Marco Gödde - Veranstaltungsorganisation

Es lohnt sich immer, schön zu schreiben und überlegt zu antworten!

Der korrigierende Prüfer freut sich über eine professionelle Leistung mehr als über chaotisches Geschmiere!

Dazu ruhig das bereitgestellte Papier zum Vorschreiben nutzen. Dabei allerdings den Zeitdruck beachten!

Gezielt Fachworte streuen, allerdings nur, wenn Du auch genau weißt, was sie bedeuten!

Strategien für die Beantwortung der ungebundenen Fragen:

Das IHK-100-Punkte-System

Der IHK-Notenschlüssel:

Und los geht’s…

Das Musterunternehmen

Die Prüfung wird grundsätzlich aus der Perspektive einer virtuellen Full-Service-Eventagentur abgefragt:

Name, Geschäftssitz:Juniversal-Event GmbH, Unter den Eichen 69, 10987 Berlin, Handelsregister: Amtsgericht Berlin HR A 93705, Telefon: 030/1234567, Telefax: 030/1234568, GF: Martha Hardt

Unternehmensgegenstand:Planung und Durchführung von Messen, Kongressen, Konzert- und Eventveranstaltungen sowie Künstlervermittlung

Mitarbeiter:25 Festangestellte, 10 freie Mitarbeiter, 5 Auszubildende

Abteilungen:Geschäftsleitung, Sekretariat, Projektabteilungen, Rechnungswesen/Controlling, Personal/Verwaltung

IHK-Abschlussprüfung Sommer 2010 (Veranstaltungsorganisation 1.1

Synopsis:

In der Original-IHK-Aufgabe geht es um die Juniversal-Event GmbH, die eine Ausschreibung eines international agierenden Haushaltsgerätherstellers für einen Unternehmensauftritt auf der Internationalen Funkausstellung in Berlin 2010 (IFA) erhalten hat. Der global agierende Kunde stellt u. a. die sogenannte weiße Ware her (d. h. Küchen- und Badezimmergeräte), hat mehr als 15.000 Mitarbeiter und einen Gesamtumsatz von fast drei Milliarden Euro.

Rahmeninformationen zur IFA:

Bei der jährlich stattfindenden Verbraucherausstellung IFA Berlin handelt es sich um eine Veranstaltung, die sowohl Endverbraucher (B2C) als auch Firmenkunden (B2B) anspricht. Sie lässt sich in die Ausstellungsbereiche Home Entertainment, Audio Entertainment, Home Appliance, My Media und Communication und Technology & Components einteilen. Die letzte von der FKM (Gesellschaft zur freiwilligen Kontrolle von Messe- und Ausstellungszahlen) geprüfte IFA Berlin verzeichnete 2008 eine Bestellsumme von über 3 Mrd. € bei 122.000 m² vermieteter Ausstellungsfläche mit 1.245 Ausstellern, davon 803 aus 63 Ländern.

Es wurden insgesamt 215.000 Teilnehmer gezählt, davon 104.000 Fachbesucher. Ein Eckstand kostete 158,50 € pro m². Wie in jedem Jahr findet die IFA Berlin Anfang September an sechs Tagen auf dem Messegelände Berlin statt.

Informationen zur Ausschreibung:

Das Gesamtbudget für den Auftritt des Kunden als Aussteller beträgt 500.000,00 €, davon sind 60.000,00 € verplant für die Standmiete, 20.000,00 € für die Standarchitektur, sowie 300.000,00 € für den Standbau bzw. die Standgestaltung.

Bei der Standplanung soll neben Firmenkundenbereichen auch eine Endverbraucheransprache verortet werden; darüber hinaus soll der Stand offen gestaltet sein.

Beteiligungsziele:

Im Fokus steht die Präsentation des aktuellen umweltfreundlichen Produktportfolios, vor allem derjenigen preisgekrönten Geräte, die jüngst den „Red Dot Award“ erhielten.

Stammkunden sollen dabei ebenso wie neue Kunden angesprochen und gewonnen werden, sowohl Fachhändler als auch Privatkunden. Die angestrebte Bestellsumme (das Ordervolumen) liegt bei 2,3 Millionen Euro.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen, Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, Nachbereitung von Veranstaltungen, Rechtliche Rahmenbedingungen

Die Juniversal Event GmbH nimmt an der Ausschreibung teil. Dafür werden weitere Informationen vom potentiellen Kunden benötigt.

Frage 1.1 (10 von 40 Punkten

Es sollen zehn Inhalteeines Briefings genanntwerden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 10 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

Folgende Inhalte können genannt werden (zehn davon nennen):

- Unternehmensrelevante Daten, wie z. B. Marktstärke Wirtschaftsbereich, Mitarbeiterzahl, Unternehmensausrichtung, Zielgruppen, Corporate Identity / Corporate Design, Kommunikationsziele

- Messerelevante Daten, wie z. B. Budgethöhe, Messebeschreibung, Messebeteiligungsziele, bisherige Erfahrungen und Auftritte, Lage der Halle und des Standes

- Inhaltsrelevante Daten, wie z. B. Exponatauswahl, technische Bedingungen und Vorstellungen, Bühnenprogrammideen, Anregungen und Wünsche von Kundenseite

- Standrelevante Daten, wie z. B. Messestandelemente, Art und Aufteilung des Standes, Größe des Standes, Standfunktion, Personalausstattung

- Rahmenbedingungen, wie z. B. Unterbringung, Anreise, Logistik vor Ort

Frage 1.2 (6 von 40 Punkten)

Das Briefing liegt nun vor. Es sollen dreiwichtige Aspekte für die Planung der Aufteilung des Messestandfläche aufgezeigt und begründetwerden. Dabei sollte vor allem beachtet werden, dass man sowohl Endkunden als auch Firmenkunden erreichen möchte.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

Frage 1.3 (12 von 40 Punkten)

Zusätzliche Angaben Aufgabe 1.3

Nun soll ein knapp über 500 m² großer, quadratischer Eckstand inszeniert werden (22,5 x 22,5 m²). Dafür soll eine sinnvolle Flächenaufteilung in passende Funktionsbereiche konzipiert und visualisiert werden. Mindestens gefordert werden die folgenden Vorgaben:

- Fläche für Ausstellungsstücke (Induktions-Elektroherd, Geschirrspüler, Waschmaschinen, Trockner etc.)

- Veranstaltungsbereich

- Meetingräume

- Empfangscounter

- Lager

Es soll eine skizzenhafte Aufrisszeichnungmit Legendenangaben erstelltwerden.

Bis zu 12 Punkte für die schlüssige Zeichnung (Details bewerten)

Lösungsansatz

Kriterien zur Bewertung:

- Mindestanforderungen berücksichtigt?

- Klare Trennung der Bereiche?

- Richtige Bezeichnungen?

- Standmaße realitätsnah?

Mögliche Zeichnung Messestand:

Frage 1.4 (4 von 40 Punkten)

Es soll erklärtwerden, wie sich auf eine Präsentation beim Auftraggeber vor Ort vorbereitet wird.

Bis zu 4 Punkte für vier richtige Erläuterungen

Lösungsansatz

Um eine erfolgreiche Präsentation beim Auftraggeber erfolgreich durchzuführen, ist die Berücksichtigung der folgenden Aspekte hilfreich:

- Rechtzeitige Klärung der örtlichen Gegebenheiten

- Ausführliches Rückbriefing mit dem Kunden

- Zielorientiertes Vorbereitungsgespräch zur Konzeptpräsentation

- Gutes Vorbereiten und Trainieren des Vortrags