Thorsten Jekel - Digital Working für Manager

Mein bester Rat für Sie lautet: Verwenden Sie auf sämtlichen Ebenen dasselbe Ablagesystem. Egal, ob in der Papierwelt oder in der digitalen Welt. Und bilden Sie dieses Ablagesystem auch in Ihrem E-Mail-Programm nach. Sie werden dann an drei Stellen identische „Ordner“ finden: Erstens ganz klassisch die Ablage auf dem Schreibtisch und den Leitz-Ordner im Büroschrank. Dann einen digitalen Ordner im Dateimanager Ihres Rechners, sprich: Windows Explorer oder Apple Finder. Schließlich einen weiteren Ordner in der Ordnerleiste Ihres E-Mail-Programms.

TIPP:

Lassen Sie sich am besten von einem Profi beraten, um an Ihrem Schreibtisch bzw. in Ihrem Büro ein optimales Ablagesystem zu schaffen. Diese Investition lohnt sich, denn am Ende werden Sie viel Zeit sparen.

Angenommen, in Ihrem Büro gibt es einen Leitz-Ordner „Anwälte“. Dort heften Sie oder Ihre Assistenz seit Jahren die Briefe und Faxe Ihrer Anwaltskanzlei ab. Erhalten Sie nun von der Kanzlei eine wichtige E-Mail, so verschieben Sie diese noch am selben Tag in einen Ordner in Microsoft Outlook oder Apple Mail, der ebenfalls „Anwälte“ heißt. Falls die E-Mail einen Dateianhang enthält, beispielsweise mit einem Vertragsentwurf, so speichern Sie diesen in einem digitalen Ordner auf Ihrer Festplatte oder einem Server, der wiederum „Anwälte“ benannt ist. So findet sich schließlich alles, was mit Ihren Anwälten zu tun hat, an drei identisch benannten Ablageorten.

Im Dateimanager sind Sie es wahrscheinlich längst gewohnt, mit Ordnern und Unterordnern zu arbeiten. Das machen Sie im Mailprogramm exakt genauso. So könnte zum Beispiel der Ordner „Interessenten“ die Unterordner „Aktiv“ und „Inaktiv“ enthalten. Die E-Mails von Interessenten, mit denen Sie lange keinen Kontakt mehr hatten, sind dann in einem anderen Ordner als die Nachrichten Ihrer aktiven Kontakte und rauben Ihnen nicht den Überblick. Das Schöne an der digitalen Welt ist ja, dass sich alles so einfach umbauen lässt. Wird ein Interessent reaktiviert, so kommt er sowohl im Mailprogramm als auch im Dateimanager wieder in den Unterordner für aktive Interessenten.

TIPP:

Die Basics des Zeit- und Office-Managements gelten auch digital. Lassen Sie sich von Autoren wie Brian Tracy, David Allen, Lothar J. Seiwert, Tiki Küstenmacher oder Jürgen Kurz inspirieren.

Wie Ihre Struktur am Ende aussieht, hängt stark von Ihrem Aufgabengebiet sowie Ihren persönlichen Vorlieben ab. Im Vertrieb werden Sie sich stark an Kunden und Kundenbeziehungen orientieren, im Projektmanagement mehr aufgabenbezogen sortieren. Wenn bestimmte Personen für Sie höchste Priorität haben – beispielsweise Ihr Vorgesetzter in der Linienorganisation oder Ihre wichtigsten Kunden –, dann können Sie für diese „VIP-Ordner“ einrichten. Ich selbst habe als oberste Ebene meiner Ablagestruktur die vier Lebensbereiche des LIFE-Prinzips (siehe Kasten) gewählt. Genauso gut können auch Sie die Wichtigkeit zum obersten Ordnungsprinzip machen. Dann sortieren Sie zum Beispiel jede eingehende E-Mail zunächst einmal nach „wichtig“ oder „nicht so wichtig“ oder „Info bzw. Werbung“.

LIFE – Vier Lebensbereiche als Ordnungsstruktur

Wenn Sie sowohl berufliche als auch private E-Mails in einem einzigen Mailprogramm verwalten, kann es sinnvoll sein, Ihre Mails nach Lebensbereichen zu sortieren. Ein Beispiel dafür ist das LIFE-Prinzip. LIFE steht für:

Lwie Leistung

Hierhin gehören alle E-Mails, die mit Ihrem Beruf, Ihren Finanzen und organisatorischen Themen zu tun haben.

Iwie Ich

Hierher gehört alles, was Ihnen persönlich wichtig ist und Sie in Balance hält: Fitness, Gesundheit, Sport, Kunst und Kultur usw.

Fwie Family & Friends

Hier sortieren Sie sämtliche E-Mails ein, die Sie mit Ihrer Familie und Ihrem Freundes- und Bekanntenkreis austauschen.

