Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

На нижньому щаблі цифрового проектного менеджменту — ідеї коротких записів у секції «Нотатки» пункту «Завдання», який описує якийсь із ваших проектів, або використання загального програмного забезпечення для нотаток і організації.

Якщо ви дружите з комп’ютером, то, безперечно, використаєте кілька таких методів для розробки та фіксації проектних планів і допоміжного матеріалу. Впевніться, що вам комфортно застосовувати ці програми, щоб ви могли більше зосередитися на обдумуванні проекту, ніж на роботі з програмою. Це також змусить вас регулярно переглядати і поновлювати цей контент, де б він не був, і тримати його в актуальному стані завдяки послідовному очищенню та реорганізації. Пам’ятайте, що комп’ютер дещо нагадує чорну діру, і оскільки комп’ютерна пам’ять і можливості зберігання інформації зростатимуть, а нові гарні програми для різних функцій роботи з нею удосконалюватимуться, стає дедалі легше зберігати все підряд , відтак втрачається координована орієнтація у ваших активних матеріалах.

Так само, як потребували уточнення ваші списки наступних дій, потребує його і список «Проекти». Виконавши це, виділіть собі проміжок часу, в ідеалі між першою і третьою годинами, щоб якомога краще вертикально обміркувати кожен проект.

Очистіть ділянку, створіть контекст і додайте креативного проектного мислення. Тоді ви значно випередите більшість людей.

Прямо зараз візьміть кілька ваших проектів, яким ви приділяєте найбільше уваги, обміркуйте і виконайте дії щодо їх організації, використовуючи ті знаряддя, які вважаєте найзручнішими.

Зосереджуйтеся на одному проекті за один раз, від вершини до дна. Питайте себе: «Що про цей проект мені треба знати, зафіксувати чи запам’ятати?»

Хай наші хвилювання про майбутнє стануть міркуваннями та планами про нього.

Можливо, вам треба просто побудувати асоціативну карту деяких думок на аркуші паперу, завести файл і внести до нього документ. Ви можете скласти перелік простих заголовків із головними моментами, щоб додати його як нотатку до вашого цифрового/мобільного щоденника. Або ж ви можете створити документ у текстовому редакторі, а потім почати накреслювати там схему.

Ключ у тому, щоб зі зручністю отримувати й використовувати свої ідеї. І виробити звичку зосереджувати енергію конструктивно, на зазделегідь продуманих результатах і відкритих виробничих процесах, перш ніж доведеться це реалізувати.

У цих простих техніках і моделях приховано значно більше, ніж здається на перший погляд. Справді, вони пропонують системний метод збереження вашого розуму в стані, вільному від розпорошення уваги, на високому рівні рентабельності й ефективності у вашій роботі. Цього вже було б достатньо, щоб застосовувати ці практики.

Чесність у керуванні внутрішніми та зовнішніми зобов’язаннями поліпшує всі ваші взаємозв’язки.

Але у сфері фундаментальних принципів роботи існують навіть ще кращі застосування. Те, про що йтиметься у наступних трьох розділах, — підсумок мого досвіду за останні тридцять років, тонших і часто значно глибших ефектів, які можуть виявлятися завдяки застосуванню цих основних принципів. Тривалі результати справлятимуть значний вплив на вас як на особистість, і так само вони можуть позитивно позначитися на великих організаційних структурах.

Коли люди, з якими ви взаємодієте, помічають, що ви неодмінно отримуєте, опрацьовуєте та вміло організовуєте обмін інформацією й угоди, які вони з вами мають, то починають вам довіряти як нікому. І ще важливіше — ви виходите на той рівень упевненості у ваших угодах зі світом, якого не можна придбати за гроші. Ось якою є сила тимчасової фіксації всього незавершеного чи неопрацьованого у вашому житті. Це відчутно поліпшує ваш душевний добробут і підвищує якість вашого спілкування і стосунків — особистих і професійних.

І коли організації підкріплюють цю найкращу практику, яка не дозволяє нічому вислизнути у шпарини комунікації, коли всі працівники відповідальні за підсумкові дії, і зобов’язання відстежуються відповідними особами, це може значно підвищити продуктивність культури та зменшити її стресогенність.