Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Найняти нового фахівця з управління персоналом

Взяти у серпні відпустку

Зняти персонал з виробництва

Видати книжку

Завершити оновлення комп’ютера

Оновити заповіт

Закінчити розробку бюджету

Доопрацювати пропозицію щодо нового продукту

Ознайомитися з новою програмою керування стосунками з клієнтами

Знайти агента з реклами

Посадити сад навесні

Знайти джерела для відеопроекту

Скласти розклад конференцій на наступний рік

Доопрацювати трудові угоди

Змонтувати нове освітлення на ґанку

Придбати новий стіл на кухню

Записати Марію в середню школу

Проекти не варто записувати у певному порядку, за обсягом чи пріоритетом. Вони просто мають бути у зведеному списку, який ви регулярно переглядатимете, щоб упевнитися, що для кожного з них визначено наступні кроки.

Ви насправді не виконуєте проект, ви виконуєте окремі покрокові дії стосовно нього. Коли буде достатньо правильних дій, найімовірніше, вималюється ситуація, що збігатиметься з вашим початковим уявленням результату настільки, що ви зможете назвати проект «виконаним». Список проектів — це поєднання фінішних прямих, які ми накреслюємо, аби продовжувати рух на всіх напрямках.

Можна розсортувати проекти на підкатегорії, залежно від різних сфер вашої зосередженості, але створення початкового єдиного списку полегшить налаштування вашої системи, коли ви звикнете користуватися цим списком.

Для багатьох проектів ви відберете відповідну інформацію, яку потрібно впорядкувати за темою або назвою проекту. Ваш список проектів буде просто показником. Усі деталі, плани та додаткову інформацію, яка знадобиться вам у роботі над різними проектами, слід тримати в окремих папках з файлами або затискачами, комп’ютерних документах чи блокнотах.

Допоміжні матеріали та файли з довідковою інформацією. Коли ви впорядкуєте додаткові матеріали проекту за темами, переконаєтеся, що вони дуже схожі на ваші довідкові матеріали і їх можна зберігати за такою ж системою (наприклад, файл «Весілля» можна тримати разом із загальними довідковими матеріалами). Єдина відмінність полягає в тому, що стосовно активних проектів додаткові матеріали ви переглядатимете частіше, щоб вчасно визначати всі необхідні дії.

Зазвичай я раджу людям не тримати допоміжні матеріали весь час перед очима. Якщо у вас під рукою є надійна робоча система зберігання довідкових файлів, то ви побачите, що це найлегший спосіб їхньої організації. Звісно, іноді зручніше мати її перед очима, особливо коли ви працюєте над терміновим проектом і вам потрібно переглядати довідкові файли по кілька разів на день. Для такої роботи з паперами є чудові затискачі з дроту або пластикові лотки.

Хоч як парадоксально це звучить, але цифровий світ водночас і спростив, і ускладнив організацію додаткових і довідкових матеріалів. Можна дуже легко і швидко зібрати і скопіювати інформацію, але вирішити, де її тримати, буває складно, оскільки можливих місць забагато й існують незліченні способи зберігання даних доступними для нас самих і для інших. Найкращий варіант — зробити свої цифрові довідкові матеріали простішими і за необхідності упорядковувати їх.

Як показано на схемі, ухвалення рішення щодо наступних дій є центральним елементом організації робочого процесу. Це має бути першочерговим видимим фізичним кроком, без винятків, для кожного відкритого питання.

Будь-які дії, що потребували менше двох хвилин, та інші, які ви вже виконали, не варто відстежувати; їх реалізовано. Простежувати потрібно кожну дію, яка має відбутися в конкретний час або день (позначте це на вашому календарі); також ті дії, які треба виконати якнайшвидше (внесіть їх до списку першочергових), і ті, які виконають інші (додайте у список очікуваних дій).

Нагадування про необхідні дії підпадають під дві категорії: ті, що мають відбутися в конкретний час чи день, і ті, які потрібно виконати якнайшвидше. Календар знадобиться для першого типу нагадувань.

До календаря заносяться:

• дії з визначеним часом;

• дії з визначеним днем;

• інформація про конкретну дату.

Дії, визначені у часі. Це образна назва для зустрічей. Часто наступним кроком проекту є відвідини зібрання, яке організовується для його обговорення. Достатньо буде просто позначити це в календарі.