Marco Gödde - Veranstaltungsorganisation

(3 Risiken auswählen und Beschränkung erläutern)

5. Aufgabe (ca. 10 Minuten Bearbeitungszeit, 9 Punkte)

Frage 5 (14 von 14 Punkten)

Es sollen sechs Punktefür die Planung und Vorbereitung einer vorangehenden Pressekonferenz genanntund dreidavon ausführlich begründetwerden.

Je bis zu 1,5 Punkte für die richtige von 6 Nennungen, je bis zu 2 Punkte für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

(6 Punkte nennen und 3 davon erläutern)

6. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 4 Punkte)

Frage 6.1 (2 von 4 Punkten)

Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmenfür die Unfallverhütung genanntwerden, wenn im Stand ein 30 cm hohes Podest eingebaut ist, das sich nicht erkennbar vom Untergrund ab.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung

Lösungsansatz

Signalband, Rampe/Treppe

Frage 6.2 (2 von 4 Punkten)

Es sollen zwei konkrete Präventionsmaßnahmenfür die Absicherung ausgestellter hochwertiger Haushaltsgeräte genanntwerden

Je bis zu 1 Punkt für die richtige Nennung

Lösungsansatz

Diebstahlsicherung, geschultes Bedienpersonal, Abstandsmaßnahmen, Bewachungspersonal

7. Aufgabe (ca. 5 Minuten Bearbeitungszeit, 8 Punkte)

Frage 7.1 (6 von 8 Punkten)

Es sollen drei Vorschlägefür die Messeerfolgsmessung genanntund ihre Durchführung erläutertwerden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Nennungen, je bis zu 1 Punkt für die richtige von 3 Begründungen

Lösungsansatz

- Besucherzählung und –dokumentation durch dafür abgestellte Mitarbeiter

- Besucherbefragung und Feedback-Dokumentation sowie –Auswertung durch Marktforschungsinstitut

- Dokumentierter Messe-Lead-Prozess mit Follow-Up-Szenario durch Standbesatzung und Vertriebsmannschaft

- Dokumentation der Kontakte und Vertragsabschlüsse sowie des Ordervolumens durch die Standleitung

- Analyse des Geräteverkaufs im Nachmesse-Zeitraum durch Vertriebsabteilung

Frage 7.2 (2 von 8 Punkten)

Es sollen zwei Möglichkeitengenannt werden, in welcher Form die Zielerreichung dem Auftraggeber dokumentiert werden kann.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 2 Nennungen

Lösungsansatz, z.B.

- Diagramme und aufstellende Abbildungen

- Zitierte Kundenaussagen

- Fotobericht, Videodokumentation

IHK-Abschlussprüfung Winter 2010/11 (Veranstaltungsorganisation 1.1)

Synopsis:

Die Juniversal-Event GmbH gehört seit drei Jahren einem Branchenverband an. Dieser plant für den Nikolaustag im nächsten Jahr (6. Dezember 2011) die jährlich stattfindende Verbandsgala in Hamburg, bei der ausgesuchte Business-Event-Konzepte des Vorjahres ausgezeichnet werden, die von Mitgliedsunternehmen in die Realität umgesetzt wurden. Eingeladen werden sollen zu dieser ausgelassenen Feier in der Regel bis zu 300 Besucher aus der Agenturenszene, von Zulieferern und aus der Fachpresse.

Die Ausrichtung wird im November 2010 verbandsintern als bezahlte Wettbewerbspräsentation (Pitch) an drei Mitgliedsagenturen ausgeschrieben. Als Projektmanagerin arbeiten Sie bei der Juniversal und sollen das Konzept für die Pitch-Präsentation zum 15. Januar 2011 vorbereiten. Hierbei treten noch zwei weitere Agenturen aus Köln und Hamburg an.

(Anmerkung des Autors: Realitätsnahe Vorlage für diesen IHK-Sachverhalt ist der damals noch existierende Verband FME – Forum Marketing Eventagenturen. Dieser richtete jährlich den EVA – Eventaward aus; hier wurden in verschiedenen Kategorien ausgewählte Eventmarketing-Konzeptionen von Mitgliedern prämiert. Tatsächlich wurde jedes Jahr ein interner Pitch ausgeschrieben und die jeweilige Gewinneragentur organsierte dann den entsprechenden Award.)

