Thorsten Jekel - Digital Working für Manager

Fazit:Die E-Mail-Flut ist beherrschbar – doch Sie sind am Zug: Schaffen Sie optimale Strukturen, gewöhnen Sie sich an Spielregeln, nutzen Sie die richtigen Zeiten und lassen Sie sich von smarter Software unterstützen.

Das Wichtigste im Überblick

Terminfindung über Exchange oder Doodle ist hoch effizient.

Gemeinsame Dokumente vereinfachen die Vorbereitung.

Ohne verteilte Verantwortung ist kein geordneter Ablauf des Meetings möglich.

Agenda, Protokoll, Nachbereitung – am besten alles digital.

Video- und Audiokonferenzen sparen Zeit und Ressourcen.

„Wir meeten uns zu Tode“ – das ist die trostlose Erkenntnis vieler Manager. Der Autor Martin Wehrle zitiert in Die Zeit eine Umfrage unter 800 Führungskräften im deutschsprachigen Raum, die ergab: „Sieben von zehn Teilnehmern halten Meetings für schlecht vorbereitet. Sechs von zehn sagen, Meetings verzögerten Arbeitsabläufe. Und jeder Zweite sieht Verantwortlichkeiten nur unzureichend geklärt.“ ( Die Zeit Nr. 20 vom 12. 05. 2011). Als ob das nicht genug wäre, werden in Meetings gefasste Beschlüsse – nach meiner eigenen Management-Erfahrung – oft nur unzureichend umgesetzt. Kaum hat man begonnen, den Worten Taten folgen zu lassen, trifft man sich schon wieder bei Kaffee und überzuckerten Keksen. Jedes dieser Meetings muss aufwendig geplant werden.

Die Meeting-Unkultur erinnert mich an eine Beobachtung meines Beraterkollegen Jürgen Kurz: Unsere Produktionshallen seien dank Hightech und Lean Management hoch effizient, aber in unseren Büros gehe es zu wie im 19. Jahrhundert. In diesem Kapitel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie Ihre Meetings im 21. Jahrhundert stattfinden lassen. Dazu gehört, überflüssige Besprechungen komplett zu streichen, notwendige Meetings straff zu organisieren und zielgerichtet durchzuführen sowie die Möglichkeiten neuer Technologien tatsächlich auszuschöpfen. So manche Tools, beispielsweise zur Terminplanung, gibt es zwar schon seit gut zehn Jahren. Aber sie werden im Businessalltag noch viel zu wenig genutzt.

TIPP:

Viele, die mit Outlook und Exchange arbeiten, kennen gerade einmal die Basisfunktionen. Eine Schulung oder ein gutes Handbuch helfen, die Möglichkeiten effizienter Organisation über Outlook auch wirklich zu nutzen.

Unternehmen, die mit Outlook und Exchange Server arbeiten, sind für die effiziente Planung und Vereinbarung interner Meetings bestens gerüstet. Leider wird immer noch viel zu oft zum Telefon gegriffen, gemailt oder an den Schreibtischen in Papierkalendern geblättert. So verbringen manche Führungskräfte und Assistenten mehrere Stunden pro Woche allein mit der Terminfindung für Meetings. Wer die automatischen Besprechungsanfragen über Outlook und Exchange verwendet, kann diese Zeit sinnvoller nutzen. Voraussetzung ist, dass alle Mitarbeiter ihre Kalender elektronisch führen und immer up to date halten. Microsoft Outlook mit Exchange ist hier nur die verbreitetste „Groupware“. Mit Software von Apple oder mit Open-Source-Lösungen lassen sich nahezu identische Umgebungen schaffen.

Das Grundprinzip ist stets dasselbe: Sämtliche Personen, die für Meetings in Frage kommen, gewähren einander Lesezugriff auf ihre Kalender. Dabei kann jeder entscheiden, ob die anderen den konkreten Termineintrag sehen sollen oder lediglich Zeiten als „belegt“ oder „frei“ angezeigt bekommen. Hat der Organisator einer Besprechung Lesezugriff auf die Kalender sämtlicher Teilnehmer, so kann er die Software einen Termin finden lassen, der noch bei niemandem belegt ist. Startet er dann eine Besprechungsanfrage, so erhalten alle Teilnehmenden eine E-Mail mit einer Schaltfläche, über die sich die Anfrage akzeptieren lässt. Der Termin wird automatisch in den Kalender jedes Teilnehmers ein-getragen, der die Anfrage akzeptiert hat. Und der Organisator kann jederzeit eine Übersicht aller Zu- oder Absagen aufrufen.

