Marco Gödde - Veranstaltungsorganisation

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Frage

Lösungsansatz, z.B.

- Welche kommunikativen Ziele stehen im Mittelpunkt?

- Gibt es bereits ein Motto, einen Claim oder ein Leitmotiv für die Veranstaltung?

- Sind bereits Locations in der Vorauswahl?

- Soll sich auch um die Anreise und Unterbringung der Gäste gekümmert werden?

- Ist die künstlerische und inhaltliche Ausgestaltung frei, welche konkreten Vorgaben gibt es?

- Wie hoch ist das Budget und welche Leistungen umfasst es im Detail?

- Gibt es aufgrund des jährlichen Zyklus bereits feste Dienstleister oder Partner, z.B. bei der Veranstaltungstechnik oder beim Catering?

- Welche Leistungen sollen die Agentur konkret übernehmen bzw. arrangieren?

- Ist die Agentur Generalunternehmer oder berechnen die Zulieferer direkt an den Auftraggeber (Verband)?

Anmerkung: Es empfiehlt sich, Wiederholungen zu vorherigen Antworten zu vermeiden.

2. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 10 Punkte)

Es sollen sechs Bestandteile eines Konzeptes angegeben werden. Zusätzlich soll der Bestandteil herausgestellt und begründet werden, der dafür ausschlaggebend sein könnte, dass unser Konzept sich durchsetzt.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe, bis zu 4 Punkte für die schlüssige Begründung

Lösungsansatz, z.B.

Ein Konzept, das als Grundlage für die Präsentation dient, kann folgendermaßen gegliedert

sein:

1. Deckblatt mit Inhaltsübersicht, eventuell auch Kurzvorstellung der Agentur

2. Ausgangslage

3. Zielgruppe

4. Aufgabe / (Kommunikations-)Ziel

5. Idee / Motto / Story / Leitmotiv

6. Strategie

7. Umsetzung / Programm (einzelne Maßnahmen)

8. Ablauf (inklusive Ablaufplan), ggf. Projektplan

9. Details (Location, Acts, Catering, Teilnehmermanagement)

10. ggf. Alternativen / Add-Ons

11. Budgetübersicht / Kalkulation

Bestimmender Bestandteil, z.B.:

Grobkalkulation:Hier ist ausschlaggebend, ob es der Agentur gelingt, mit ihrer Idee bereits in dieser frühen Budgetierungsphase im Kostenrahmen zu bleiben. Es sollte stets vermieden werden, die Kostengrenze z.B. aufgrund einer zu aufwendigen Inszenierungsidee zu überschreiten.

Story / Motto / Dramaturgie:Eine überzeugende Grundidee, die sich bestenfalls als roter Faden durch die Eventinszenierung zieht und sich in einem knackigen Motto oder in einem attraktiven Leitmotiv bündelt, ist eine gute Grundlage, um den Kunden zu überzeugen, unsere Konzeption auszuwählen.

Programm:Ein hochwertiger, stimmiger und den Kommunikationszielen entsprechender Programmablauf motiviert den Kunden dazu, uns den Zuschlag zu geben.

Locationauswahl:Das Anbieten eines exklusiven, passenden und attraktiven Veranstaltungsorts kann als gute positive Antwortgrundlage dienen.

3. Aufgabe (ca. 30 Minuten Bearbeitungszeit, 36 Punkte)

Frage 3.1 (15 von 36 Punkten)

Folgende Visualisierung des Projektablaufs wird vorgegeben:

Es sollen hierzu 15 wichtige Arbeitsschritte chronologisch aufgelistetwerden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 15 Eintragungen

Lösungsansatz, z.B.