Ewie Entwicklung

Schließlich gibt es einen Ordner auf der obersten Ebene für Fortbildung, Publikationen, MBA oder Promotion, Fachlektüre usw.

Ich weiß, dass gerade ältere Führungskräfte sich mit dem Thema Ablagesystem manchmal quälen. Sie sind in einer Welt groß geworden, in der „Lochen und Heften“ Aufgabe der Assistenz war. Die Digitalisierung mit ihren personalisierten Endgeräten hat es jedoch mit sich gebracht, dass Führungskräfte – bis hin zu Topmanagern – mehr als früher direkt und persönlich kommunizieren. Doch wer selbst kommuniziert, muss auch selbst Ordnung halten! Nehmen Sie sich am besten etwas Zeit, sich mit Ihrer Assistenz auf ein Ordnungssystem zu einigen. Zum Thema „Zusammenspiel mit der Assistenz“ finden Sie in diesem Buch noch ein eigenes Kapitel.

Neulich las ich diesen Spruch: „Ordnung ist das halbe Leben – woraus mag die andere Hälfte bestehen?“ Ich verrate Ihnen die Antwort: Sie besteht aus positiven Gewohnheiten. Ein smartes Ordnungssystem ist die eine Hälfte im Kampf gegen die E-Mail-Flut. Die andere Hälfte besteht aus dem richtigen Umgang mit Mails. Führungskräfte sind auch nur Menschen, haben angenehme und weniger angenehme Aufgaben zu bewältigen und lassen sich auch schon mal ablenken. Leider erinnern viele Endgeräte an einen Flipperautomaten: Bei jeder neuen E-Mail oder Chat-Nachricht leuchtet, blinkt, gongt oder ploppt es.

Das Gerät verlangt nach Ihrer Aufmerksamkeit – und wenn Sie gerade in der Stimmung sind, geben Sie dem Impuls nach und schauen mal, wer Ihnen geschrieben hat. Ich kenne gestandene Manager, die ständig mit ihrem Smartphone „daddeln“. Die Folge ist der berüchtigte Sägezahn-Effekt: Mit jeder Ablenkung durch eine E-Mail bricht Ihre Konzentration ein. Es kann dann mehr als 20 Minuten dauern, bis Sie Ihre volle Konzentration wieder aufgebaut haben. Mit der nächsten Mail, die Sie anschauen, bricht die Konzentration dann erneut zusammen. Irgendwann sind Sie im „Facebook-Modus“, reagieren ständig auf eingehende Nachrichten und werden immer unkonzentrierter.

Wenn Sie den Sägezahn-Effekt vermeiden wollen, lautet die oberste Regel: Schluss mit der permanenten Aufmerksamkeit für E-Mails! Schalten Sie die Push-E-Mail-Funktion aus. Deaktivieren Sie sämtliche elektronischen „Helfer“, die E-Mails automatisch abrufen und mit Symbolen und Sounds darauf hinweisen. Statt automatisch über die Push-Funktion rufen Sie E-Mails in Zukunft ausschließlich manuell ab. Egal, ob auf dem Rechner, Tablet oder Smartphone: Sie bestimmen, wann E-Mails hereinkommen, und niemand sonst. Manche Führungskräfte atmen regelrecht auf, nachdem sie es endlich „geschafft“ haben, die Push-E-Mail-Funktion bei sämtlichen Geräten auszuschalten.

TIPP:

Die eingeschaltete Push-Funktion hat im Ausland einen weiteren Nachteil: Es entstehen hohe Roaming-Gebühren. Darum: Loggen Sie sich im Ausland erst in ein WLAN ein, bevor Sie Mails abrufen.

Als Nächstes fragen Sie sich: Wie oft erfordert es Ihr Job, dass Sie E-Mails bearbeiten? Ich behaupte: Für die allermeisten Führungskräfte ist ein Mal täglich vollkommen ausreichend. Bearbeiten Sie Ihre E-Mails ab sofort in einem täglichen Arbeitsblock statt ständig zwischendurch. Sollte das tatsächlich nicht ausreichen, dann planen Sie zwei E-Mail-Arbeitsblöcke pro Tag ein. Denken Sie aber auch darüber nach, ob es nicht genügen könnte, jeden zweiten Tag E-Mails zu beantworten.

Einige Führungskräfte können sich so etwas überhaupt nicht mehr vorstellen. Aber fragen Sie sich selbst einmal kritisch: Wie viele E-Mails erfordern wirklich Ihre Reaktion noch am selben Tag? Und wenn es wirklich einmal „brennt“ – werden Sie dann nicht zusätzlich angerufen oder persönlich benachrichtigt? Timothy Ferriss, Autor des Weltbestsellers „Die 4-Stunden-Woche“, checkt seine E-Mails sogar nur ein Mal pro Woche. In der übrigen Zeit aktiviert er einen Autoresponder. Das ist radikal – aber auch ein Denkanstoß. Wie oft mailen ist für Sie oft genug?