Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Прежде чем начать писать, продумайте структуру документа. Она зависит от длины, сложности и характера темы. Любая записка длиннее половины страницы (или экрана) требует плана, который должен быть понятен читателю. В противном случае ваше сообщение покажется несвязным.

Вашему читателю придется нелегко, доведись ему припоминать все пункты и их взаимосвязи. Если то, что вы хотите сказать, укладывается в общепринятые схемы — например, три основных пункта, каждый подкреплен несколькими примерами, с одним-двумя комментариями по каждому, — план может заменить вам структуру. Четкая структура поможет вашему читателю держать в памяти все пункты.

Некоторые заметки в неофициальном стиле — это на самом деле сложные отчеты и рекомендации. Любое подобное сообщение начинайте с изложения того, какие вопросы собираетесь затронуть.

В этом пакете документов:

4-страничное стартовое объявление для WSJ и FT

2-страничное дополнительное объявление

2 ролика телерекламы

Медиаплан с учетом интернета

Мнение агентства о функции, которую будет выполнять реклама

Рекомендации:

На запуск кампании в середине сентября мы вкладываем $10 миллионов (средства массовой информации и производство).

Необходимо договориться со СМИ и начать телепроизводство к 26 июля, чтобы успеть с запуском к середине сентября.

Вы согласны?

Пожалуйста, направьте нам комментарии и одобрите план к понедельнику, 26 июля.

Или же напишите краткую общую памятку и приложите ее к вашему отчету или плану в виде отдельного документа. Часто упускается из виду еще одна удобная структура: нумерованный список. У него есть масса преимуществ:

Он отлично подходит, когда нужно сформулировать несколько замечаний об одном предмете, слабо связанных между собой.

Он избавляет от необходимости придумывать логические связки; закончив один пункт, вы просто переходите к следующему.

Он визуально структурирует для читателя ваши мысли.

Пронумерованные разделы могут быть настолько длинными или короткими, насколько вы захотите (от предложения до двух и более абзацев). Единственное, что важно, — каждый пункт должен показывать начало новой мысли.

На номера пунктов сообщения впоследствии легко ссылаться.

4. Заканчивайте призывом к действию

Будьте конкретны, скажите, чего именно вы ждете, что, кем и когда должно быть сделано.

Мы должны организовать выпуск новой продукции. Жду ваших мыслей по поводу кандидатов к концу рабочего дня в пятницу.

Нам нужна новая стратегия повышения посещаемости благотворительной акции, прежде чем мы отправим приглашения.

Если ваша заметка передает суть, не стоит ее чем-либо дополнять. Не тратьте время читателя на само собой разу­меющиеся вещи: «Я надеюсь, что это даст вам ответ на все вопросы». Конечно, вы надеетесь на это, не констатируйте очевидное.

Если же ваш документ представляет собой отчет, приведите свои выводы. Некоторые из них будут безусловными, другие — чисто умозрительными. Объясните читателям, что к чему.

5. Отправляйте заметки, написанные от руки

Краткие заметки, написанные от руки, экономят время и по своей природе являются более личными. Именно так лучше всего выражать похвалу или благодарность:

Джордж:

У нас потрясающая новость — вы выиграли!

Сюзанна:

Ваш доклад превосходен. Я отвечу на ваши предложения, как только вернусь.

Поскольку то, что вы пишете от руки, индивидуально, убедитесь, что ваше письмо звучит как личное обращение.

6. Будьте осторожны с юмором или выражением гнева

Не пытайтесь продемонстрировать в записке свое остро­умие, если не уверены, что все читатели поймут вашу шутку. Это относится также к тем, кто не включен в ваш список, но может увидеть копию сообщения. Избегайте иронии или сарказма.

Если вы на кого-то сердитесь, то не надо выражать это в письменной форме. Заметки, полные раздражения, не редкость, но в дальнейшем вы можете сожалеть о написанном. Есть хорошее правило — излейте в письме свой гнев, но не отправляйте его до следующего дня, когда вы сможете рассуждать более здраво.

Нужно ли вообще писать заметки? Компания Procter & Gamble, задающая тон в современных бизнес-коммуникациях, планирует постепенно от них отходить, учитывая развитие интернета. Пословица гласит: «Думай много, говори мало, а пиши еще меньше». Иногда наиболее эффективный способ доставки сообщений — личный контакт.