Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Щоби підкреслити важливість застосування моделі природного планування для складних справ, проведімо контраст із більш стандартною моделлю, яку застосовують повсякчас, — те, що я називаю неприродним плануванням.

У вас траплялося так, що менеджер з добрими намірами чи керівник проекту розпочинав зібрання з питання: «У кого є цікаві ідеї стосовно цього?»

У чому тут проявляється зарозумілість? Перш ніж оцінювати ідеї, слід чітко з’ясувати мету, уявити загальну картину, зібрати відповідні дані (влаштувати мозковий штурм) та проаналізувати їх (упорядкувати). «Які є цікаві ідеї?» — гарне запитання, але тільки тоді, коли ви вже обміркували 80 % матеріалу. Якщо ж з нього починати, у людей може згаснути весь творчий запал.

Не очікуйте на багато хороших ідей до того, як у вас взагалі з’явилися хоч якісь ідеї.

Намагання підійти до ситуації у той спосіб, у який ваш мозок зазвичай не працює, спричинить труднощі. Люди постійно так чинять, але це аж ніяк не прояснює питання та зумовлює підвищений стрес. У взаємодії з іншими людьми це відчиняє двері зарозумілості, політиці, прихованим пунктам порядку денного (відверто кажучи, верховодити будуть ті, хто вміє говорити найагресивніше). Якщо ви працюєте самостійно, то спроби отримати добрі ідеї без визначення мети, загального бачення і не розглянувши спершу погані ідеї, спричинять творчу кризу.

Люди досі свідомо вважають, що неприродна модель і є власне «плануванням», тому з огляду на її штучність і невідповідність реальному життю вони просто не планують. Або ж відкладають планування зустрічей, презентацій і стратегічних дій на останню хвилину.

Якщо ви опинились у ямі, припиніть копати.

Але що трапляється, якщо ви завчасно не плануєте? У більшості випадків — криза! («Ти не купив квитки?» «Я думав, ти це зробиш».) І коли в останню хвилину справи вже «горять», виникає модель реактивного планування.

На чому передусім зосереджуються, коли у справах виникають негаразди? Дійте! Працюйте краще! Понаднормово! Більше людей! Більше зайнятості! І до вирішення ситуації залучається багато працівників, які відчувають напруження і стрес.

А коли чимало зайнятих людей наштовхуються один на одного, і, звісно, це не сприяє вирішенню ситуації, один із них починає міркувати і резюмує: «Нам потрібно організуватися!» (Тепер розумієте?) Тоді люди обводять проблеми рамками і називають їх. Або перемальовують рамки і дають інші назви.

Не робіть щось просто так. Краще вже залишайтеся на місці.

У певний момент вони усвідомлюють, що простим перемальовуванням рамок проблему не розв’язати. І хтось (ще розумніший) припускає, що потрібно більше творчості. «Влаштуймо мозковий штурм!» Щойно всі зібралися в кімнаті, керівник запитує: «Так, у кого є хороші ідеї?»

Коли нічого не відбувається, керівник припускає, що його підлеглі вичерпали весь внутрішній креатив. Час найняти консультанта! Звичайно, якщо консультант знається на справі, він запитає: «То що ж ми намагаємося тут насправді зробити ?» (бачення, мета).

Це само собою зрозуміло, але все потрібно ще раз нагадати: ефективніше обдумування проектів і ситуацій допомагає вирішувати їх швидше, краще й успішніше. Якщо наш мозок планує зазвичай у природний спосіб, чого ми можемо від нього навчитися? Як використовувати цю модель, щоб отримувати кращі результати?

Розгляньмо кожний з п’яти етапів природного планування, щоб зрозуміти, як можна вплинути на ситуацію.

Фанатизм означає подвоєння зусиль тоді, коли ви забули мету.

Завжди корисно запитувати «чому?». Майже все, що ви зараз робите, можна поліпшити й оновити, якщо уважніше вивчити предмет.

Чому ви йдете на наступну зустріч? Яка мета вашого завдання? Чому ви запрошуєте друзів на вечерю? Чому ви наймаєте директора з маркетингу, а не користуєтеся послугами агенції? Чому миритеся із ситуацією в організації обслуговування? І так нескінченно.

Я погоджуюся: це ніщо інше, як розвинений здоровий глузд. Знати і чітко усвідомлювати мету будь-якої дії — головна вказівка для належної зосередженості, творчого розвитку та співпраці. Але цей здоровий глузд не практикується широким загалом, оскільки створивши справу, так просто заплутатися в її формах і втратити зв’язок між початковими та реальними намірами.