Jürgen Kurz - So geht Büro heute!

Gewidmet allen Menschen, die (noch) zu wenig Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben .

Jürgen Kurz, Marcel Miller

Erfolgreich arbeiten

im digitalen Zeitalter

Eine kurze Geschichte von Büro-Kaizen®

So holen Sie aus diesem Buch am meisten heraus

Finden Sie heraus, wo Sie stehen

Auswertung

So geht Büro heute!

Die Büro-Kaizen®-Prinzipien

Warum eigentlich digital arbeiten?

Das Büro der Zukunft

Digitalisierung: radikal oder Schritt für Schritt?

Was ist das Ziel: papierlos oder effizient?

Digitaler Minimalismus

Aufbau und mögliche Wirkungen des Buches

Teil I: Die fünf großen Handlungsfelder

1.E-Mail-Verarbeitung

1.1Werden Sie bei jeder neu eingehenden E-Mail abgelenkt und sind versucht, diese sofort zu lesen?

1.2Haben Sie immer wieder E-Mails im Posteingang, die Sie vor sich herschieben?

1.3Kämpfen Sie damit, dass Empfänger langsam oder gar nicht reagieren?

1.4Wollen Sie erfahren, wie Sie bei der E-Mail-Ablage Zeit sparen können?

1.5Bringt Ihnen die Suchfunktion zu ungenaue Ergebnisse?

1.6Tippen Sie regelmäßig vorkommende E-Mails immer wieder aufs Neue?

1.7Bewegt sich der Inhalt Ihres Postfaches nah an einem festgelegten Limit, weil große E-Mails Ihren wertvollen Speicherplatz belegen?

1.8Geben Sie Befehle immer mit der Maus ein, was entsprechend Zeit kostet?

1.9Wollen Sie wissen, wie Sie E-Mails mit eigenen Notizen ergänzen können?

2.Terminplanung

2.1Wüssten Sie gern, wie Sie Termine aus E-Mails erstellen?

2.2Möchten Sie zu einem Termin Informationen so notieren, dass sie bei Bedarf immer zur Hand sind?

2.3Wenn Sie Besprechungen mit Chefs oder Kollegen planen: Müssen Sie jedes Mal nachfragen, wann diese Zeit haben?

2.4Verschicken Sie Einladungen zu Besprechungen als Text-E-Mails und sind frustriert, dass es so schwierig ist, einen gemeinsamen Termin zu finden?

2.5Wollen Sie Personen außerhalb des Unternehmens einen Überblick über noch freie und belegte Termine verschaffen?

2.6Fragen Sie sich, wie Sie die Übersicht über berufliche und private Termine behalten können, damit keine Überschneidungen bei der Planung passieren?

2.7Wollen Sie an Termine kurz vorher erinnert werden?

2.8Würden Sie gern wiederkehrende Termine (zum Beispiel Jour fixe) anlegen?

2.9Wollen Sie den angezeigten Kalenderzeitraum frei wählen?

2.10Fragen Sie sich, wie Outlook Sie beim Planen Ihrer Zeit unterstützen kann?

3.Aufgabenmanagement

3.1Wüssten Sie gern, wie Sie aus einer E-Mail heraus eine Aufgabe erstellen?

3.2Haben Sie mehrere Listen mit Aufgaben?

3.3Möchten Sie sich zu einer Aufgabe Notizen machen?

3.4Liegen Ihnen Unterlagen, die Sie beim Erledigen der Aufgaben brauchen, in Papierform vor und Sie wüssten gern, wie Sie Elektronik und Papier verknüpfen?

3.5Ihre Aufgabenliste ist chaotisch und Sie wissen nicht, was als Nächstes ansteht?

3.6Kommt es vor, dass Sie das Erledigen größerer Aufgaben immer wieder vor sich herschieben?

3.7Wird Ihre Aufgabenliste immer länger?

3.8Bestimmte Aufgaben möchten Sie delegieren und Sie wüssten gern, wie das geht?

3.9Wüssten Sie gern, wie Sie Ihre Aufgaben sinnvoll priorisieren können?

3.10Gibt es Aufgaben, die wiederholt vorkommen (z. B. Abschluss eines Monats)?

4.Offene Vorgänge

4.1Wünschen Sie Tipps für einen guten Start mit OneNote?

4.2Möchten Sie wissen, wie eine klare Struktur für die Ablage von Informationen in OneNote aussieht?

