Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Провівши тисячі годин в офісах з розумними людьми, я знаю, що запитання «чому?» не можна ігнорувати. Коли люди скаржаться, що у них дуже багато зустрічей, я запитую: «Яка мета цих зустрічей?» Коли вони питають: «Кого мені слід запросити на засідання з планування?», я запитую у відповідь: «Яка мета цього засідання?» Коли постає дилема, чи проглядати електронну пошту під час відпустки, я цікавлюсь: «Яка основна мета відпустки?» Допоки не буде відповідей на мої запитання, не знайдуться належні відповіді на їхні.

Ось лише декілька переваг:

• воно визначає успіх;

• воно створює критерії для ухвалення рішень;

• воно прояснює ресурси;

• воно мотивує;

• воно допомагає сфокусуватися;

• воно розширює коло варіантів.

Спинімося детальніше на кожному з перелічених пунктів.

Воно визначає успіх. Людям сьогодні бракує «перемог». Ми любимо грати в ігри, і нам подобається вигравати чи хоча б досягати виграшної позиції. Якщо мета ваших дій незрозуміла, у вас немає шансів на перемогу. Мета визначає успіх. Це основний відправний момент для будь-яких витрат енергії та часу, незалежно від того, вирішили ви брати участь у виборах чи зайнятися дизайном.

Люди люблять перемагати. Якщо ви чітко не визначили мету того, що робите, вам немає в чому перемагати.

Зрештою, ви не зможете вдовольнитися робочою нарадою, якщо не знатимете, якою була її мета. І якщо ви хочете добре спати, вам ліпше мати напоготові відповідь на запитання ради директорів, чому ви звільнили директора з маркетингу, а найняли цього розумника — магістра ділового адміністрування на посаду фінансового директора. Ви не дізнаєтеся, чи годиться ваш бізнес-план, доки не оціните його за критеріями успіху, спитавши себе: «Чому нам потрібен такий бізнес-план?»

Часто єдиний спосіб ухвалити важке рішення — це повернутися до мети, навіщо ви це робите.

Воно створює критерії для ухвалення рішень. Як вам вирішити, чи витрачати гроші на друк брошури п’ятьма кольорами, чи обмежитися двома? Звідки ви знаєте, чи варто наймати відому фірму веб-дизайну для розробки нового сайту? Як вирішити, чи слід від правляти доньку на навчання до при ватної школи?

Все повертається знову до мети. Чи потрібні ці інвестиції, зважаючи на те, що ви намагаєтеся виконати? Про це не можна жодним чином довідатися, доки не буде сформульовано мету.

Воно прояснює ресурси. Як розподілити корпоративний бюджет між кадрами? Як найкраще скерувати грошові потоки, щоби максимально збільшити наступного року можливість виживання роздрібного продавця? На що краще витратити гроші — на обіди чи колонки для щомісячних зборів асоціації?

У будь-якому випадку відповідь залежить від того, чого ви насправді намагаєтеся досягти — пам’ятайте про запитання «чому?».

Якщо ви не впевнені, для чого ви взялися за цю справу, ви ніколи не досягнете успіху в ній.

Воно мотивує. Подивімося правді у вічі: якщо виконувати щось немає серйозної причини, не варто взагалі цим займатися. Я часто дивуюся, як багато людей забули, навіщо вони роблять те, що роблять, — і як швидко просте запитання «Чому ви цим займаєтеся?» повертає їх на правильний шлях.

Воно допомагає сфокусуватися. Якщо ви визначите справжню мету справи, вона стане зрозумілішою. Приділіть дві хвилини для запису початкової мотивації для виконання чогось — це неодмінно поліпшить чіткість бачення, подібно до того, як ми фокусуємо телескоп. Часто проекти і ситуації, які були розмитими, ставали чіткішими, коли хтось просто запитував: «Чого ж ми насправді намагаємося досягти?»

Воно розширює коло варіантів. Парадоксально, та коли мета допомагає чітко зосередитися на справі, вона також сприяє творчому мисленню. Коли ви точно знаєте відповідь на запитання «чому?» — стосовно конференції, корпоративної вечірки, відпустки, ліквідації управлінської посади, злиття компаній, — це розширює рамки вашого мислення у досягненні бажаного результату. Коли на моїх семінарах люди записують мету проекту, бачення того, що вони роблять, прояснюється настільки, що вони порівнюють це зі свіжим бризом, який зрошує голову.

Ваша мета зрозуміла і чітко визначена? Якщо ви справді відчуваєте переваги зосередженості на меті — мотивацію, ясність, критерії ухвалення рішень, вирівнювання і творчість, — тоді ваша мета є достатньо чіткою. Але більшість формулювань мети занадто туманні і не сприяють такому результату. «Мати хорошу команду», наприклад, — це вельми обширна та невиразна мета. Зрештою, що таке «хороша команда»? Це група людей, які добре мотивовані, ініціативні та енергійно співпрацюють? Чи це команда, на утримання якої вдосталь бюджету? Інакше кажучи, якщо ви не знаєте, коли прямуєте до вашої мети, а коли заблукали на шляху до неї, у вас немає чіткої установки. У вас має бути чітка відповідь на запитання: «Як я знатиму, що певні дії не слугують досягненню мети?»