Thorsten Jekel - Digital Working für Manager

Das Buch besteht aus Kapiteln, die Sie entweder fortlaufend oder in beliebiger Reihenfolge lesen können. Fangen Sie ruhig mit dem Thema an, das Sie am meisten interessiert. Begleitend zum Buch habe ich für Sie unter der Webadresse www.jekelpartner.de/digitalworkingein kostenloses 14-Wochen-Programm für Smart Working zusammengestellt. Hier finden Sie noch mehr Tipps, Links und Downloads für Ihre Produktivität. Ich habe überall darauf geachtet, dass Nutzer unterschiedlicher Hard- und Software gleich gute Tipps und Empfehlungen bekommen. Sie werden also von diesem Buch unabhängig davon profitieren, ob Sie Microsoft oder Apple bevorzugen, mit iPhone und iPad arbeiten oder auf Android-Endgeräte eingeschworen sind.

Meine Software-Tipps dienen ohnehin mehr als Beispiele. Entscheidend sind die Lösungsansätze, die ich Ihnen präsentiere. Ab und zu finden Sie im Buch auch QR-Codes. Sie kennen diese quadratische Matrix aus schwarzen und weißen Punkten längst aus der Werbung. Scannen Sie diese Codes mit Ihrem Smartphone oder Tablet-Computer und Sie gelangen direkt zu weiterführenden Informationen über Lösungen und Produkte. Zudem verweist ein Index auf die entsprechende Webadresse – eine Zusammenstellung der Webadressen finden Sie im Anhang.

Nun wünsche ich Ihnen viel Spaß und Erfolg beim Durchstöbern meines Erfahrungsschatzes aus über 25 Jahren produktiven Umgangs mit neuen Technologien!

Ihr Digital Working-Experte

Thorsten Jekel

www.jekelpartner.de

Das Wichtigste im Überblick

Mit geeigneten Strukturen ist die E-Mail-Flut beherrschbar.

Selbstdisziplin und positive Gewohnheiten müssen hinzukommen.

Verhalten und Erwartungen der Absender lassen sich beeinflussen.

Eindeutige Standards machen das Bearbeiten von E-Mails schneller.

In vielen Fällen gibt es bessere Kommunikationswege als die E-Mail.

„Mein Zeitmanagement habe ich im Griff, aber die E-Mails killen mich.“ Diesen Satz hörte ich kürzlich von Lothar J. Seiwert, dem Zeitmanagement-Experten Nr. 1 in Deutschland. Ich bin sicher, dass der Bestsellerautor seine E-Mails weitaus besser beherrscht als die meisten Internetnutzer. Er spricht lediglich aus, was viele Führungskräfte denken: Es ist einfach zu viel geworden mit den E-Mails. Durch das permanente Mailen wird die Kommunikation langsamer statt schneller. Einmal habe ich von einem Manager bei Google gehört, der 148.000 E-Mails in seinem Outlook-Posteingang hatte: gelesene, ungelesene, CCs, BCCs, Newsletter, Autoresponder-Nachrichten – alles. Was für ein Wahnsinn!

In diesem Kapitel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie den E-Mail-Wahnsinn beenden. Das geht tatsächlich, selbst wenn Sie aktuell 50, 100 oder noch mehr E-Mails pro Tag erhalten. Allerdings müssen Sie dazu aktiv werden. Die Software-Industrie wird das Problem nicht für Sie lösen, trotz aller Fortschritte bei der Suchtechnologie. Und ich habe – leider – auch keinen Zaubercode, den Sie nur aus diesem Buch in Ihren Rechner kopieren müssten. Wenn Sie aber bereit sind, etwas Zeit zu investieren, um Ihre Strukturen zu optimieren, und dazu noch einige positive Gewohnheiten entwickeln, verspreche ich Ihnen, dass die Überlastung für Sie ein Ende haben wird. Mehr noch: dass Sie mit der E-Mail im Management-Alltag wieder Zeit sparen, statt sie zu vergeuden.

