Jürgen Kurz - Für immer aufgeräumt – auch digital

Jürgen Kurz

Für immer aufgeräumt – auch digital

Gewidmet allen Vätern und Müttern, die (noch) zu viel Zeit im Büro und der digitalen Welt verbringen und nicht sehen, wie ihre Kinder aufwachsen .

Jürgen Kurz

So meistern Sie E-Mail-Flut und Datenchaos

Mit einem Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher

Bibliografische Information der Deutschen Nationalbibliothek

Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.deabrufbar.

Projektassistenz: Almut Wiedenmann | www.agentur-awi.de

Umschlaggestaltung: Martin Zech Design, Bremen | www.martinzech.de

Umschlagfoto: Guido Serino | www.serino-photography.com

Fotos Innenteil: Matthias Alber, Jürgen Kurz, Birgit Meck, Marcel Miller, Frank-Michael Rommert, Almut Wiedenmann

©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach

Das E-Book basiert auf dem 2014 erschienenen Buchtitel „Für immer aufgeräumt - auch digital“ von Jürgen Kurz, ©2014 GABAL Verlag GmbH, Offenbach.

ISBN Buchausgabe: 978-3-86936-561-9

ISBN epub: 978-3-95623-078-3

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Lizenzausgabe mit freundlicher Genehmigung durch: Verlag Frank-Michael Rommert, Gummersbach. Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung des Verlages.

Ihr Weg zum für immer aufgeräumtenComputer Vorwort Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer Eine Methode, die funktioniert Im Jahr 2007 erschien das erste Buch von Jürgen Kurz „Für immer aufgeräumt“. Ich habe schon damals das Vorwort geschrieben, weil ich überzeugt war und bin, dass seine Methode funktioniert.

Vorwort von Werner Tiki Küstenmacher Vorwort Ihr Weg zum für immer aufgeräumten Computer Eine Methode, die funktioniert Im Jahr 2007 erschien das erste Buch von Jürgen Kurz „Für immer aufgeräumt“. Ich habe schon damals das Vorwort geschrieben, weil ich überzeugt war und bin, dass seine Methode funktioniert.

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus Einstieg So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus Eine Lawine seit 2007 Als der GABAL Verlag im Jahre 2007 mein Buch „Für immer aufgeräumt“ veröffentlichte, konnte keiner von uns ahnen, was für eine Lawine wir damit auslösen würden: Das Buch wurde und wird von den Lesern geliebt: Es erschien bis heute in 7 Auflagen. „Für immer aufgeräumt“ kam auf die Wirtschaftsbücher-Bestsellerliste der Financial Times Deutschland – und blieb dort für 22 Wochen (dann wurde die Liste leider eingestellt). Die führende deutsche Wirtschaftsbuchhandlung im Internet, managementbuch.de, kürte „Für immer aufgeräumt“ zum Testsieger in der Kategorie „Arbeitstechniken“.

Gedanken zum Einstieg Einstieg So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus Eine Lawine seit 2007 Als der GABAL Verlag im Jahre 2007 mein Buch „Für immer aufgeräumt“ veröffentlichte, konnte keiner von uns ahnen, was für eine Lawine wir damit auslösen würden: Das Buch wurde und wird von den Lesern geliebt: Es erschien bis heute in 7 Auflagen. „Für immer aufgeräumt“ kam auf die Wirtschaftsbücher-Bestsellerliste der Financial Times Deutschland – und blieb dort für 22 Wochen (dann wurde die Liste leider eingestellt). Die führende deutsche Wirtschaftsbuchhandlung im Internet, managementbuch.de, kürte „Für immer aufgeräumt“ zum Testsieger in der Kategorie „Arbeitstechniken“.

