Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Списки проектів, відкладених справ і дій, що відбудуться колись/можливо, слід переглядати так часто, як ви вважаєте за необхідне, щоб вони вас не турбували.

Все, що потребує виконання, варто регулярно переглядати, аби ваш мозок не намагався знову запам’ятовувати і нагадувати. Щоб ви могли довіряти квапливим та інтуїтивним рішенням стосовно нагальних справ, потрібно постійно робити це на вищому рівні. Як свідчить мій досвід тренінгів з тисячами клієнтів, щотижневий перегляд — це звичка, що стає важливим чинником успіху.

Усі списки проектів, планів дій, першочергових завдань, порядки денні, переліки відкладених справ і навіть дій, які ви виконаєте колись/можливо, слід переглядати раз на тиждень. Це додасть упевненості, що ваш мозок чистий, а всі відкриті питання за останні дні зібрано, з’ясовано та впорядковано.

У житті проблеми охоплюють широке коло інтересів, і той, хто думає лише над однією, не звертаючи уваги на інші, є просто мрійником, який не здатен керувати справами світового масштабу.

Якщо ви належите до більшості людей, ви не раз переконувалися, що справи можуть виходити з-під контролю за декілька днів напруженого графіка. Це очікувано, але ситуація може погіршитися і в умовах нашого світу, що постійно перебуває на зв’язку. Ви не захочете відволікатися від нагальних справ, щоби підтримувати взірцеву чистоту. Але якщо вам закортить безтурботно розслабитися, найімовірніше, доведеться зважитися на генеральне прибирання й оновлювати списки раз на тиждень.

Тижневий огляд — це час, щоб:

• зібрати та опрацювати всі ваші справи;

• передивитися систему;

• оновити списки;

• підчистити все, з’ясувати і довести до кінця.

Скористайтеся мозком, щоб очистити його від справ.

Більшість людей не має повної системи, отож не отримує належної віддачі від перегляду справ усього з однієї причини: їхній огляд неповний. Вони підсвідомо відчувають, що щось прогаяли. Ось чому переваги від цілковитого втілення процесу зростають за експонентою: чим повнішою є система, тим більше ви їй довіряєте. А що більше покладаєтеся на неї, то більша у вас мотивація її використовувати. Тижневий огляд — це ключ до підтримання такого стандарту.

Здебільшого люди почуваються найкраще протягом тижня перед відпусткою, але це не тільки тому, що вони готуються відпочивати. Чим ви зайняті на останньому тижні перед мандрівкою? Підчищаєте, закриваєте, з’ясовуєте, організовуєте та переосмислюєте домовленості з собою та іншими. Ви робите все це, щоби потім відпочити, «бути присутніми» — на пляжі, на схилах, на грі в гольф, і щоб жодні думки не турбували вас. Я пропоную так чинити не раз на рік, а щотижня, щоб це відчуття «присутності» ввійшло до вашого повсякденного життя.

Основною метою керування робочим процесом є точний вибір діяльності у конкретний момент. Так, у понеділок о 10:33 рішення зателефонувати Сенді, завершити роботу над діловою пропозицією чи почистити вхідну пошту буде завжди інтуїтивним, але якщо ви правильно зорієнтовані, то почуватиметеся впевненіше щодо вашого вибору. Коли сподівання зміниться впевненістю у правильності ваших дій, це одразу сприятиме зростанню вашої енергії та ефективності.

Кожне рішення діяти є інтуїтивним. Ваше завдання — не сподіватися, що ви обрали правильне рішення, а вірити в це.

Припустімо, що ви не ухиляєтеся від виконання справ через невпевненість або звичку відкладати їх на потім. Список дій, які не виконуються в конкретний момент, буде доволі широким. Тож як вирішувати, що робити, а що — ні, і при цьому почуватися спокійно?

Відповідь: довіряйте інтуїції. Якщо ви зібрали, з’ясували, організували та переглянули всі поточні зобов’язання, задійте свою інтуїцію на основі практичних думок стосовно робочих цінностей.

Існують три моделі, які допоможуть вам ухвалювати правильні рішення, що саме робити. Звісно, вони не дадуть вам відповіді — зателефонувати Маріо, надіслати електронного листа сину в школу чи просто поговорити з секретарем, — але сприятимуть розумному окресленню вибору. У таких справах прості схеми управління часом і пріоритетами не є панацеєю.

Як ви обираєте, що робити в середу о 15:22? Ви можете застосувати чотири критерії вибору в такій послідовності: контекст, доступний час, достатні сили і пріоритетність.