4.3Wollen Sie fünf wichtige Möglichkeiten kennenlernen, mit denen Sie Inhalte in OneNote einfügen können?

4.4Sie möchten bestimmte Informationen wiederfinden und wünschen dafür Tipps?

4.5Sie möchten wissen, wie Sie Ihre Notizbücher davor bewahren, mit alten Informationen zu verstopfen?

4.6Sie wollen mit mehreren Personen im selben Notizbuch arbeiten und wüssten gern, wie das geht?

4.7Sie wollen das Potenzial von OneNote noch stärker ausnutzen?

5.Dateiablage

5.1Sie möchten die Vorteile einer Ablage in OneDrive nutzen?

5.2Sie wünschen eine klare Ablagestruktur?

5.3Sie wollen Doppelablagen vermeiden?

Das Zusammenspiel auf einen Blick: Der digitale Büro-Kaizen®-Workflow

Teil II Typische Arbeitssituationen

1.Besprechungen zielorientiert durchführen

Vereinfachen Sie das Einladen zu einer Besprechung

„Automatisieren“ Sie die inhaltliche Vorbereitung

Beginnen Sie das Meeting mit einem starken Start

Halten Sie die Ergebnisse per Sofort-Protokoll fest

Überführen Sie die Aufgaben aus dem OneNote-Protokoll in die Outlook-Aufgabenlisten der Teilnehmer

Dokumentieren Sie die Sitzungspapiere in digitaler Form

2.Projekte erfolgreich managen

Legen Sie das Notizbuch an und binden Sie die Beteiligten ein

Legen Sie die Infos aus Projekt-Meetings ab

Verknüpfen Sie Projektinfos mit der Outlook-Aufgabenliste

Schauen Sie sich die Änderungen anderer Bearbeiter an

3.Ressourcen clever verwalten

Öffnen Sie den Ressourcen-Kalender

Sehen und buchen Sie Ressourcen

Vorteile der digitalen Ressourcenverwaltung

Welche nützlichen Erkenntnisse gibt es?

4.Von unterwegs aus arbeiten

Nutzen Sie OneNote auch auf Ihren Mobilgeräten

Profitieren Sie von den Möglichkeiten der Spracherkennung

Nutzen Sie OfficeLens

Greifen Sie auch von unterwegs auf OneDrive zu

Tipps zum Weiterlesen

Danke!

Stichwortverzeichnis

Impressum

Wunsch, das Tagwerk gelassen zu meistern

Was mich antreibt, ist der Wunsch, dass Menschen mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge haben. Dazu gebe ich meinen Kunden gemeinsam mit einem starken Team schon seit vielen Jahren Mittel an die Hand, mit denen sie in der aktuellen Daten- und Aufgabenflut souverän bestehen und ihr Arbeitspensum gelassen meistern können.

Die Kaizenwelle ging um die Welt

Doch ein Blick zurück. Ende der 90er-Jahre trat die Kaizenwelle ihren Siegeszug um die Welt an. Sie veränderte unzählige Branchen und Firmen. Das Versprechen: 20 Prozent schneller, 20 Prozent besser und 20 Prozent billiger zu produzieren. Trotz anfänglicher Zweifel war mir schnell klar: Das ist auch in unseren Werken in den USA und in Deutschland machbar.

Von der Produktion in die Büros

Mich trieb als Kaufmann die Frage um, ob diese Zahlen auch im Büro möglich sind. Büro-Kaizen® ist entstanden und zeigte die gleichen Erfolge. Freie Schreibtische, immer aufgeräumte Büros und entspannte Mitarbeiter sorgten für Aufsehen – nicht nur bei unseren Besuchern. Kunden baten mich darum, auch in ihren Unternehmen Büro-Kaizen® einzuführen.

Das erste Buch und seine Folgen

Es wurden so viele, dass ich im Jahr 2007 mein erstes Buch veröffentlichte. Es trägt den Titel „Für immer aufgeräumt“ und wird bis heute gern gelesen. Die Idee war, den Lesern alle Informationen an die Hand zu geben, damit ich wieder mehr Zeit für meine eigentliche Arbeit hätte. Allerdings trat genau das Gegenteil ein. Viele Medien sowie zahlreiche – auch größere – Unternehmen und Organisationen sind auf Büro-Kaizen® aufmerksam geworden, da die praxiserprobten Prinzipien einfach funktionieren.