Dr. Lothar Semper - Die Handwerker-Fibel, Band 3

> Einsatz von Anti-Viren-Software

> schriftliche Verpflichtungserklärungen der Mitarbeiter, keine externe Software einzuspielen

> Verwendung lizenzierter Software

> regelmäßige Datensicherungen.

Drahtlose Computernetze (WLAN) ermöglichen in vielen Unternehmen die kabelfreie Vernetzung und den Zugang ins Internet. Auch in öffentlichen Einrichtungen ist es möglich, unter bestimmten Voraussetzungen im Internet zu surfen. Die mobile Computernutzung bedeutet jedoch gleichzeitig ein erhöhtes Sicherheitsrisiko. Ohne ausreichende Verschlüsselung können Dritte unter Umständen Informationen empfangen, aufzeichnen oder manipulieren.

Software

Die Software besteht zum einen aus dem Betriebssystem, das zum Betrieb des PCs notwendig ist, und zum anderen aus den Anwendungsprogrammen.

Windows

Zu den bekannten Betriebssystemen zählen die verschiedenen Varianten von Windows, Unix/Linux und MacOS; für Tablet-Computer auch Android.

Die Anwendungssoftware dient der Lösung betriebswirtschaftlicher und technischer Probleme. Dabei ist zu unterscheiden zwischen

> Standardprogrammen,

> Branchenlösungen und

> Individualprogrammen.

Standardprogramme eignen sich insoweit, als sich die Anwendungsfälle in den einzelnen betrieblichen Teilbereichen ähnlich sind (Basisaufgaben). Viele Software-Hersteller bieten heute umfangreiche „Anwendungssoftware-Pakete“ an, im Rahmen derer einzelne Anwendungsbereiche integriert und aufeinander abgestimmt sind.

Als häufigstes Software-Paket ist hier Microsoft Office zu nennen.

Auf Individual- oder Branchenlösungen kann zurückgegriffen werden, wenn betriebliche oder branchenmäßige Besonderheiten vorliegen, die im Rahmen von Standardprogrammen nicht berücksichtigt und gelöst werden können, sondern maßgeschneiderte Programme erfordern.

Branchenlösungen

Für viele Handwerkszweige wurden bereits Branchenlösungen erarbeitet. Standardsoftware weist in der Regel gegenüber Branchen- oder Individuallösungen Kostenvorteile auf.

Besonders erwähnenswert sind die unterschiedlichen Software-Programme, die für die Datensicherung verantwortlich sein können. Diese können so konfiguriert werden, dass sie zu bestimmten Zeitpunkten automatisch die vorhandenen Daten auf ein separates Speichermedium sichern (Back-up).

Einführung eines IT-Systems im Handwerksbetrieb

Der Entscheidung über den IT-Einsatz sollte in jedem Fall eine sorgfältige Problem- und Wirtschaftlichkeitsanalyse vorausgehen. Sie enthält folgende Punkte:

Information

> Allgemeine Information

–Fachzeitschriften und Internetrecherche

–Besuch von Messen, Vorträgen, Seminaren und anderen Infoveranstaltungen

–Unternehmensberater

–Berufsorganisationen.

Datenmengengerüst

> Analyse des Ist-Zustandes

–Erfassung des betrieblichen Datenmengengerüstes (z. B. Mitarbeiterzahl, Lohnarten, Kundenzahl, Lieferantenzahl, Sachkontenzahl, monatliche Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Anzahl der Buchungen, Anzahl der Angebote, Lagerartikel, monatliche Lagerzu- und -abgänge, Kostenstellen u. a.)

–Erfassung der Arbeitsabläufe

–Ermittlung von Schwachstellen im Betrieb.

Pflichtenheft

> Entwurf einer Soll-Konzeption

–Abfassung eines Pflichtenheftes (Zweck der IT-Einführung, Anwendungsbereiche, Form und Inhalt der angestrebten Ergebnisse, Anforderungen an die Hardware, Anforderungen an das Betriebssystem, Anforderungen an die Anwendersoftware, künftige Datenmengen, Ausbaufähigkeit, Nebenbedingungen).

Angebote

> Ausschreibung

–Einholung von Angeboten bei den infrage kommenden IT-Anbietern auf der Grundlage des Pflichtenheftes

–Vorführung einzelner IT-Systeme

–Einholung von Referenzen.

