Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

В електронному форматі дані можна зберігати і в хмарному сховищі, і в архівованих теках на ваших пристроях.

Головне — пам’ятати, що довідки мають бути конкретними, а інформація — легкодоступною, коли її потребують. Створюють зазвичай два види системи довідок: 1) сховище матеріалів за темами і предметами; 2) загальна довідкова інформація. Перший вид визначається способом зберігання — наприклад, шухляда з угодами, відсортованими за датою; шухляда, де лежать тільки документи з конфіденційною інформацією про заробітну платню співробітників; шафи для матеріалів із закритих судових справ, які можуть знадобитися у випадку майбутніх судових процесів; або база даних щодо налагодження стосунків з клієнтами (CRM).

Загальна довідкова інформація. Другий вид довідкової системи зберігає інформацію для конкретних випадків, яка не належить до інших, більших категорій і має бути під рукою. Вам потрібно десь зберігати інструкції до кухонного обладнання, нотатки з наради щодо проекту Сміта і ті єни, які ви не обміняли з останнього відрядження до Токіо (можуть знадобитися, коли ви ще раз туди поїдете).

Відсутність вдалої системи довідкової інформації може стати завадою на шляху до втілення ефективної системи персонального управління. Якщо ви не можете швидко, легко, із задоволенням розсортувати інформацію, речі будуть накопичуватися, засмічувати фізичний і віртуальний простір замість того, щоб зберігатися в належних місцях. Якщо чітко не окреслювати довідкові матеріали, зітреться візуальна та психологічна межа між елементами, які потребують дії, і тими, що її не потребують. Вашій свідомості буде важко впоратися з усіма справами. Налагодження надійної робочої системи для цієї категорії матеріалів важливе для забезпечення продуктивності без стресу. У розд. 7 ми розглянемо це детальніше.

Одна справа — записати, що вам потрібно купити молоко, і зовсім інша — пам’ятати про це, перебуваючи в крамниці. Так само, як різні речі — занотувати, що ви збиралися зателефонувати другові, щоб поцікавитися, як він почувається після визначної події в житті, і згадати про цей намір, коли ви маєте вільний час.

Важливо вміти озиратися назад, аби роздивитися повну картину вашого життя і роботи з ширшої перспективи, і за необхідності занурюватися з головою у конкретну справу в певний час. Багато людей найкраще усвідомлюють тонкощі керування робочим процесом за умови постійного використання етапу обдумування. Саме на цьому етапі щотижня ви розглядаєте всі невиконані проекти та відкриті питання з висоти першого горизонту, як я це називаю (див. с. 84). Ретельніше вивчивши всі визначені дії та варіанти, ви маєте можливість більш свідомо вирішувати, що саме вам слід робити кожної хвилини.

Життя набагато складніше, ніж це може описати чи скоординувати будь-яка окрема система, а методологія GTD створює послідовну модель для розміщення ключових елементів, які потребують уваги, підтримання в робочому стані та регулярного перегляду. Більшість людей час від часу вдаються до простих компонентів цієї моделі, але в кращому випадку використовують її зміст і складники на елементарному рівні.

Якщо ви налагоджуєте персональну організаційну систему, побудовану за моїми рекомендаціями, зі списком проектів, календарем, переліком першочергових завдань і відтермінованих справ, знадобиться зовсім небагато зусиль, щоби підтримувати цю систему в дії.

Найімовірніше, ви найчастіше переглядаєте календар, який нагадує вам, чому слід приділити увагу саме цього дня. Це не означає, що його вміст надзвичайно важливий — справи просто мають бути виконані. Усвідомлення того, що необхідно зробити і коли, створює простір для маневрування у будь-який момент. Це добра звичка — перевіряти, що ще залишилося, щойно ви завершуєте якусь справу зі списку в календарі (зустріч, телефонний дзвінок чи остаточна чернетка звіту).

Переглядайте потрібні вам списки, звіти, карти так часто, як це необхідно, щоб вони не тривожили ваші думки.

Звірившись із календарем, найімовірніше, ви спинитеся на переліку першочергових завдань. У ньому містяться заздалегідь визначені дії, які ви зможете реалізувати, якщо протягом дня матимете вільний час. Якщо ви розподілили ці дії за змістом (удома, за комп’ютером, під час зустрічі з Джорджем), їх варто виконувати лише за окреслених умов.