Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Дії з визначеним днем. Це речі, які потрібно зробити певного дня, але без прив’язки до конкретного часу. Наприклад, ви пообіцяли Міоко, що зателефонуєте їй у п’ятницю, щоб дізнатися, чи задовольнив її надісланий вами звіт. Звіт не надійде до неї раніше четверга, а в суботу вона їде з країни, тож п’ятниця є найзручнішим днем для дії, тут годиться будь-який час. Це слід позначити у календарі на п’ятницю, але не заносити до певної часової графи. Корисно мати такий календар, де можна фіксувати як дії з певним часом, так і з конкретним днем виконання.

Інформація про конкретну дату. За допомогою календаря також зручно стежити за речами, про які ви хочете дізнатися у певні дні, — не обов’язково слід виконувати дії, це інформація, що може бути корисною на ту чи іншу дату: ремарки про зустрічі, події, в яких братимуть участь інші люди (родина чи колеги), а також все з царини «що відбувається цікавого». Корисно вносити до календаря і короткочасні нагадування, приміром, зателефонувати певній людині, котра має повернутися з відпустки. Можна позначати і важливі нагадування про те, коли щось очікується або розпочинається, із зазначенням часу виконання.

Благословенні ті, хто мають гнучкість, бо їх не вигнути за межі їхньої форми.

Скажіть «ні» спискам щоденних справ у календарі. Лише ці три речі слід записувати до календаря, і більше нічого! Ця дурня стосується тайм-менеджменту минулого століття, який учив: щоденні списки справ є визначальними. Але такі, вставлені в календар списки, не працюють з двох причин.

По-перше, постійне надходження нових даних і зміна тактичних пріоритетів впливають на роботу так суттєво, що неможливо скласти список справ наперед. Корисно мати план робочого дня як основу, але треба вміти переукладати його у будь-який момент. Якщо ж ви занотовуєте список справ до вашого календаря, то доведеться переносити на іншу дату ті завдання, з якими не встигли впоратися, а це деморалізує і марнує ваш час. Перелік першочергових дій, який я пропоную, нагадуватиме вам про всі завдання, навіть найбільш нагальні. І немає потреби їх щоденно переписувати.

По-друге, якщо в календарному списку будуть справи, не обов’язкові до виконання саме цього дня, вони відволікатимуть увагу від тих завдань, що вимагають термінового виконання. Якщо мені потрібно зателефонувати Міоко в п’ятницю, адже це єдиний день для розмови, а я додам до списку ще п’ять менш важливих чи не настільки термінових дзвінків, то, закрутившись на роботі, можу так і не зв’язатися з Міоко. Мій мозок повинен пам’ятати, що саме ця телефонна розмова не має інших шансів відбутися. Так використовувати цю систему абсолютно недоречно. На мою думку, календар має бути недоторканою територією. Якщо ви щось до нього записали, то це треба виконати за будь-яких умов. Єдиним винятком є перенесені зустрічі.

Ніщо не заважає вам створити нашвидкуруч неформальний короткий список справ «Якщо матиму час, я зроблю...», вибраних із загального переліку першочергових дій. Головне — не плутати його з обов’язковими завданнями і ставитися до нього спокійно, бути готовим скасувати дію або змінити її залежно від неминучих сюрпризів, які приносить робочий день.

То куди ж треба заносити нагадування про всі, без винятку, завдання? До списків першочергових дій, які разом із календарями становлять ядро щоденної організації та орієнтації в керуванні справами.

Усі дії, що потребують більше двох хвилин і які не можна комусь делегувати, потрібно десь записувати. «Зателефонувати Джону Сміту стосовно бюджету зустрічі», «Надіслати друзям електронкою листа про родинні події, що відбудуться протягом року», «Накидати чернетку з ідеями для щорічної конференції з продажів» — це і є нагадуванням про справи такого типу, які необхідно заносити до списків, куди в будь-який момент можна звертатися за підказкою, що робити.

Усе потрібно робити якомога простіше, але не занадто просто.

Якщо таких пунктів у вас усього двадцять чи тридцять, їх усі слід записати до переліку «Першочергові дії», який ви переглядатимете, щойно з’явиться вільний час. Однак у більшості з нас кількість справ варіюється від 50 до 150. У такому випадку є сенс розділити список першочергових дій на групи, як-то «Дзвінки» (у вільний час і з телефоном під рукою) або «Дії за комп’ютером» — як варіанти завдань, коли працюєте за цим пристроєм.