Bis 15. Januar 2011 (Wettbewerbspräsentation)

- Briefing und Rebriefing

- Konzeption inkl. Kalkulation

- Programmplanung

- Konzeption inkl. Ressourcenrecherche (Lösungen, Kosten, Dienstleister und Lieferanten)

- Booklet und Handout erstellen und vorbereiten

- Präsentation inkl. erster Projekt- und Ablaufpläne

- Erstellung Angebot

- Option von Ressourcen/Lieferanten/Dienstleistern

Ende Januar bis Ende Februar 2011 (Phase nach Vertragsschluss, Feinkonzeption)

- Auftragsvergabe (Bestellung), Einsparpotentiale verhandeln, Auftragsbestätigung, Vertragsunterzeichnung

- Feinkalkulation

- Detailplanung inkl. sich konkretisierender Raum- und Ablaufplanung

- Vertragsabsprachen mit Locations, Künstlern, Referenten, Zulieferern

- Vorab-Begehung der Location

- Optionen absagen oder bestätigen

- Projektteam zusammenstellen, Projektplan erstellen

- Rück- und Absprachen mit dem Kunden

Bis Ende Juli 2011 (Planungsphase)

- Organisation/Produktion/Umsetzung inkl. Beauftragung der Lieferanten

- Fortlaufender Soll-Ist-Vergleich

- Einladungsszenario

- Erarbeitung des Beteiligten-Briefings (Produktionsriders)

Bis Anfang November 2011 (Organisationsphase)

- Regieplan erarbeiten

- Fortgeführte Absprachen mit Kunden und Dienstleistern

- Künstler- und Moderatorenbriefing

- Erstellen von audiovisuellen Elementen bzw. Einspielern

- Erstellen von Veranstaltungsmaterialien (Bühnenbild, Dekoration, Informationsunterlagen/Handouts)

Bis 1. Dezember (Vorbereitungsphase)

- Gesamtablaufbesprechung

- Vorbereitung Produktionsbesprechung, Kundenabnahme und Ablaufregie

- Proben

- Logistikvorbereitung

- Ggf. Aufbaubeginn

Frage 3.2 (9 von 36 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.2

Der Kunde sich nun für die X-Hall entschieden.

Datenblatt X-Hall

Es sollen fünf Punkte angegebenwerden, die bei einer Vorab-Begehung vor Ort abgestimmt werden müssen, davon sollen zwei ausführlich begründetwerden.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige von 5 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für jede richtige von 2 Begründungen

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Punkte können angegeben werden (5 auswählen und 2 begründen):

- Abgleich von Lage und Qualität der vorhandenen technischen Ausstattung mit den Technical Ridern der gebuchten Dienstleister und Künstler

- Verortung Backstage inkl. Lagerflächen von Kisten und logistischem Material

- Stromausstattung: Lage und Absicherungshöhe der Stromanschlüsse und Sicherungen

- Veranstaltungstechnik: Bühnenlage und -größe, Hallenakustik, Lichtausstattung sowie Bestuhlungsvarianten und Möbelausstattung, Sichtbehinderungen

- Anlieferungsbedingungen, Ladewege, Etagen, Treppen und Wege

Ausgewählte ausführliche Begründung, z.B.:

- Ein Abgleich von Lage und Qualität der vorhandenen technischen Ausstattung mit den Technical Ridern der gebuchten Dienstleister und Künstler ist nötig, um die Machbarkeit der Programmplanung zu analysieren und um herauszufinden, ob alles so umgesetzt werden kann, wie es geplant ist. Problemlösungen können gesucht und gefunden werden.

- Ein genaues Ausloten der Anlieferungsbedingungen und konkretes Begehen und Planen von Ladewegen speziell unter der Berücksichtigung von Schwellen, Stufen bzw. Treppen und engen Durchgängen ist hilfreich, um einen schnellen und reibungslosen Auf- und Abbau zu garantieren.

Frage 3.3 (12 von 36 Punkten)

Zusätzliche Angaben zu Aufgabe 3.3

Folgender Grundriss der X-Hall liegt Ihnen vor:

Auf der Basis dieses Plans wurde unter Einbringung der Kundenwünsche folgender Bestuhlungsplan entworfen: