Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Слід думати про значущі справи, поки ви займаєтеся дрібними, тоді й дрібні справи рухатимуться у правильному напрямку.

Такий тип мислення не потрібно розвивати. Здебільшого воно відбувається неформально, я називаю це плануванням на звороті конверта — коли ви у буквальному сенсі пишете на зворотному боці конверта чи на серветці у кав’ярні, де з колегою обговорюєте порядок денний і план проведення презентації з продажів. З мого досвіду випливає: такий тип планування є найефективнішим, зважаючи на отриманий результат щодо затраченої енергії. Звісно, трапляються випадки, коли потрібно розробити більш формальну структуру чи план, щоб з’ясувати складові, наслідки та пріоритети. Детальніші плани знадобляться також для погодження складніших ситуацій — якщо окремим командам доведеться співпрацювати над різними частинами проекту, або необхідно накреслити бізнес-план, щоби запевнити інвестора у вашій компетентності. Та загалом для творчості вам цілком достатньо ручки й аркуша паперу.

Основна мета — максимально чітко розуміти проекти та ситуації, контролювати їх, щоб вони не відволікали ваші думки, і на додачу до цього не губити потенційно корисні ідеї.

Як я переконався, у професійному світі не існує нагальної потреби у більшій кількості формальних моделей; ті, кому вони потрібні, вже мають їх або можуть дізнатися про них, навчаючись у виші чи на курсах з підвищення кваліфікації. Натомість найбільшою прогалиною для нас є брак моделі концентрації уваги на проекті. Ми потребуємо способів перевірки та підтримання нашого мислення, і байдуже, наскільки неформальними вони будуть. Формальні засідання з питань планування та потужні планувальні інструменти (такі як комп’ютерні програми з керування проектами) іноді бувають корисними, але найчастіше учасникам зустрічі знадобиться інша зустріч — неформальне засідання-на-звороті-конверта (або з маркерною дошкою) — щоб конкретизувати та проконтролювати всі завдання. Офіційні та більш структуровані зустрічі зазвичай пропускають принаймні одне важливе питання: чому проект має виконуватися в першу чергу. Або на них бракує часу для мозкового штурму, коли можуть з’явитися ідеї, про які раніше ніхто не здогадувався і які зроблять проект цікавішим, вигіднішим і просто веселішим.

І насамкінець: лише зрідка такі зібрання чітко окреслюють наступні кроки і зобов’язання в різних аспектах проектного плану.

Добра новина: існує продуктивний спосіб обмірковування проектів, ситуацій і тем, щоб отримувати максимальну вигоду з мінімальними затратами часу та зусиль. Це той природний спосіб планування, який ми використовуємо, коли свідомо намагаємося взяти контроль над проектом або виконуємо його для досягнення бажаного результату. Мій досвід засвідчує, що коли люди планують у більш невимушеній атмосфері, вони менше хвилюються й отримують кращі результати.

Вам уже знайомий найрозумніший і найбільш творчий планувальник у світі — це ваш мозок. Власне, ви є планувальною машиною. Ви плануєте тоді, як одягаєтеся, обідаєте, йдете до крамниці та навіть просто розмовляєте. І хоча здається, що цей процес довільний, необхідна доволі складна послідовність кроків до того, як ваш мозок подасть сигнал до реального виконання дії. Є п’ять етапів на шляху до реалізації будь-якого завдання:

1. Визначення мети та принципів.

2. Уявлення повної картини.

3. Мозковий штурм.

4. Організація.

5. Накреслення першочергових дій.

Найдосвідченіший планувальник у світі — ваш мозок.

Що стало приводом для вашої останньої вечері в ресторані? Тут безліч чинників — бажання втамувати голод, зустрітися з друзями, відсвяткувати подію, підписати ділову угоду або зав’язати романтичні стосунки. Щойно одна з цих причин переросла в реальне бажання, ви почали планувати. Намір став метою й автоматично започаткував процес внутрішнього планування. Ваші принципистворили рамки для плану. Можливо, ви свідомо не думали щодо принципів у контексті вечері в ресторані, але ви міркували в їхніх межах: якість їжі та сервісу, доступність, зручність і комфорт відіграли роль. У будь-якому випадку ваші мета й принципи стали визначальним стимулом і рамками планування.

Якими були ваші перші думки, коли ви вирішили втілити свій намір? Звісно, не «Пункт ІІ.А.З.б з плану». Перші ідеї були на зразок: «італійська їжа в „Джіованні“» або «посидимо за столиком на вулиці у „Бістро“». Можливо, ви уявили якісь приємні картинки з майбутнього вечора — людей, атмосферу і/або результат. Це було уявлення завершальної картини. Тоді як мета зазначила, чому ви йдете вечеряти до ресторану, уява намалювала відповідь на запитання що — вигляд, звучання музики та відчуття від фізичного світу, які найповніше відповідали вашій меті.