Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Как писать деловое письмо

Есть моменты, когда только написанное от руки или напечатанное письмо поможет вам достичь цели. Официальное послание на фирменном бланке компании производит весомое впечатление, чего нельзя ожидать от электронного сообщения или телефонного звонка.

Юридические и финансовые вопросы требуют точности и детализации, изложенной на бумаге. Невозможно ничем заменить письма, написанные от руки, если вы кого-то поздравляете или выражаете благодарность и сочувствие. Для некоторых сам процесс получения и распечатывания письма остается приятным ритуалом. Ниже даны рекомендации, благодаря которым вы сможете быть уверены, что ваш читатель не будет разочарован.

1. Уточните адрес и имя

Если вы допустите ошибки в имени, то дело не заладится с самого начала. Это наведет читателя на мысль, что вам все равно или вы небрежный человек. Проверьте все имена на конверте и в письме, имена отдельных людей и названия компаний. Используйте обращения «г-н» или «г-жа» — многие ценят соблюдение формальностей. Если не знаете, какого пола тот, к кому вы обращаетесь, то лучше не рисковать.

Проверьте каждую деталь. Неправильно адресованное письмо в лучшем случае демонстрирует вашу неаккуратность, в худшем — оно просто не дойдет до адресата. Всегда пишите на конверте обратный адрес.

2. Тщательно продумайте приветствие

«Уважаемый (-ая)» — этой условностью мы всегда начинаем если не электронные сообщения, то любую форму официальной переписки. И хотя это может звучать странно и старомодно, все попытки отказаться от этого обращения кажутся искусственными. Нам нравится британская традиция писать от руки tipandtail [24](как приветствия, так и подписи). В менее официальных письмах можно обратиться так: «Питер» или: «Привет, Питер».

Стоит подумать о том, что последует за «Уважаемым». Пишите имена, только если вы уже обращались к адресату по имени. Никогда не становитесь ничьим «другом по переписке» в одностороннем порядке. Пишите названия должностей, занимаемых вашими адресатами, — доктор, судья, профессор, — когда это уместно.

Прекрасным вариантом будет написать имя и фамилию [25]: «Уважаемая Джоан Ларсон». Это звучит не так формально, как «Уважаемая г-жа Ларсон», но при этом не предполагается личного знакомства, как если бы вы написали «Уважаемая Джоан». Так можно написать кому-нибудь, кого вы уже встречали, но кто может вас не помнить. Или кому-нибудь, кто старше вас и с кем вы знакомы мимоходом.

3. Обдумайте, с какого названия начать

Многие деловые письма — часть продолжительной переписки между продавцом и покупателем, адвокатом и клиентом, частной фирмой и правительственной организацией. В таких случаях хорошей идеей будет начать приветствие с названия.

Джордж:

КУЛЬМИНАЦИЯ СУДЕБНОГО ПРОЦЕССА: ВТОРОЙ ЭТАП

Такое название сразу говорит о предмете сообщения и помогает каждому, кто разбирает письма по этому вопросу. Учтите, что можно использовать название и в письмах, которые вы отправляете впервые незнакомым вам людям. Ничто иное не сможет столь быстро определить тему вашего сообщения:

Уважаемые представители компании American Express!

ПОТЕРЯННАЯ КРЕДИТНАЯ КАРТА — СЧЕТ # 3729 — 051721

4. Пусть первое же предложение работает на вас

Поскольку названия писем — не повсеместная практика, они могут показаться вам слишком резкими в ряде ситуаций. В таком случае первое предложение должно взять на себя функцию заголовка. Вашему читателю важно сразу понять, о чем письмо.

Билл Смит довел до нашего сведения, что вы обеспокоены ходом переговоров Джейн Джонс с банком.

Нет никакой необходимости создавать письменный эквивалент светской беседы. Самое вежливое — избавить читателя от необходимости разгадывать, что именно вы хотели сказать.

Уважаемый однокурсник,

Как вы знаете, мы замечательно отпраздновали 15-ю годовщину выпуска в июне прошлого года. Мы все можем гордиться подарком, который подготовил наш курс. Теперь начался первый год кампании по празднованию столетия университета.

А вот более прямолинейно и по сути:

Уважаемый однокурсник,

Пришло время подготовить наш 16-й ежегодный подарок для университета. Вы помните, какой отличный презент мы вручили на 15-й встрече выпускников, но необходимо двигаться дальше.

Что же можно сказать о письмах с ответами на вопросы или о продолжающих тему прошлой переписки? Вы действительно считаете, что читатель узнает, о чем ваше письмо, самостоятельно вспомнив о содержании предыдущих?