Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

• лотки для паперів;

• паперові носії для нотаток;

• цифрові/аудіо носії для нотаток;

• електронна пошта.

Стандартний пластиковий, дерев’яний, шкіряний чи дротяний лоток роками був найпоширенішим інструментом для накопичення речей, які потребують певного виду опрацювання: пошта, журнали, нотатки для зустрічей, корпоративні звіти, квитки, чеки, флешки, візитівки — навіть ліхтарики з відпрацьованими батарейками!

Блокноти з відривними аркушами та на пружині, блоки папірців усіх форм і розмірів чудово годяться для записування раптових ідей, вхідної інформації, завдань до виконання тощо. Все, що відповідає вашому смаку і вміщується в сумці чи кишені.

Комп’ютери, планшети, смартфони та інші види мобільних цифрових девайсів можуть використовуватися для збирання нотаток з метою їх подальшого опрацювання, тимчасово зберігаючи записи про речі, що потребують нагадування.

Якщо ви маєте зв’язок зі світом засобами електронної пошти, на ваших пристроях має бути місце для зберігання повідомлень і файлів, доки ви їх не проглянете, прочитаєте та опрацюєте.

Еволюція у цифровому світі неймовірно спростила можливість автоматично об’єднувати всі канали збереження інформації. Нотатки, записані на папері та дошках, можна сфотографувати, розпізнати і «залити» в програму для зберігання. Записане голосове повідомлення можна розшифрувати і роздрукувати. Ідею можна сформулювати і надіслати в електронному листі з мобільного пристрою.

Всі описані високо- чи низькотехнологічні інструменти та функції працюють подібно до лотків, збираючи потенційно важливу інформацію, завдання, ідеї, угоди.

На жаль, лоток сам по собі не функціонуватиме. Багато людей мають найрізноманітніші інструменти для збирання, але вони не контрольовані або використовуються не вповні. Розгляньмо три вимоги, необхідні для того, щоб етап збирання працював.

Якщо ви досі намагаєтеся втримати всі справи в голові, у вас не буде мотивації використовувати та вчасно чистити ваші лотки. Здебільшого люди байдужі до цих інструментів, оскільки, на їхню думку, вони не є цілісною системою; чимало працівників тримають неповний список справ у лотку і такий самий неповний перелік — у голові, тому не отримують справжньої користі від жодного з них. Це як грати у пінбол на автоматі з великими дірками: м’ячі постійно туди залітають, отож немає мотивації продовжувати гру.

Очищуйте мозок. Ця процедура для нього корисніша, ніж для шлунка.

Зберігайте все або в голові, або поза її межами. Інакше ви не матимете ні до чого довіри.

Ці інструменти для збирання мають стати частиною вашого життя.

Тримайте їх напоготові, щоб ви могли записати цінну думку, де б ви не були. Думайте про них як про щось незамінне, як про зубну щітку, водійське посвідчення чи окуляри. Впевненість, що нічого потенційно важливого не втратиться, звільнить простір для з’яви багатьох нових ідей.

У вас має бути стільки лотків, скільки вам потрібно, але не більше тієї кількості, якою ви зможете керувати. Ця функція повинна бути доступною завжди, оскільки речі, які ви захочете зібрати, можуть з’являтися будь-де. Та якщо у вас буде забагато місць для збирання, ви не зможете опрацьовувати їх легко та послідовно.

Надлишок кошиків для накопичення інформації може легко виникнути в обох сферах — високо- і низькотехнологічних. Люди, які користуються паперовими нотатками, можуть реально їх упорядкувати. Такі записки слід розподіляти та опрацьовувати, щоб вони не залягали стосами в шухлядах і блокнотах. Паперові матеріали варто складати у спеціальні лотки, уникаючи їх нагромадження по всіх кутках. Якщо говорити про технологічний бік, то кількість джерел, звідки можуть надходити дані, надміру зросла з появою соціальних мереж, численних цифрових пристроїв і всюдисущої електронної пошти. Сьогодні в людей зазвичай більше однієї електронної поштової скриньки, акаунти в різних соціальних мережах і декілька мобільних ґаджетів. Парадоксально, але тенденція збирати інформацію про запас і кількість людей, стурбованих цим, зростають з цифровою революцією, яка модернізувала наше життя.