Einmalige und laufende Kosten

> Prüfung der Angebote/Kosten-Nutzen-Abwägung/Systementscheidung

–Kosten für Hardware einschließlich Lieferung und Installation sowie Software, Zubehör, Schulung, eventuell Programmanpassungen usw.

–laufende Kosten (z. B. Personalkosten, Verbrauchsmaterial)

–direkt bewertbare Einsparungen durch die IT (Rationalisierungseffekte)

–nicht direkt bewertbarer IT-Nutzen (z. B. Informationsverbesserung, schnellere Angebotsabgaben, Verbesserung der Materialdisposition, schnellere Rechnungsstellung, Entscheidungen auf der Basis besserer betrieblicher Daten)

–Vorhandensein geeigneter Anwendersoftware

–Wartung und Service, Programmpflege

–Qualität der Bedienungsunterlagen, Unterstützung bei Einarbeitung und Schulung

–Kompatibilität mit anderen Anlagen, Ausbaufähigkeit des Systems

–Benutzerfreundlichkeit

–Vertragsgestaltung (z. B. Liefertermin, Garantie, Zahlungsvereinbarungen, Zusicherung der im Pflichtenheft dargestellten Anforderungen, Rücktrittsmöglichkeit).

Organisation

> Organisatorische Vorbereitung

–geeignete Räumlichkeiten

–personelle Voraussetzungen (Einführungsschulungen)

–sachliche Voraussetzungen (Beleggestaltung, Stammdatenerfassung u. Ä.)

–Information der Mitarbeiter.

Installation

> Installation

–Testläufe

–Dokumentation von Anlaufschwierigkeiten

–Umsetzung.

Im Zusammenhang mit der Finanzierung eines IT-Systems stellt sich oft die Frage, ob es gekauft oder geleast werden soll.

Für diese Entscheidung sind vor allem folgende Faktoren von Bedeutung:

> Kapitalverfügbarkeit

> Liquiditätsbelastung

> steuerliche Wirkung.

Lebensdauer

Ferner muss bedacht werden, dass IT-Systeme in der Regel sehr schnell veralten und damit in der Regel keinen Wiederverkaufswert besitzen. Man geht heute gerade noch von einer technologischen Lebensdauer von etwa 3 Jahren aus.

Ein Leasingvertrag bietet demgegenüber feste Laufzeiten sowie die Möglichkeit zur ständigen Systemerweiterung bzw. -erneuerung.

Wartungsverträge

Mit Leasingverträgen sind allerdings oftmals auch kostensteigernde Wartungsverträge verbunden. Die Wahl zwischen Leasing und Kauf besteht jedoch nicht generell. Im Billigbereich werden kaum Leasingverträge angeboten.

Im Folgenden sind die verschiedenen Stufen zur Einführung der IT im Handwerksbetrieb zusammengefasst.

Anwendungsbereiche der IT im Handwerksbetrieb

Die IT kann sowohl

> im Büro,

> in der Werkstatt als auch

> als Instrument der Rationalisierung

eingesetzt werden.

kaufmännische Verwaltung

Mögliche Anwendungsbereiche auf dem Gebiet der kaufmännischen Verwaltung, also im Büro, sind unter anderem:

> Angebotserstellung, Kalkulation

> Auftragsbearbeitung

> Projektplanung, Projektüberwachung

> Fakturierung (Rechnungsausstellung, Verbuchung der Eingänge, Mahnwesen)

> Führung von Kunden-, Lieferanten-, Auftrags- und Bestelldateien

> Lohn- und Gehaltsabrechnung

> Textverarbeitung und Schriftverkehr

> Anlagen- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss, Kennzahlenauswertung, Betriebsvergleiche, Controlling, Liquiditätsplanung

> Steuervoranmeldungen

> Datenarchivierung

> Kommunikation (z. B. Onlinedienste, Internet etc.)

> Abwicklung des Zahlungsverkehrs.

Technische Verwaltung

Im Rahmen der technischen Verwaltung lassen sich durchführen:

> technische Berechnungen

> technische Zeichnungen

> Konstruktionen

> komplette Planerstellungen.

Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb

Das Internet ist die Gesamtheit aller weltweit zusammengeschlossenen Computernetzwerke. Diese kommunizieren nach einem standardisierten Verfahren miteinander.