Thorsten Jekel - Digital Working für Manager

TIPP:

Bestellen Sie Newsletter ab, die Sie nie lesen. Seriöse Newsletter enthalten einen Link zum Abbestellen. Deaktivieren Sie auch automatische Benachrichtigungen von Xing, Facebook & Co.

Aber Achtung: Die aktuellste Version einer Unterhaltung ist immer diejenige, die Sie gerade selbst gesendet haben. Löschen Sie also die eingegangene Mail und legen Sie Ihre Antwort ab. Sobald Sie diese in einen Ordner verschieben, löschen Sie dort die ältere Version der Unterhaltung.

Diese E-Mails sollten Sie täglich löschen:

Kurze Benachrichtigungen, die der schnellen Information dienen (zum Beispiel Terminverschiebungen, Danksagungen, Empfangsbestätigungen)

Ältere Versionen von E-Mail-Unterhaltungen, wenn Sie deren aktuellen Stand gerade abgelegt haben

Überflüssige Kopien („CCs“), die für Sie nicht wichtig sind

Autoresponder-Nachrichten, Status-Updates (etwa von Amazon: „Ihre Bestellung wurde verschickt“), Geburtstagserinnerungen (etwa von Xing)

Newsletter, die Sie schnell gescannt haben; Werbung, die Sie nicht interessiert

Intuitiv neigen die meisten Menschen dazu, empfangene E-Mails wichtiger einzustufen als gesendete. Schließlich heftet man in der Papierwelt die eingegangene Post ab und – logischerweise – nicht die versendete. Bei Ihren E-Mails enthält jede gesendete Mail jedoch die Ursprungs-Mail als Zitat. Das ist zumindest die Standardeinstellung der Mailprogramme. Deshalb können Sie sich beim Archivieren auf den Ordner „Gesendete Objekte“ konzentrieren und die meisten eingegangenen E-Mails löschen. Eingegangene E-Mails archivieren Sie nur dann, wenn Sie nicht darauf geantwortet haben. Dateianhänge speichern Sie an einem geeigneten Ort in Ihrer regulären Ordnerstruktur, bevor Sie die E-Mail löschen. Es sei denn, Sie benötigen den Anhang nie wieder. Dann gehört er selbstverständlich gelöscht.

TIPP:

Beenden Sie die „CC-Manie“! Verschicken Sie nur Kopien, wenn unbedingt nötig. Legen Sie erhaltene Kopien in einem Ordner „CC“ ab – oder löschen Sie diese sofort.

Das Ziel sämtlichen Löschens und Archivierens: Jeden Abend sind Ihre Ordner „Posteingang“ und „Gesendete Objekte“ leer. Sie haben nämlich jede E-Mail entweder ungelesen gelöscht, bearbeitet und anschließend gelöscht oder an den richtigen Ort verschoben. Und jetzt mal ehrlich: Das fühlt sich doch richtig gut an! Sie verlassen Ihr digitales Postamt blitzsauber aufgeräumt. Übrigens: Wartezeiten am Flughafen sowie Bahn- oder Taxifahrten eignen sich nicht nur, um E-Mails zu lesen und zu beantworten, sondern auch, um alte und überflüssige Mails auszusortieren und zu löschen.

Was ist nun, wenn mit eingehenden E-Mails größere Aufgaben verbunden sind? Sie können dann nicht innerhalb von zwei Minuten alles erledigen und die Mail wieder löschen. Auch in diesem Fall lassen Sie die E-Mail nicht einfach im Posteingang liegen. Legen Sie einen To-do-Ordner für Aufgaben an, die Planung erfordern. Am besten richten Sie darin noch einmal Unterordner ein, und zwar absteigend nach Dringlichkeit. Also beispielsweise: „Heute“, „Diese Woche“, „Nächste Woche“, „Später“ und „Irgendwann“. Klar, dass Sie diese Ordner täglich sichten und bei Bedarf umsortieren. Was eine Woche später noch im Ordner „Nächste Woche“ liegt, gehört dann in „Diese Woche“ verschoben.

