Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Перші три описують рамки, в яких ви зазвичай дієте, а четвертий критерій показує ієрархічне значення ваших дій.

Справ завжди буде більше, ніж ви можете впоратися з ними, а ви у змозі займатися лише однією справою у певний момент. Головне — почуватися так само добре стосовно того, що ви зараз не робите, як і щодо того, над чим ви наразі працюєте.

Контекст. Ваші можливості робити щось у конкретний момент обмежені. Лише обмаль завдань можна виконувати будь-де (наприклад, накидати чернетку з ідеями щодо проекту, коли папір і ручка під рукою), а більшість з них потребують певної локації (вдома, в офісі) чи робочого інструмента, такого як телефон або комп’ютер. Це перші чинники, які обмежують ваш вибір дій у конкретний момент.

Доступний час. Коли вам треба зробити щось іще? Якщо у вас за п’ять хвилин запланована зустріч, ви не зможете зайнятися тим, що потребує більше часу.

Достатні сили. Скільки енергії у вас наразі? Деякі дії потребують великих запасів свіжої творчої, розумової енергії. Для інших знадобиться фізична сила. У третьому випадку необхідно трішки і першого, і другого.

Пріоритетність. Зважаючи на контекст, достатні сили та час, яке заняття з усіх можливих варіантів принесе вам найбільшу винагороду? Ви в офісі з телефоном і комп’ютером, у вас є година, а запас енергії — приблизно 7,3 за 10-бальною шкалою. Ви зателефонуєте клієнтові, попрацюєте над робочою пропозицією, прочитаєте електронні листи чи зв’яжетеся з чоловіком/дружиною, щоб дізнатися, як у них справи?

Ось де вам слід скористатися інтуїцією і покластися на своє рішення. Для подальшого дослідження цього концепту розглянемо ще дві моделі ухвалення рішення, що є найважливішим для виконання.

Коли ви впорядковуєте справи або загалом працюєте, то можете виконувати три різні види діяльності:

• робота, яку визначено заздалегідь;

• завдання, які щойно з’явилися;

• справи, визначені вами.

Виконання роботи, яку визначили заздалегідь. Коли ви зайняті такими завданнями, ви працюєте над тим, що зазначено у списку першочергових дій або в календарі, тобто виконуєте заплановане заздалегідь. Ви телефонуєте, кому необхідно, записуєте ідеї для мозкового штурму, відвідуєте зустрічі або готуєте список речей для обговорення з юристом.

Виконання роботи, яка щойно з’явилася. Часто справи з’являються несподівано, тож ви змушені або вирішуєте зайнятися саме ними. Приміром, ваш партнер бажає у вас в офісі обговорити запуск нового продукту, тоді ви розмовляєте з ним замість того, щоб виконувати заплановане. Кожен день приносить якісь сюрпризи, непередбачувані речі, і ви хоча б дещицю часу й енергії витрачаєте на них. Якщо ви відволікаєтеся на такі справи, то це означає, що вони важливіші, ніж будь-які інші, над якими ви могли би працювати в цей час.

Завдання, які визначаєте самі. Визначені вами завдання передбачають перегляд лотка з паперами на столі, електронних повідомлень, записів щодо зустрічей, покрокове осмислення нових проектів. Ви опрацьовуєте вхідну інформацію, приділяючи увагу справам, які потребують менше двох хвилин, викидаючи або зберігаючи численні документи (ще один варіант виконання роботи, яка щойно з’явилася). Вагома частина такої діяльності — це визначення завдань, які слід виконати згодом, їх ви додасте до своїх списків.

Коли визначитеся з усією роботою, можете бути впевнені, що переліки завдань повні. А контекст, достатні сили та час уможливлюють виконання ще однієї справи. Насамкінець потрібно з’ясувати природу ваших завдань, їхню мету та стандарти.

Ваш вибір має керуватися пріоритетами, але більшість моделей для їх визначення є не вельми надійними інструментами в умовах нашої реальної діяльності. Щоб чітко знати свої пріоритети, слід усвідомлювати, що являє собою ваша робота. А її варто розглядати з точки зору шести різних перспектив. Якщо підібрати відповідну аналогію, можна говорити про горизонт, або відстань сприйняття. Перебуваючи в будівлі, ми помічаємо різні речі з її різних поверхів.

• Горизонт 5: наміри та принципи.

• Горизонт 4: бачення.

• Горизонт 3: цілі.

• Горизонт 2: сфери відповідальності.

• Горизонт 1: поточні проекти.

• Земля: поточні дії.

Ми рухатимемося знизу вгору.

Земля: поточні дії. Це список зібраних докупи всіх дій, які необхідно виконати: телефонні розмови, відповіді на електронні листи, доручення, питання для обговорення з керівником або вашою другою половинкою. Ви напевне налічите більше сотні таких справ, якщо зупините світ просто зараз і не отримуватимете жодної інформації.