Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Про них поговоримо у наступному розділі. Поки що зазначу, що вам знадобляться кошик і кнопка «Delete» для сміття, «файл-штурханець» або календар для відкладених матеріалів і надійна система для зберігання довідкової інформації.

Дія вимагається. Це група завдань, з якими потрібно щось чинити, оскільки відповідь була ствердною. Типовими прикладами можуть бути електронний лист із проханням надати стислий виклад доповіді, яку ви погодилися прочитати, або занотована інформація під час особистої розмови з віце-президентом про важливий проект, що потребує незалежного консультанта.

Виконання завдань не потребує великих зусиль, значні зусилля знадобляться, коли вирішуєте, як саме діяти.

Щодо кожного пункту, який слід виконати, необхідно визначити дві речі:

Якщо це стосується проекту... Вам потрібно записати результат у списку «Проекти». Ця своєрідна віха нагадуватиме вам про відкрите питання, доки його не вирішите. Щотижневий перегляд списку (див. с. 78) покаже вам це завдання як щось невиконане. Воно буде актуальним у вашому списку (на противагу вашій голові), доки його не буде завершено чи відмінено.

Яка наступна дія? Це запитання важливе для всього, що ви зібрали; якщо ви чітко відповісте на нього, у вас з’явиться ключова реальна справа, яку потрібно організувати. Під «наступною дією» розуміємо першочергову фізичну, видиму активність, необхідну для зрушення нинішньої ситуації зі справою в бік її завершення.

Ось кілька прикладів наступних дій:

• Зателефонувати Фреду, щоб довідатися назву і телефон ремонтної фірми, про яку він згадував.

• Накидати чернетку з ідеями для обговорення проектного плану бюджету.

• Обговорити з Анжелою систему зберігання, яку маємо запровадити.

• Знайти в інтернеті місцеві курси з малювання аквареллю.

Це все реальні фізичні дії, які потрібно виконати. Нагадування про них стануть першим зерном на млині вашої особистої системи керування продуктивністю.

Виконайте, Делегуйте або Відкладіть. Коли ви визначитеся з наступною дією, у вас буде три варіанти:

1. Виконайте. Якщо на виконання дії знадобиться менше двох хвилин, її слід виконати одразу ж.

2. Делегуйте. Якщо дія потребує більше двох хвилин, спитайте себе, чи справді вам особисто потрібно її виконати. Якщо ні, передайте її реалізацію відповідній особі.

3. Відкладіть. Якщо на дію витратиться більше двох хвилин, але виконувати її маєте саме ви, відкладіть її і внесіть до одного чи кількох переліків першочергових дій.

Зовнішнє коло схеми організації робочого процесу зображує вісім окремих категорій нагадувань і матеріалів, які з’являться після опрацювання всіх справ. Разом вони утворюють загальну систему організації будь-чого, над чим ви працюєте чи можете зіткнутися надалі.

Бути організованим означає: все перебуває там, де зручно саме вам.

Для пунктів, які не потребують дій, можливими категоріями є сміття, відкладені справи та довідкові матеріали. Якщо у певній справі дій не вимагається, ви викидаєте її, записуєте до «файла-штурханця», щоб згодом до неї повернутися, або зберігаєте так, аби легко відшукати матеріал, коли він знадобиться. Щоб керувати справами, потрібні: перелік проектів, місце для зберігання або папка з файлами для проектних планів і матеріалів , календар , список нагадувань про першочергові дії і перелік нагадувань про очікувані події.

Усі ці організаційні категорії мають фізично втілитися у певному вигляді. Коли я кажу про «списки», то маю на увазі набір нагадувань, які легко переглядати. Це можуть бути переліки в блокноті, в комп’ютерній програмі, чи навіть просто папка з файлами, де кожен список вкладено окремо. Наприклад, перелік поточних проектів можна зберігати у блокноті з відривними аркушами, в категорії «Завдання» в спеціальному цифровому додатку, або це може бути папка з файлами з ярликом «Список проектів». Відкладені нагадування (як-от «Після 1 березня зв’язатися з бухгалтером з приводу зустрічі») варто вкласти до паперового «файла-штурханця», до системи файлів з відділеннями по днях або занести до цифрового календаря.

Проект для мене означає бажаний результат, який досяжний упродовж року і потребує більше однієї дії. Тобто деякі дрібні справи, які б ви зазвичай не назвали проектами, буде також внесено до вашого списку проектів разом зі значущими. Адже якщо справу неможливо виконати в один етап, слід ставити щось на кшталт віхи, позначки, щоб повернутися і завершити її. Якщо нагадування про це ви нікуди не занотуєте, воно знову потрапить у ваш мозок. Я обмежую тривалість проектів одним роком, оскільки все, що ви зобов’язалися виконати, потребує щотижневого перегляду для контролю над справами. Це все можна записати і в інший спосіб — у вигляді переліку відкритих питань, незалежно від їхнього обсягу.