Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

Говорите кратко и по существу; нет необходимости рассыпаться в любезностях.

Запишите несколько пунктов, по которым можно составить короткое сообщение. (Если оно должно быть длинным, предупредите об этом, назовите причину.)

Медленно и четко продиктуйте свое имя и, что особенно важно, номер телефона. (Это правило часто нарушается, и именно это раздражает больше всего тех людей, которые хотели бы с вами связаться.)

Глава 5

Записки и письма, бьющие в цель

Мы теперь не пишем записки друг другу. В наши дни все больше и больше деловое общение осуществляется посредством электронной почты, телефонных звонков и встреч. С другой стороны, мы еще не видели офиса без принтера или руководителя без карандаша и блокнота.

Письменное слово остается лучшим способом общения в разных обстоятельствах. В отличие от телефонного звонка, на записки или письма можно ссылаться, а в отличие от голосового сообщения их можно просмотреть, чтобы выделить важное. Вы можете изучить, обдумать информацию, передать другим людям или же поднять из архива и распечатать спустя дни и даже годы. В отличие от лаконичных презентаций, в заметках и письмах все излагается подробно.

Как писатель вы можете выразить свои мысли точно, продумав каждый нюанс. Как читатель вы можете обдумывать написанное, когда и где пожелаете и столько, сколько хотите. С помощью удачных записок и писем можно решать проблемы, вносить ясность в спорные моменты, разбираться в недоразумениях, задавать вопросы и отвечать на них, жаловаться и успокаивать, подбадривать и хвалить. Давайте рассмотрим несколько правил, соблюдая которые вы сможете быть уверены, что ваши заметки и письма работают как следует.

Как создать записку

Записки пишут в разговорном стиле тем людям из своей организации или за ее пределами, с которыми тесно сотрудничают. Несмотря на неформальный тон, мысль должна излагаться четко. Сообщение, написанное путано или дву­смысленно, может все испортить, тогда как хорошие сообщения хороши вне зависимости от того, электронные они или бумажные.

1. Пишите название на каждой записке

В электронных сообщениях название и есть заголовок, оно избавляет читателя от необходимости просмотра предыдущей переписки. На бумаге лучше написать название в центре заглавными буквами, оно должно помочь читателю понять, о чем ваше сообщение.

Если вы отвечаете на чье-либо письмо, отметьте в названии:

СООБЩЕНИЕ ФРАНКА ОУЭНА ПО ПОВОДУ ЦЕН

ТРИ ВОЗМОЖНЫЕ ИДЕИ

В записках на бумаге названия могут быть сколь угодно длинными. Напишите все необходимое, чтобы вас правильно поняли:

ЛОГИЧЕСКОЕ ОБОСНОВАНИЕ РЕКЛАМНОЙ КАМПАНИИ GLOBAL CORPORATE

Ясные названия привлекают внимание заинтересованных сторон и фокусируют их мысли на предмете вашего сообщения.

2. Адресуйте записки только тому, чьих действий ожидаете

Отправляйте копии тем людям, которых вы хотите держать в курсе.

От: Билла Дурвина

Кому: Маргарет Бейкер

Копии: Синди Ли

Сэм Насикава

Боб Ниман

Это значит: Билл хочет, чтобы Маргарет что-то сделала и чтобы остальные просто об этом знали. Если необходимо, чтобы какие-либо действия предприняли несколько людей, отправьте сообщения им всем, уточнив, чего вы ждете от каждого. Мы предпочитаем говорить «копии» без разделения на «cc — carboncopies» (устаревшее наименование черных бумажных экземпляров «под копирку») и «bcc — blindcopies» («слепые» копии, для читателей, чьи адреса останутся невидимыми для остальных). Честно говоря, мы против так называемых тайных копий: как заметил один руководитель, «вы можете сказать, насколько человек причастен к политике, по количеству тайных копий, которые он отправляет».

Составьте алфавитный список имен тех, кто получит копии. Если перечислять их в порядке важности, это зачастую провоцирует этически неловкие ситуации. Кто важнее — глава производства или научный руководитель? Кто занимает первое место среди четырех помощников декана?

Подобные сложности исчезнут, если вы расположите имена в алфавитном порядке, за исключением тех случаев, когда это может показаться нелепым. Смешно было бы, например, в докладной записке заведующему отделом кадров и в копиях этой записки двум помощникам и президенту компании поместить президента среди помощников, сообразуясь с алфавитом. Поставьте его имя в начале, остальные имена — в алфавитном порядке.

3. Сделайте структуру вашего сообщения очевидной