Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Для цих справ, як і для тих, що потребують таких дій, необхідна добре продумана цілісна система, щоб ними керувати. В цій системі можна виокремити три категорії: сміття, відтермінування та створення довідок.

Сміття має бути очевидним. Прибирайте, викидайте до подрібнювачів або на переробку всі файли і документи, з якими не буде жодних дій і які не мають цінності як довідкова інформація. Якщо ви залишатимете їх упереміж з іншими категоріями документів, це руйнуватиме систему і захарастить простір довкола вас.

Крім сміття, є ще дві групи документів, які не потребують негайних дій, але які ви захочете зберегти. Наголошу ще раз: дуже важливо розділяти справи, які потребують дій, і ті, що таких дій не потребують. Інакше вас накриють з головою купки, стоси і списки.

Скажімо, у листі з новинами ви прочитали щось, що наштовхнуло вас на ідею для проекту, який ви реалізуєте згодом. І ви хочете пригадати про це пізніше, коли у вас з’явиться можливість його реалізувати. Або ви побачили оголошення про наступний сезон місцевого симфонічного оркестру, але програма, яка вас цікавить, буде аж за чотири місяці — занадто далеко, щоб щось вирішувати наразі (ви ще не знаєте графік ваших відряджень). Але якщо ви будете у місті на той час, ви б сходили на концерт. Що з цим робити?

Існують два види інструментів для відтермінування: списки «Колись» чи «Можливо» і система «штурханців».

Колись/можливо. Зберігання списку речей, які ви, можливо, захочете зробити у певний момент, але не зараз, може бути корисним і надихати. Це, так би мовити, «паркування» для проектів, які неможливо реалізувати зараз, але ви б хотіли не забувати про них і регулярно отримувати нагадування.

Придбати рибальський човен

Вивчити іспанську

Пройти курс малярства аквареллю

Відремонтувати кухню

Побудувати власний басейн

Політати на повітряній кулі

Спорудити винний погріб

Провести місяць у Тоскані

Створити власний сайт

Заснувати благодійний фонд для дітей

Придбати піаніно

Надрукувати мемуари

Отримати сертифікат з пірнання з аквалангом

Навчитися танцювати танго

Опанувати гончарну справу

Влаштувати вечірку із сусідами

Викопати ставок і запустити туди золотих рибок

Усі ці пункти належать до категорії «проектів, які я можу забажати реалізувати, але не зараз... але я б хотів, щоб мені про них регулярно нагадували». Щоб отримати користь від такого списку, ви маєте періодично переглядати його. Пропоную вам додати скановану копію його змісту до вашого щотижневого перегляду (див. с. 78).

Найімовірніше, у вас є й інші типи інформації з цієї категорії відкладених справ, але її можна переглядати тоді, коли виникає бажання зайнятися певним видом діяльності. Це можуть бути такі списки:

• Книжки, які хочу прочитати

• Вина, які бажаю продегустувати

• Рецепти, що їх треба випробувати

• Фільми, які волію подивитися

• Подорожі вихідного дня

• Заняття, що до вподоби моїм дітям

• Семінари, в яких варто взяти участь

• Сайти, які можна переглянути

Нагадування на зразок цього можуть суттєво збільшити варіанти для творчих досліджень. Корисно мати організаційний інструмент, який уможливлює складання переліків для конкретних випадків.

Система «штурханців». Другий тип відтермінованих речей — це ті, про які ви не хочете або вам не потрібно згадувати до певного часу. Найзручніший варіант для цього — так званий файл-штурханець. Його ще називають файлом очікування, файлом слідування або вічним файлом. Ця система дає змогу буквально надіслати листа самому собі для отримання в конкретний момент у майбутньому.

Ваш календар може виконувати таку саму функцію. Ви можете записати нагадування в календарі на 15 березня, що за місяць слід сплатити податки, або на 12 вересня — що за шість тижнів у драматичному театрі цікава вистава (детальніше читайте у розд. 7).

Багато матеріалів із тих, що трапляються вам, не потребують дій, але мають інформативну цінність. Ви захочете зберегти їх і повернутися до них за необхідності. Їх можна зберігати у паперовому чи цифровому форматі.

Паперові матеріали — від меню місцевої піцерії з доставкою їжі додому до планів, креслень та інформації від продавця нерухомості про ландшафтний проект — найдоцільніше зберігати в ефективній реальній або цифровій довідковій системі. Варіантів багато: відривні аркуші органайзера чи блокнота для списку улюблених ресторанів або телефонних номерів членів батьківського комітету, навіть цілі шафи для зберігання документів, присвячених детальному вивченню компанії та її фінансів з метою злиття корпорацій. Хоча дедалі більше інформації переходить у цифровий формат, у друкованому варіанті її все одно ще зручно зберігати та переглядати.