Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Одна з найбільших перепон для організаційної (і сімейної) продуктивності — брак чийогось рішення про те, чи необхідно зустрітися і з ким, щоби справа просувалася далі.

Призначення зустрічі. Часто подальший прогрес у проекті залежить від зустрічі з людьми, яких ви воліли б залучити до мозкового штурму і/або ухвалення рішення. Це зазвичай означає надіслати електронного листа групі осіб або секретарю, щоб він визначив час, або зателефонувати головній у цій справі особі, щоби призначити день і час.

Збір інформації. Інколи наступним завданням в обдумуванні проекту є накопичення ширшої інформації. Можливо, вам треба поговорити з кимось («Зателефонувати Біллові, щоб почути його думки про зустріч менеджерів»). Або вам слід продивитися файли, які ви щойно отримали після минулорічної конференції («Переглянути файли з попередньої конференції наукового товариства»). Або ж ви хочете зазирнути в інтернет, щоб мати уявлення про поточні події «у світі» навколо нової теми, яку опрацьовуєте («Подивитися щодо фондів фінансування стипендій у коледжах»).

Не губіть жодної ідеї щодо проектів, які можуть виявитися потенційно корисними. Багато разів у житті ви будете думати про щось, і коли ви опиняєтеся у місці, яке зовсім не стосується проекту, неочікувано з’являється цікава ідея щодо нього. Скажімо, ви їдете до крамниці і раптом придумали крутий спосіб розпочати наступні збори трудового колективу. Чи ви на кухні розмішуєте соус для спагеті і тут вам спало на думку, що, можливо, варто роздати гарні сумки учасникам майбутньої конференції. Або ви дивитеся вечірній випуск новин і раптом згадали про ще одну особу, яку бажаєте запросити до консультативної наради.

Якщо це не конкретні наступні дії у ваших списках дій, вам слід зафіксувати й організувати ці думки у відповідному місці. Звісно, найважливіші прилади для того, щоб у вашій системі збору інформації нічого не загубилося, — це кошик вхідної інформації, ручка й папір, або ж смартфон. Слід притримати там усі ваші ідеї до моменту, коли ви вирішите, як з ними бути далі.

Незалежно від того, на якому рівні проекту з’являються ідеї, добре мати завжди під рукою гарні знаряддя для їхньої фіксації. Коли ви їх зафіксували, організуйте доступ до них у будь-який потрібний момент.

Один з великих секретів того, як отримати ідеї та підвищити продуктивність, — це використання феномену «функція іде за формою» — гарні знаряддя можуть стимулювати продуктивне мислення. (Я, наприклад, «спіймав» деякі з моїх найпродуктивніших ідей, коли просто досліджував нову комп’ютерну програму, яка уможливлювала цікаво або дотепно створювати й фіксувати дані.)

Удача впливає на все. Хай ваш гачок завжди буде у воді; риба до нього може приплисти тоді, коли ви найменше цього очікуєте.

Якщо ви нічого не записуєте чи не фіксуєте на цифровому приладі, надзвичайно важко зосередитися на чомусь більше кількох хвилин, особливо якщо ви перебуваєте на самоті. Але коли ви користуєтеся фізичними знаряддями для фіксації та збереження своїх думок, ви можете конструктивно працювати багато годин поспіль.

Завжди майте біля себе зручні знаряддя для записування, щоб у вас не було несвідомого опору, пов’язаного з тим, що немає чим записати. Якщо я не маю змоги записати чи надрукувати текст, то не можу продуктивно обмірковувати проекти та ситуації.

Функція часто йде слідом за формою. Створіть собі контекст для фіксування думок, і вони з’являтимуться, ще коли ви не знаєте, що вони у вас є.

І навпаки — я придумав деякі чудові ідеї і вибудував плани вчасно лише тому, що мені хотілося скористатися моєю надзвичайно якісною чорнильною чи гелевою ручкою! Може, ви і не надихаєтесь так, як я, класним знаряддям, але якщо так — зробіть собі ласку й інвестуйте у зручні знаряддя для письма.

Я також раджу тримати гарні ручки у всіх місцях, де ви можете щось записувати, — на вашому столі (столах), на кухні, у портфелі, сумці, гаманці та наплічнику.

На додаток до приладів для письма вам варто завжди мати під рукою їхній функціональний еквівалент — папір і підставки. Для великих блокнотів краще, щоб вони були з перфорованого паперу, бо ви захочете відривати сторінки з ідеями та нотатками й зберігати їх у скриньці вхідної інформації до моменту, коли зможете їх опрацювати. Ви можете також тримати деякі свої неформальні короткі асоціативні карти й нотатки (оригінальні чи скановані) у відповідних файлах. Лотки з рукописними матеріалами часто містять стоси багатої контекстуальної пам’яті, яка згодом виявляється цінною.