, тримаю їх у фізичній папці з файлами, використовуючи на зустрічі або у своїх працях та дослідженнях. Багато з цих паперів згодом буде утилізовано, а поновлена інформація повернеться до свого цифрового дому, але фізичні матеріали протягом певного часу виконують функцію, недоступну поки що комп’ютеру самому по собі.

Цифрові технології, безперечно, розвиватимуться, і це відчутно вплине на процеси мислення, планування й ухвалення рішень, які низькотехнологічні матеріали та засоби не можуть підтримувати. Але поки ручки, блокноти, папір-самоклейка, фізичні папки та роздруковані документи неможливо замінити чимось ліпшим, їм треба виділяти роль у вашій скоординованій системі персонального менеджменту. [37] Уявіть, що папір щойно винайшли? Ура! Щось, що уможливлює створення візуальної мапи вашої цифрової інформації, якою ви можете оперувати і вводити у фізичне та візуальне спілкування? І щось, що може зафіксувати та підштовхнути креативне мислення без батарейок та електрики.

Я поки що не знайшов жодного ідеального засобу для керування проектами. Розмаїття програм, які претендують на обслуговування цієї функції, зазвичай є або занадто потужними, або надто примітивними для того, чим більшість із нас має керувати. І я ще не бачив жодної пари проектів, які потребували б однакової міри деталізації та структури, щоб узяти їх під контроль. Тому складно створити хоча б одну програму, що замінила би більшість існуючих. Чимало людей зазвичай вишукують частини та розділи програм, більш неформальні та зручні для проектів.

При цьому є багато надзвичайно корисних різновидів цифрових приладів. Більшість фахівців знайомі з текстовими процесорами, електронними таблицями та програмами презентацій, кожна з яких може бути найкращим способом структурування проектних планів чи їхніх частин, особливо якщо стадії формування мети, бачення та мозкового штурму вже пройдено.

Два різновиди програмного забезпечення, які видаються кориснішими для неформального планування та мозкового штурму, — це складання асоціативних карт і контурні презентації. Я використовую програму для цифрових асоціативних карт у більшості моїх проектів з метою зосередженого мозкового штурму та фіксування випадкових ідей щодо проектів. Здебільшого остаточна асоціативна карта сама по собі є для мене достатньою формою організації, щоби тримати проект під контролем.

Другим варіантом для мозкового штурму є програма для контурних презентацій, яка дає змогу створювати заголовки та підзаголовки — короткі чи деталізовані. Більшість гарних текстових процесорів також надають таку можливість. Ці програми можуть працювати на багатьох різних рівнях складності — від кількох основних пунктів про організацію вечірки до створення структури цілої книжки, яку ви пишете. І хоча програми для контурних презентацій і текстові редактори здебільшого підтримують більш структуроване мислення — завдяки простоті операцій вирізання, вставлення та редагування тексту в цифровому вимірі, — вони залишають чимало місця для розвитку творчої думки.

На горішньому щаблі цього розмаїття — комплексне програмне забезпечення для проектного менеджменту. Професіонали та організації з вельми специфічними потребами, для яких необхідні чіткість і конкретизованість, забезпечувані цими програмами, зазвичай уже мають їх і використовують для роботи. І найчастіше вони пристосовані для конкретних проектів цих компаній. Це програми, розроблені для того, щоб узяти проби на Марсі, координувати будівництво, створювати літаки та нові ліки.