Thorsten Jekel - Digital Working für Manager

Egal, für wie viele E-Mail-Arbeitsblöcke pro Tag oder Woche Sie sich entscheiden: Bearbeiten Sie niemals E-Mails am Vormittag. Einer der größten Fehler im Umgang mit E-Mails besteht darin, morgens als Erstes das Mailprogramm zu öffnen. Vormittags hat der Mensch seine höchste Konzentrationsfähigkeit. E-Mails zu bearbeiten ist jedoch weder eine Aufgabe, die höchste Konzentration erfordert, noch eine so unangenehme Pflicht, dass sie als Erstes erledigt werden sollte. Außerdem starten Sie mit E-Mails den Tag im Reaktions- statt im Aktionsmodus.

TIPP:

Speichern Sie Ihre E-Mails zunächst als Entwurf und versenden Sie alle am Ende Ihres Arbeitsblocks. So vermeiden Sie jede Hektik.

Also lesen Sie Ihre Mails zu Zeiten, in denen Sie ohnehin weniger konzentriert sind. Mein Rat: Bearbeiten Sie E-Mails am frühen Abend als vorletzte Aufgabe. Danach planen Sie nur noch Ihren nächsten Tag. Angenehmer Nebeneffekt: Sie verhindern das nervtötende „E-Mail-Ping-Pong“, bei dem Ihnen Ihr Adressat sofort einen Einzeiler zurückschickt, worauf Sie wieder reagieren, dann sofort wieder einen Kommentar zurückbekommen und so weiter. Haben Sie Lust zu chatten? Das ist okay, aber dann verabreden Sie sich doch bewusst zu einem Chat, beispielsweise über Facebook, Google+ oder Skype. Die E-Mail ist, wie der Name schon sagt, „elektronische Post“ und sollte im Business dem Austausch von relevanten Informationen dienen.

Sollte es Ihr Job tatsächlich erfordern, auch tagsüber per E-Mail erreichbar zu sein – beispielsweise für Kunden oder Projektmitarbeiter –, dann legen Sie einen zweiten Arbeitsblock am besten in die Zeit nach dem Mittagessen. Auch das ist eine Phase, in der die wenigsten Menschen voll leistungsfähig sind. Für E-Mails ist „halbe Kraft“ jedoch immer genug Leistung. Das Mailen zu leistungsschwächeren Zeiten hat sogar den Vorteil, dass Sie nicht mehr Energie als nötig in Ihre Mails investieren.

BNM – die BeNiMm-Regel im Umgang mit E-Mails

1. Blockweise bearbeiten – statt ständig zwischendurch.

2. Niemals am Vormittag E-Mails!

3. Maximal ein bis zwei Mal pro Tag E-Mails bearbeiten.

Eine Ausnahme von den hier beschriebenen Gewohnheiten gibt es: Nutzen Sie Reise- und Wartezeiten für Ihre E-Mails. Wenn Sie am Flughafen auf den Abflug warten oder in einem ICE sitzen, bietet es sich an, die Zeit zum Bearbeiten von E-Mails zu nutzen. Ob Sie dafür ein Ultrabook, ein Smartphone oder ein Tablet verwenden, ist Geschmackssache. Nutzen Sie das Exchange-Protokoll, um sämtliche Ordner auf allen Geräten zu synchronisieren. Mehr dazu am Schluss dieses Kapitels. Auch unterwegs gilt: Lassen Sie sich nicht ablenken! Checken Sie nicht in jeder Warteschlange E-Mails, sondern nur, wenn Sie genügend Zeit für einen Arbeitsblock haben.

Die Comicfigur „Alex“, mit der die Cartoonisten Charles Peattie und Russell Taylor die Marotten Londoner Banker aufs Korn nehmen, checkt in jedem Urlaub permanent E-Mails. Egal, ob vor der Rialtobrücke in Venedig oder am Südseestrand – stets ist Alex’ Aufmerksamkeit einzig und allein auf sein Smartphone gerichtet. So bekommt er kaum mit, dass er überhaupt im Urlaub ist. So weit haben es natürlich die wenigsten Führungskräfte kommen lassen. Aber mal ehrlich: Sind Sie im Urlaub wirklich „offline“? Und falls Sie doch Mails lesen sollten: Haben Sie sich bewusst dafür entscheiden?

Mein Trainerkollege Dirk Abels ist da konsequent: Keine E-Mails im Urlaub. Und siehe da – es geht! Wenn Sie während Urlaubs- und Auszeiten auf E-Mails verzichten, um den Erholungseffekt zu steigern, sollten Sie das rechtzeitig an andere kommunizieren. Dirk Abels ruft vor jedem Urlaub seine wichtigsten Kunden und Partner an, informiert sie über seine Urlaubszeit, fragt, ob es noch etwas Wichtiges zu besprechen gibt, und kündigt an, dass er während seiner Urlaubszeit nicht erreichbar sein wird. Perfekt!