Das Kurzbriefing

Datum:6.12.2011, ab 19 h

Teilnehmerzahl:ca. 300 Besucher

Ort:Hamburg, in angesagter Location

Programmwünsche:Moderatoren-Duo, Impulsvortrag durch Key-Note-Speaker, Preisverleihung in fünf Bereichen, Networking-Possibilities, kurze Künstlergigs, Cateringbuffet, fette Party am Schluss

Die ausgeschriebene Gala soll bereits zum zehnten Mal stattfinden.

Themenzuordnung lt. IHK-Stoffkatalog: Dienstleistungen , Planung und Organisation von Veranstaltungen, Durchführung von Veranstaltungen, rechtliche Rahmenbedingungen, Nachbereitung von Veranstaltungen

1. Aufgabe (ca. 20 Minuten Bearbeitungszeit, 18 Punkte)

Frage 1.1 (6 von 18 Punkten)

Im Rahmen des Rückbriefings sollen sechs Charaktermerkmalemöglicher Gäste genanntwerden.

Je bis zu 1 Punkt für die richtige von 6 Nennungen

Lösungsansatz

(Der Prüfer fragt hier eher allgemeine Zielgruppenmerkmale für diese Veranstaltung ab. Folgende Merkmale können genannt werden - sechs davon, ggf. strukturiert, nennen ):

- Persönliche Merkmale: Lebensalter, Staatsangehörigkeit, Geschlecht, Religion

- Gesellschaftliche Merkmale: Milieu, Status, Bildungsstand

- Berufliche Merkmale: Branche, Funktion im Unternehmen, Eventbezug, Spezialisierung

Frage 1.2 (4 von 18 Punkten)

Es sollen zwei potenzielle Zielefür das Event aufgeschriebenwerden, die der „SMART“-Formel entsprechen.

Je bis zu 2 Punkte für die richtige von 2 Formulierungen

Lösungsansatz

SMART-Formel= Ziele sollen zu Projektbeginn spezifisch, messbar, angemessen, realistisch bzw. relevant und terminiert formuliert werden, dann im Rahmen des Projektmanagements laufend überprüft und anschließend nachbereitet werden.

Eine mögliche Lösung:

Spezifische Zielformulierung:Neben möglichst allen Mitgliedsagenturen sollen auch Entscheider von großen Kundenunternehmen sowie die relevante Fachpresse teilnehmen.

Messbare Ziele:Es sollen über 300 Teilnehmer angemeldet sein, von denen auch über 280 tatsächlich anwesend sind; selbst um Mitternacht sollen noch über 200 Besucher mitfeiern.

Angemessenes(erreichbares) Ziel: Als Top-Act soll ein angesagter deutscher Popstar auftreten.

Realistisches/relevantes Ziel:Das vorgegebene Budget soll nicht überschritten werden.

Terminierung:Ein Projektplan mit Meilensteinen wird erstellt, laufend aktualisiert und eingehalten.

Frage 1.3 (3 von 18 Punkten)

Es sollen drei Ausprägungen angegebenwerden, die internationale Gäste betreffen.

Je bis zu 1 Punkt für jede richtige Angabe

Lösungsansatz, z.B.

- Bestimmte kulturelle Verhaltensweisen

- Besonderheiten beim Catering (Berücksichtigung lokaler und ggf. religiös bedingter Essgewohnheiten)

- Evtl. Dolmetschen oder Simultanübersetzung von Programmpunkten

- Lange Anreise, Anforderungen an die Unterbringung, Organisation von Transfers, ggf. Berücksichtigung der potenziellen Zeitverschiebung

Frage 1.4 (5 von 18 Punkten)

Es sollen fünf Fragen gestelltwerden, die nach dem jetzigen Stand des Briefings noch offen, aber dennoch wichtig für das Konzept sind.