Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Коли сформувалося ваше уявлення, що ваш мозок почав підсвідомо нашіптувати? Які саме думки? «О котрій годині краще піти?» «Чи сьогодні відчинено ввечері?» «Чи там виявиться забагато людей?» «Якою буде погода?» «Може, нам слід перевдягтися?» «У машині достатньо пального?» «Наскільки ми голодні?» Це був мозковий штурм. Ці прості запитання — частина звичайного творчого процесу, який розпочався, щойно ви намалювали для себе ще не досягнутий результат. Ваш мозок помітив прогалину між очікуваним і реальним станом справ і почав усувати когнітивний дисонанс, намагаючись заповнити лакуни. Це початок фази невимушеного планування під назвою «як?». Обдумування відбувалося у випадковій, незапланованій манері. Перед вами постало багато аспектів щодо вечері в ресторані. Звісно, вам не потрібно було записувати їх на папері, але ви зробили щось схоже подумки. [10] Якщо б ішлося про святкування вагомої події у житті вашого найкращого друга, складнощі та деталі, що накопичувалися в голові, вилилися б принаймні на зворотний бік конверта!

Щойно ви згенерували достатню кількість ідей і деталей, ви почали організовувати їх. Ви напевне подумали або сказали: «Спершу треба довідатися, чи працює ресторан» чи «Зателефонуймо Андерсонам і спитаймо, чи бажали б вони піти з нами». Оскільки у вас з’явилося чимало думок стосовно результату, ваш мозок почав автоматично сортувати їх за складниками (частинами проекту), пріоритетами та/або послідовністю подій. Складники такі: «Потрібно вирішити з логістикою, людьми та локацією». Пріоритети : «Важливо дізнатися, чи клієнт взагалі хоче йти до ресторану». Послідовність була такою: «Спершу слід перевірити, чи відчинено ресторан, потім зателефонувати Андерсонам, відтак вдягтися». Це частина природного планування, яка охоплює виклик, порівняння й оцінку. Одна справа більша, краща і важливіша за все інше.

Розумне мислення — це шлях до розумних думок.

І наостанок (якщо ви серйозно взялися за виконання проекту, в даному випадку — вечеря в ресторані) ви зосередите увагу на першочерговій дії, яку слід виконати для реалізації першого складника. «Зателефонувати до кав’ярні „Руж“, довідатися, чи вони працюють, і замовити столик».

Все, що ви виконуєте за день, зазвичай містить ці п’ять природних етапів планування. Це спосіб, у який ви щось створюєте — вечерю, вечір відпочинку, новий продукт або нову компанію. У вас з’являється прагнення діяти; ви уявляєте результат; генеруєте відповідні ідеї; вибудовуєте їх у структуру; визначаєте фізичну дію, яка започаткує справу. Все це ви робите невимушено, не замислюючись.

Та чи в такий спосіб, який описано в попередньому розділі, ваш комітет планує відступ? Чи так ваші системні адміністратори налагоджують нову систему? Чи так ви організовуєте весілля чи обдумуєте потенційне злиття компаній?

Чи визначили ви головну мету проекту і чи повідомили про неї всіх, хто має про це дізнатися? Чи погодили ви стандарти і норми поведінки, яких потрібно дотримувати для досягнення успіху?

Чи уявляли ви останнім часом шалений успіх у будь-яких починаннях?

Чи уявили ви остаточний результат і чи врахували всі нові справи, які можуть з’явитися в разі успіху?

Чи всі можливі ідеї лежать перед вами на столі — все, що слід узяти до уваги і що може вплинути на результат?

Чи визначили важливі складники завдання, ключові віхи та результати?

Чи з’ясували, які частини проекту можна виконувати просто зараз, якими є першочергові дії для кожної частини і хто за них відповідає?

Якщо ви належите до тієї категорії людей, яких я навчав або консультував, загальна відповідь на всі ці запитання буде, найімовірніше, заперечною. Ви не втілили хоча б декілька компонентів із моделі природного планування.

На деяких моїх семінарах я давав учасникам завдання спланувати поточний стратегічний проект, використовуючи цю модель. Усього за кілька хвилин вони пробігали всі п’ять етапів і були вражені, якого прогресу досягли порівняно з тим, що намагалися робити в минулому. По закінченні семінару один чоловік підійшов до мене зі словами: «Я не знаю, дякувати вам чи сердитися. Я щойно написав бізнес-план, який, на мою думку, мав забрати місяці, і тепер я не можу пробачити собі, що не склав його раніше!»

Якщо волієте, ви можете спробувати цю модель самостійно. Оберіть один проект: новий, такий, що не просувається або потребує вдосконалення. Визначтеся з метою. Продумайте, яким буде успішний результат, у яких умовах ви опинитеся фізично, фінансово чи з погляду репутації. Влаштуйте мозковий штурм потенційних дій. Упорядкуйте ваші ідеї. Накресліть першочергові завдання. Чи почали ви чіткіше уявляти, куди прагнете рухатися і як туди дістатися?