Im Papierzeitalter erkannte man das gut organisierte Büro an einem cleveren Ablagesystem – alles hatte seinen Platz. Wer immer fleißig ordnete, abheftete sowie die „Rundablage“ – den Papierkorb – fütterte, der behielt den Überblick. Jeden Abend war der Schreibtisch leer. Im digitalen Zeitalter ist das nicht wesentlich anders. Die Technik gibt Ihnen keine bestimmte Struktur vor, sondern Sie müssen Ihre eigene Struktur auf die Technik übertragen. Alle, die auf ihren Rechnern kein funktionierendes Ablagesystem installieren, werden immer den Eindruck haben, in E-Mails zu ertrinken. Sie werden auch selten auf Anhieb finden, wonach sie gerade suchen.

TIPP:

Nutzen Sie das kostenlose 14-Wochen-Programm für Smart Working. Infos unter www.jekelpartner.de/digitalworking

Ich halte überhaupt nichts von der Behauptung, dass immer intelligentere Suchinstrumente das Ordnen beziehungsweise Löschen von E-Mails auf absehbare Zeit überflüssig machen werden. Denn es werden ja nicht nur die Suchfunktionen immer besser, sondern auch die Datenmengen immer größer. Ein klassisches Katz-und-Maus-Spiel. Die Suchfunktion mag noch so „intelligent“ sein – wenn Sie 100.000 Nachrichten nach einem Dateianhang durchsuchen, der Ihnen vor Wochen von Ihrem Mitarbeiter gemailt worden ist, werden Sie mehr Suchtreffer erhalten, als Ihnen lieb ist.

Selbsttest: Wie gut haben Sie Ihre E-Mails im Griff?

Der folgende Test gibt Ihnen einen schnellen Überblick, wie gut Sie die wichtigsten Regeln im Umgang mit E-Mails bereits beherrschen. Zählen Sie einfach, bei wie vielen der folgenden zehn Aussagen Sie „Ja“ sagen. Am Ende des Kastens finden Sie die Auflösung.

1.Die Push-E-Mail-Funktion (Mailprogramm lädt automatisch neue E-Mails) ist bei meinem Rechner aktiviert.

2.Ich starte meinen Arbeitstag meistens mit dem Checken von E-Mails.

3.Mein Rechner gibt sofort einen Hinweis (Sound/Symbol), sobald eine neue E-Mail eintrifft.

4.Ich lösche meine E-Mails eher selten.

5.Die Ordnerstruktur meines Mailprogramms ist mehr zufällig gewachsen als durchdacht.

6.Mein Smartphone bzw. Tablet gibt sofort einen Hinweis, sobald eine neue E-Mail eintrifft.

7.Der Posteingang meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.

8.Ich bearbeite meine E-Mails immer mal wieder zwischendurch.

9.Die Push-E-Mail-Funktion ist bei meinem Smartphone bzw. Tablet aktiviert.

10.Der Ordner „Gesendete Objekte“ meines Mailprogramms enthält am Abend noch E-Mails.

Auflösung:

Zwei- bis dreimal „Ja“: Herzlichen Glückwunsch! Sie managen Ihre E-Mails bereits professionell. Vielleicht finden Sie in diesem Kapitel noch den einen oder anderen Tipp, um Ihren Umgang mit E-Mails zu optimieren.

Vier- bis sechsmal „Ja“: Willkommen im Club! Ihnen geht es wie den meisten Führungskräften. Im Umgang mit E-Mails haben Sie einige Ansätze bereits gut umgesetzt. Freuen Sie sich auf weitere Anregungen in diesem Kapitel.

Sieben- bis zehnmal „Ja“: Vorsicht Falle! E-Mails bremsen Sie oft eher, als dass sie Ihnen helfen. Möglicherweise haben Sie manchmal sogar den Eindruck, von E-Mails überflutet zu werden. In diesem Kapitel werden Sie sicherlich viele Anregungen finden, um mit E-Mails entspannter umzugehen.