Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Да, но до определенного момента; ниже мы привели примеры ответов на запрос о предоставлении информации:

Письмо справа оставляет слишком много недосказанного. Если г-н Аллен (который, вероятно, пишет десятки писем в день) не вспомнит, что конкретно он написал этой компании, то первые два предложения ему вряд ли помогут. Здесь необходимо напомнить, какой именно запрос он отправлял: более конкретно, чем в первом письме, и не столь резко, как во втором.

Уважаемый г-н Аллен,

Сожалею, но у нас разошлись все книги о борьбе с одуванчиками. Мы обязательно сообщим вам о новых поступлениях. Возможно, эта информация окажется для вас полезной.

Первое короткое предложение напоминает г-ну Аллену о сути вопроса и сообщает ему важную вещь, которую он должен знать. Всегда обозначайте предмет вашего письма в первом предложении.

5. Остановитесь, когда закончите

Ход изложения мысли в некоторых письмах замедляется перед концовкой. Избегайте писать такие банальности, как:

Пожалуйста, позвоните, если у вас будут какие-либо вопросы.

Я надеюсь, что это развеет ваши опасения.

Пожалуйста, внимательно проанализируйте это дело.

Если вам нечего добавить, просто остановитесь .

Когда ваше последнее предложение напоминает о том, что читатель в любом случае предпримет, то складывается впечатление, что это лишь дань формальности. Воздержитесь от нее.

Окончание не покажется резким, если тон всего письма был достаточно теплым. Желая добавить нечто персональное, убедитесь, что сказанное вами действительно личное.

Как у вас дела? Я читал, у вас сильная жара.

Джордж, благодаря таким покупателям, как вы, я понимаю, что веду бизнес не зря!

6. Будьте конкретны при описании последующих шагов

Если вы хотите, чтобы ваше письмо побуждало кого-то к действиям, в последнем абзаце должно быть ясно указано, каких именно действий вы ожидаете. Если вы сами намерены их предпринять, опишите ваши планы:

7. Заканчивайте письмо уместным образом

Гене Шалит, кинокритик шоу Today, подписывает свои письма словом «Твой» — это его визитная карточка. В целом, однако, завершение писем — не место для демонстрации своей индивидуальности. Придерживайтесь привычного и уместного стиля.

Фразу «Ваш покорный слуга» употребляют без какого-либо подтекста, она привычна, как и обращение «Уважаемый…», а потому ею удобно пользоваться. «С уважением» и «Искренне ваш» также можно использовать — подобная концовка намекает на уважение и искренность, которые ваш читатель принимает как должные.

Фраза «С сердечным приветом», на наш взгляд, неуместна в деловой переписке (представьте себе: «Мы передали ваше дело адвокатам. С сердечным приветом…»). «С наилучшими пожеланиями», «Всего наилучшего», «Всего хорошего» — все эти концовки подходят для дружеского общения, они менее официальны, но не употребляйте их, если вы не знаете своего читателя лично. Не забудьте подписать свое имя в конце письма.

Как справиться с написанием некоторых распространенных видов писем

Письма с просьбой о чем-то

Скажите, что вы хотите, сразу же. Не начинайте с объяснений, почему вы этого хотите. Вашему читателю неинтересны причины до того, как вы попросите его о чем-то.

Уважаемый г-н Салливан,

Мы новая фирма по продаже электроники, и нам необходимо создать отдел, чтобы провести несколько фундаментальных исследований.

Соответственно, наш президент, г-н Гене Шульц, решил, что было бы хорошо, если бы мы узнали, как создавались некоторые масштабные исследовательские отделы, такие как Bell Labora­tories.