Während des Urlaubs sollten Sie auf jeden Fall einen Autoresponder mit dem Datum Ihrer Rückkehr eingeschaltet haben. Die besten Autoresponder senden eine Benachrichtigung an jeden Empfänger nur ein Mal. Leider hängt es vom Provider ab, ob das möglich ist. Eine elegante Alternative – oder auch Ergänzung – zum Autoresponder besteht darin, einige Wochen vor dem Urlaub einen Hinweis auf Ihre Urlaubszeit in die Mailsignatur einzubauen. Die automatische Nachricht kommt für Ihre Kontakte dann nicht überraschend, sondern erinnert diese lediglich an Ihre Urlaubszeit.

Als ich selbst noch angestellter Manager war, hatte ich einmal einen Vorgesetzten, der auf jede seiner E-Mails eine prompte Antwort erwartete. Nachdem ich ihm zu verstehen gegeben hatte, dazu sei ich nicht bereit, sagte er: „Es kann doch nicht sein, dass Sie im Büro sitzen und nicht erreichbar sind!“ Daraufhin fragte ich ihn, ob er mich als Geschäftsführer eines Tochterunternehmens möchte oder als dessen bestbezahlter Servicemitarbeiter eingestellt hat. So kehrte Ruhe ein. Und ich konnte mich wieder auf meine wichtigen Aufgaben konzentrieren. Manchmal muss man seine Vorgesetzten, Kunden und Partner eben auch ein wenig „erziehen“.

TIPP:

Machen Sie einen „Termin mit sich selbst“, wenn Sie ungestört von E-Mails und Anrufen arbeiten möchten. Sie finden keinen ruhigen Ort? Dann reservieren Sie doch einfach einen Konferenzraum für sich allein!

Zu wenige Führungskräfte, die unter der E-Mail-Flut leiden, machen sich ausreichend bewusst, dass sie mit ihrem eigenen Verhalten das Verhalten ihrer Kommunikationspartner entscheidend beeinflussen. Dabei ist doch klar: Wenn Sie allen binnen einer Stunde antworten, werden Ihre Kunden, Mitarbeiter oder Partner das irgendwann wie selbstverständlich von Ihnen erwarten. Ein klassischer „Lerneffekt“. Umgekehrt werden sich Ihre Kommunikationspartner darauf einstellen, wenn sie wissen, dass Sie nur abends E-Mails beantworten. Viel überflüssiger Mailverkehr entsteht allein aufgrund der Erwartung, dass jemand sofort antwortet. Sobald Sie diese Erwartung nicht mehr bedienen, wird sich auch das Verhalten der anderen schrittweise verändern.

Ein solches „Erwartungsmanagement“ können Sie sogar durch die Art und Weise betreiben, wie Sie E-Mails formulieren. Wenn Sie auf „seitenlange“ E-Mails kurz und knapp antworten, vergeht den allermeisten Menschen die Lust, Ihnen in epischer Breite zu schreiben, und sie kommen schneller zum Punkt. Auch aussagekräftige Betreffzeilen, in denen wirklich steht, worum es geht – und nicht bloß „Termin“, „Projekt“ oder „Ihr Anruf“ –, wirken zumindest manchmal „ansteckend“. Schreiben Sie Ihre E-Mails an andere einfach so, wie Sie selbst E-Mails erhalten möchten. Möglicherweise werden Sie überrascht sein, welchen Resonanzeffekt Sie mit der Zeit erzielen.

Berechenbare Standards steigern generell Ihre persönliche Effizienz. Je mehr sinnvolle Regeln und Routinen Sie sich schaffen, desto müheloser werden Sie das tägliche Mail-Aufkommen am Ende bewältigen. Die wichtigste aller Routinen lautet: löschen, löschen und nochmals löschen. Die meisten meiner Seminarteilnehmer löschen viel zu wenig, sodass ihr Posteingang und ihre Ordner ständig verstopft sind. Beginnen Sie jede Bearbeitungsphase Ihrer E-Mails damit, alles zu löschen, was sofort gelöscht werden kann. Dazu zählen uninteressante Werbe-Mails, Danksagungen, Grüße, Glückwünsche, kurz: alles, was sich schon dadurch erledigt, dass Sie es zur Kenntnis nehmen.

Schauen Sie dann nach E-Mails, die Sie innerhalb von zwei Minuten fallabschließend bearbeiten und danach löschen können. Beispiel: Sie beantworten eine Terminanfrage positiv, tragen den Termin in Ihren Kalender ein und löschen anschließend sowohl die Anfrage als auch Ihre Antwort aus dem Ordner „Gesendet“. Gelöscht gehört auch jede ältere Version einer „Unterhaltung“. Eine Unterhaltung besteht aus E-Mails, die mit derselben Betreffzeile hin- und hergeschickt wurden, wobei der ältere Text unten zitiert ist. Sie benötigen stets nur die aktuellste Version einer Unterhaltung, da der Rest ja als Zitat enthalten ist.