Martin Weber - 5 vor Geschäftsvorfälle erfassen und zu Abschlüssen führen

Im Inventar müssen neben der vorhandenen Menge eine eindeutige Bezeichnung des Artikels, die verwendete Maßeinheit, der Einzelwert der jeweiligen Warengruppe und der Gesamtwert aller Warengruppen enthalten sein.

§ 246 Abs. 1 HGB schreibt vor, dass der Kaufmann seine Vermögensgegenstände und Schulden zu erfassen hat. Hinsichtlich der Zurechnung ist die wirtschaftliche Betrachtungsweise entscheidend. Dies bedeutet, dass im Inventar ggf. nicht alle dem Kaufmann nach § 903 BGB gehörenden Vermögensgegenstände aufzunehmen, andererseits aber ihm zivilrechtlich nicht gehörende Vermögensgegenstände zu berücksichtigen sind.

25 Begriffe Handelsbücher und Belege:

Handelsbücher

Der Franziskanermönch Luca Pacioli (Lucas de Burgo) verfasste um 1500 die erste Publikation zur doppelten Buchführung. Hierin beschrieb er das noch heute gebräuchliche System mit

Grundbuch:Das Grundbuch, auch Journal genannt, beinhaltet alle Buchungen in ihrer zeitlichen Abfolge. Das Kassenbuch gilt auch als Grundbuch, da es die baren Geschäftsvorfälle in chronologischer Abfolge enthält.

Hauptbuch:Das Hauptbuch enthält entsprechend dem Kontenplan des Unternehmens sämtliche Konten der Finanzbuchhaltung. Es ist Grundlage für die Schlussbilanz und die Gewinn- und Verlustrechnung eines Geschäftsjahres.

Nebenbücher:Die Informationen, die das Hauptbuch enthält, werden oftmals in Hilfs- und Nebenbüchern ergänzt. Beispiele für Nebenbücher sind Anlagenbücher, Lagerbücher, das Kontokorrentbuch (auch Geschäftsfreundebuch genannt), die Lohnbuchhaltung sowie Wechselbücher.

Beleg

Im Rechnungswesen ist ein Beleg ein Dokument, das alle wesentlichen Daten eines Geschäftsvorfalls enthält. Es gilt der Grundsatz:

„Keine Buchung ohne Beleg.“

Belege können sowohl als Fremdbelege (z. B. Eingangsrechnungen, Quittungen über geleistete Barzahlungen, Handelsbriefe und Steuerbescheide) als auch als Eigenbelege (z. B. Ausgangsrechnungen, Quittungen über erhaltene Barzahlungen, Entnahmebelege in der Warenwirtschaft oder Buchungsbelege) vorhanden sein.

26 Bilanz- und Ergebnisrechnung als Resultat der Buchführung:

Bilanz

Um die Übersicht über das Vermögen zu behalten, wird eine Bilanz aufgestellt. Sie stellt die Besitzposten den Schulden gegenüber und weist als Unterschiedsbetrag das Eigenkapital aus. Auf der linken Seite der Bilanz (Aktiva) werden die Besitzposten und auf der rechten Seite die Schuldposten (Passiva) ausgewiesen. Überwiegen die Besitzposten, wird auf der rechten Seite als Differenzposten das Eigenkapital ausgewiesen. Im Gegensatz zum Inventar enthält die Bilanz keine Angaben mehr über Mengen, Einzelbezeichnungen und Einzelpreise.

Darüber hinaus weist die Bilanz einige Sonderpositionen aus, die entweder der periodengerechten Gewinnermittlung (z. B. Rechnungsabgrenzungsposten) dienen oder aus besonderen Bilanzierungsgrundsätzen (z. B. Wertberichtigungen) resultieren.

Das Ergebnis des wirtschaftlichen Handelns wird in der Gewinn- und Verlustrechnung abgebildet. Hier werden die Aufwendungen den Erträgen der jeweiligen Periode gegenübergestellt.

27 Merkmale eines Beleges:

Beleg-Mindestangaben

Wie unter Tz. 25 dargestellt können Belege sowohl in Form von Fremdbelegen als auch in Form von Eigenbelegen vorliegen. Ein Beleg sollte mindestens folgende Informationen enthalten:

Bezeichnung des ausstellenden Unternehmens

Art des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Dienstleistung)

Datum des Vorgangs (z. B. Lieferung oder Materialentnahme)

Beträge (z. B. Einzelpreis, Gesamtsumme, Mehrwertsteuer, Preisnachlässe)

Unterschrift des Belegerstellers

Unterschrift des Mitarbeiters, der die Buchungsanweisung veranlasst hat

Kontierung

Datum der Erfassung in der Buchhaltung

Bei Fremdbelegen sollte zusätzlich gewährleistet sein, dass die nach § 14 UStG erforderlichen Angaben vorhanden sind.

28 Belegfluss im Unternehmen:

Belegfluss

Der Belegfluss ist eine Abbildung der im System aufeinander folgenden Belege, die direkt zu einem Geschäftsvorgang gehören. Die einzelnen Belege bilden hierbei Belegketten. So kann sich im Vertriebsbereich folgende Belegkette ergeben:

29 Belegarchivierung:

Archivierung

Buchhaltungsbelege sind grundsätzlich zehn Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 HGB bzw. § 147 Abs. 1 AO). Der Buchführungspflichtige hat zu gewährleisten, dass die gespeicherten Buchungen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können. Er muss die dafür erforderlichen Daten, Programme sowie Maschinenzeiten und sonstigen Hilfsmittel, z. B. Personal, Bildschirme, Lesegeräte, bereitstellen. Auf Verlangen eines berechtigten Dritten (z. B. Finanzbehörde, Abschlussprüfer) hat er in angemessener Zeit die gespeicherten Buchungen lesbar zu machen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen vorzulegen und auf Anforderung ohne Hilfsmittel lesbare Reproduktionen beizubringen (Rn. 8.0 der Anlage zum BMF-Schreiben vom 7. 11. 1995, BStBl 1995 I S. 738).30

doppelte Buchführung

Die Buchführungsverfahren werden in die einfache und die doppelte Buchführung unterteilt. Nachfolgend sind die entscheidenden Merkmale beider Verfahren dargestellt:

Lediglich die doppelte Buchführung erfüllt sämtliche Voraussetzungen einer handels- und steuerrechtlich ordnungsgemäßen Buchführung.