Eine unkomplizierte Alternative zur unternehmensinternen Groupware, mit der sich auch externe Teilnehmer einbinden lassen, ist der Schweizer Online-Dienst Doodle. Er lässt sich in der Basisversion kostenlos und anonym – also ohne Registrierung – von jedem Webbrowser aus nutzen. Die Terminfindung erfolgt bei Doodle nach dem Prinzip der Online-Umfrage. Der Organisator macht eine Reihe von Terminvorschlägen, die Doodle in einer Tabelle darstellt. Die Teilnehmer erhalten dann den Link zur Tabelle, tragen selbstständig ihren Namen ein und klicken die Termine an, die für sie in Frage kommen. Am Ende sieht der Organisator, an welchem Termin alle oder die meisten Personen verfügbar sind und lädt zu diesem Termin per E-Mail ein.

„Steinzeit am Arbeitsplatz?“

Unter dieser Überschrift veröffentlichte der Schweizer Online-Dienst Doodle 2010 eine Umfrage, für die das Unternehmen 1.500 Manager und Office-Manager in Deutschland, Frankreich und den USA befragen ließ. Ergebnis: Im Durchschnitt werden pro Woche neun Meetings mit sieben Teilnehmern vereinbart. Die Planung kostet die Befragten wöchentlich vier Stunden Zeit. Knapp ein Viertel gab sogar an, sieben Stunden oder mehr mit der Terminkoordination beschäftigt zu sein.

Diese Zahlen sind einfach zu erklären: 53 Prozent der Befragten bauen immer noch auf Telefon und E-Mail für die Planung von Meetings. 80 Prozent geben an, dass die Teilnehmer ihrer Meetings unterschiedliche Kalender-Systeme nutzen, die sich nicht aufeinander abstimmen lassen. Und nur ein Prozent der Befragten nutzt smarte Terminfindungs-Dienste wie Doodle. Die Doodle-Nutzer brauchen aber nur halb so viel Zeit für die wöchentliche Planung von Meetings wie der Durchschnitt der Befragten.

Doodle ist zwar der bekannteste, aber nicht der einzige Anbieter von Terminfindungsdiensten im Web. Alternativen sind zum Beispiel Dudle (von der TU Dresden) oder ScheduleOnce.

„Schäuble rastet aus“ – unter solchen Überschriften kursierte 2011 ein Video auf YouTube. Hintergrund: Der Finanzminister der Regierung Merkel war sauer, weil die Teilnehmer einer Pressekonferenz nicht die aktuellen Unterlagen in der Hand hatten. Das, wofür der Politiker seinen Pressesprecher vor laufenden Kameras zusammenfaltete, findet täglich zu Beginn unzähliger Meetings statt: Haben alle die aktuellen Unterlagen? Kam da vor 15 Minuten noch eine E-Mail mit einem Update? Oh, sorry – übersehen und nicht ausgedruckt …

Fortschrittliche Unternehmen richten zunehmend Unternehmens-„Wikis“ ein. Diese vom Online-Lexikon Wikipedia bekannte Form der für alle „offenen“ Website ist dann Intranet, Wissensspeicher, Diskussionsforum und zentrales Ablagesystem für Dokumente in einem. Die technische Basis liefern Firmen wie Twoonix.

Mit gemeinsamen Verzeichnissen und einheitlichen elektronischen Dokumenten lassen sich solche Pannen vermeiden. Stellen Sie sich vor, es ist wenige Minuten vor dem Beginn des Meetings und Sie sitzen bereits im Konferenzraum. Mit Ihrem iPad gehen Sie entspannt über das WLAN noch einmal auf den Ordner für das Meeting im gemeinsamen Verzeichnis. Sofort haben Sie die Agenda und die Anlagen mit den aktuellsten Zahlen wieder im Blick. So einfach kann es sein. Doch auch, wenn Sie nach wie vor Papierunterlagen bevorzugen, sollten Sie mit gemeinsamen Dokumenten arbeiten, statt unterschiedliche Dateiversionen per E-Mail hin- und herzuschicken.