TIPP:

Firmenintern und an vertraute Kunden und Partner können Sie – nach Absprache! – „Morse-Mails“ schicken, die nur aus der Betreffzeile mit dem angehängten Kürzel „EOM“ (für „end of message“) bestehen. Sie lassen sich schnell erfassen und sofort wieder löschen.

Apropos Aufgaben: Ein amerikanisches Sprichwort lautet „Eat the Frog“. Das will heißen: Wer morgens nach dem Aufstehen als Erstes eine Kröte schluckt, hat das Schlimmste, was ihm an diesem Tag passieren konnte, schon hinter sich. Der Businessguru Brian Tracy leitet daraus die Regel ab: Beginne jeden Arbeitstag mit der schwierigsten und wichtigsten Aufgabe. Da Sie ja morgens keine neuen E-Mails abrufen, können Sie sich ungestört der unangenehmsten Aufgabe aus Ihrem To-do-Ordner widmen.

Ist E-Mail immer das richtige Medium?

E-Mail ist zu einem so selbstverständlichen Bestandteil des Geschäftslebens geworden, dass einige lieber 25-mal hin und her mailen als einmal zu telefonieren. Überlegen Sie lieber vor jeder E-Mail, die Sie schreiben, ob ein anderes Medium besser wäre.

Sich abzustimmen funktioniert immer noch am besten telefonisch. Schlagen Sie per E-Mail einen Telefontermin vor, statt hin und her zu mailen.

Für die jüngere Generation ist SMS keine Privatsache mehr – sondern eine Alternative für direkte und persönliche Nachrichten.

Immer mehr große Unternehmen nutzen interne Chats, Foren und Wikis.

Die Briefpost ist noch lange nicht tot: Stilvolle Grüße zum Geburtstag oder zu Jubiläen schreiben Sie am besten per Hand auf eine Karte statt per E-Mail. Alternativ rufen Sie an.

Auch wenn es banal klingt: Sollten Sie eine Person übermorgen persönlich treffen, müssen Sie ihr dann heute noch eine E-Mail schreiben?

Wenn Sie in einem größeren Unternehmen mit IT-Netzwerk arbeiten, dann kennen Sie wahrscheinlich Microsoft Exchange. Der Exchange Server sorgt – vereinfacht gesagt – dafür, dass alle Outlook-Daten bei sämtlichen Mitarbeitern up to date sind und jeder jederzeit auf das zugreifen kann, was er braucht. Wenn Sie für Ihre E-Mails kein Exchange, sondern den gebräuchlichen POP-Standard nutzen und häufig unterwegs vom Tablet oder Smartphone aus mailen, dann kennen Sie folgendes Problem: Ihre gesendeten Mails landen im Ordner „Gesendet“ des Endgeräts und sind auf dem Rechner am Schreibtisch nicht verfügbar. Eine gängige „Krücke“ ist hier die Blindkopie (BCC) an sich selbst – doch das steigert Ihr Mail-Aufkommen nur noch weiter.

TIPP:

Mit Kerio Connect existiert eine Exchange-Alternative für kleine und mittelständische Unternehmen. Infos unter www.kerio.com/connect

Die Lösung heißt: mit Exchange arbeiten. Microsoft Exchange ist ein für Drittanbieter offener Standard. Sie können mit Exchange Ihre E-Mails (und übrigen Outlook-Daten) auf allen Geräten synchronisieren. Bei größeren Unternehmen rechnet sich ein eigener Exchange-Server. Eine preiswerte Alternative ist ein Vertrag mit einem Service-Provider, wie Kerio, der Ihnen ein „gehostetes“ Exchange zur Verfügung stellt. Das kostet im Monat pro Nutzer unter 10 Euro. Mit einem Produkt wie Kerio Connect sind Ihre Ordner und E-Mails auf sämtlichen Geräten synchron – und das unabhängig vom Betriebssystem. Sie können Windows, Apple OS und iOS sowie Android in jeder beliebigen Kombination auf Ihren Geräten verwenden.