Finden Sie heraus, wo Sie stehen Selbsttest Finden Sie heraus, wo Sie stehen Bevor Sie dieses Buch lesen, können Sie den folgenden Selbsttest machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Überblick darüber, wie gut Sie Ihre digitale Arbeit bisher organisiert haben und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben. Bitte beantoweten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“

Selbsttest Selbsttest Finden Sie heraus, wo Sie stehen Bevor Sie dieses Buch lesen, können Sie den folgenden Selbsttest machen. Er verschafft Ihnen einen ersten Überblick darüber, wie gut Sie Ihre digitale Arbeit bisher organisiert haben und wo Sie vielleicht noch Nachholbedarf haben. Bitte beantoweten Sie die Fragen mit „Ja“ oder „Nein“

Auswertung Auswertung Hinweise auf Potenziale Dieser Selbsttest gibt Ihnen einen ersten Hinweis auf die Frage, wo Sie stehen. Durch die jeweiligen Antworten haben Sie zugleich markiert, wo sich Ihre Verbesserungspotenziale befinden: Überall, wo Sie „Nein“ angekreuzt haben, wartet eine Chance auf Sie . Wie oft haben Sie „Ja“ angekreuzt?

Schritt 1: Meistern Sie die E-Mail-Flut entspannt

1.1Reduzieren Sie die Zahl Ihrer Posteingänge

1.2Optimieren Sie die Einstellungen Ihres E-Mail-Programms

1.3Räumen Sie Ihren Posteingang frei

1.4Missbrauchen Sie Ihren Posteingang nicht als To-do-Liste

1.5Geben Sie Ihren E-Mails eine Heimat

1.6Verarbeiten Sie Ihre E-Mails, statt sie nur zu sichten

1.7Beschleunigen Sie das Beantworten Ihrer E-Mails

1.8Zusatztipps für den effizienten Umgang mit E-Mails

1.9Erleichtern Sie sich gegenseitig die Arbeit mit E-Mails durch Spielregeln

1.10Nutzen Sie eine Posteingangsschale

1.11So gelingt die Umsetzung

Schritt 2: Meistern Sie die Zettelwirtschaft souverän

2.1Geben Sie auf Dokumenten den Speicherpfad an

2.2Verwenden Sie das digitale Adressbuch auch für sonstige Informationen

2.3Nutzen Sie für Passwörter Techniken

2.4Organisieren Sie Informationen, die auch für andere wichtig sind

2.5Nutzen Sie ein Sichtbuch

2.6So gelingt die Umsetzung

Schritt 3: Meistern Sie das Datenchaos gekonnt

3.1Erarbeiten Sie eine sinnvolle EDV-Ablagestruktur

3.2Führen Sie die neue Struktur ein

3.3Arbeiten Sie mit Projektnummern

3.4Benennen Sie Dateien und Ordner sinnvoll und nach einem einheitlichen Schema

3.5Reduzieren Sie Doppelablagen

3.6Vermeiden Sie Mehrfachspeicherungen

3.7Nutzen Sie für Vorversionen Archivordner

3.8Führen Sie Ablage-Spielregeln ein

3.9So gelingt die Umsetzung

Schritt 4: Meistern Sie das Miteinander im Team gelassen

4.1Erleichtern Sie das Finden von Terminen

4.2Verbessern Sie die Effizienz der Besprechungen

4.3Vereinfachen Sie das Schreiben von Protokollen

4.4Klären Sie Zuständigkeiten und definieren Sie Vertretungsspielregeln

4.5So gelingt die Umsetzung

Schritt 5: Meistern Sie die Infoflut intelligent

5.1Nutzen Sie Filter bzw. Regeln für Ihren E-Mail-Posteingang

5.2Nutzen Sie einen „Lesen“-Ordner

5.3Sammeln Sie Dokumente, die Sie später lesen wollen, an einem bestimmten Platz

5.4Öffnen Sie mehrere wichtige Websites mit nur einem Klick

5.5Profitieren Sie von der Suchfunktion

5.6Nutzen Sie komfortable Notiz-Werkzeuge

5.7So gelingt die Umsetzung

Schritt 6: Meistern Sie Kabelsalat & Co. dauerhaft

6.1Gestalten Sie Ihren Desktop sinnvoll