Dr. Lothar Semper - Die Handwerker-Fibel, Band 3

Elektronische Rechnungen, die per E-Mail versandt werden, müssen, um den Vorsteuerabzug beim Empfänger aufrechtzuerhalten, künftig weniger Anforderungen genügen als bisher (qualifiziertes Zertifikat).

Folgende Voraussetzungen muss eine elektronische Rechnung erfüllen:

> Rechnungsempfänger muss mit dem Empfang in elektronischer Form einverstanden sein.

> Die Echtheit und Unversehrtheit des Inhalts müssen gewährleistet sein.

> Elektronische Rechnungen müssen elektronisch und revisionssicher archiviert werden.

> Aufbewahrungsfrist und Lesbarkeit elektronischer Rechnungen beträgt 10 Jahre.

Mängel

Mängelrüge

> eindeutige Bezugnahme auf die erbrachte Leistung und/oder Lieferung

> genaue fachmännische Beschreibung des Mangels oder der Mängel

> Fristsetzung, innerhalb der die Nachbesserung zu erfolgen hat

> Konsequenzen aufzeigen, falls Nachbesserung nicht innerhalb der Frist erfolgt (z. B. Minderung, Schadenersatz, Rücktritt)

> Vorbehalt weiterer Schadenersatzansprüche.

Abmahnung

Abmahnung

> Abmahnung ist als solche eindeutig zu kennzeichnen.

> Zu beanstandendes Verhalten so konkret wie möglich darstellen.

> Hinweis auf arbeitsvertragliche Verletzung.

> Schwere und/oder Häufigkeit der Pflichtverletzung ist darzustellen.

> Arbeitsrechtliche Konsequenz (z. B. Kündigung) muss angedroht werden.

> Empfang der Abmahnung vom Arbeitnehmer bestätigen lassen.

> Abschrift der Abmahnung für die Personalakte.

Zeugnisse

Einfaches Zeugnis

> persönliche Daten

> Art der Beschäftigung

> Dauer der Beschäftigung.

Qualifiziertes Zeugnis

> Personalien und Beschäftigungsdauer

> Beschreibung des Aufgabengebietes

> Leistungsbeurteilung

> Verhalten zu Mitarbeitern und Kollegen

> Angaben über Auflösung des Arbeitsverhältnisses

> Glückwünsche für die Zukunft.

Bewerbungen

Bewerbungsschreiben

> genaue Eigenanschrift

> genaue Empfängeranschrift (möglichst mit Nennung des Ansprechpartners)

> angemessene Anrede

> meist Bezugnahme auf eine Stellenanzeige oder sonstiger Anlass der Bewerbung (z. B. Initiativbewerbung)

> kurzer Abriss der derzeitigen Tätigkeit (evtl. auch frühere Tätigkeiten)

> Hinweis der Eignung für die angebotene Stelle

> Nennung des frühestmöglichen Eintrittstermins

> ggf. Einkommensvorstellungen

> Hinweis auf Vorstellungsgespräch

> Grußformel und Unterschrift

> Verzeichnis der Anlagen.

Einsatz standardisierter Korrespondenz

Zur Vereinfachung und Rationalisierung des Schriftverkehrs bei häufig wiederkehrenden gleichen oder ähnlichen Vorgängen ist die Anwendung standardisierter Korrespondenz zweckmäßig.

a)Telekommunikationsmittel

Telefon

Das Telefon ist der verbreitetste und einer der ältesten Fernübertragungsdienste sowie im Geschäftsbereich immer noch von Bedeutung.

VoIP

Von immer größerer Bedeutung wird das Telefonieren über das Internet (VoIP). Bei VoIP werden analoge Sprachdaten zu digitalen Paketen geschnürt und über das Internet zum Empfänger geschickt.

Durch VoIP lassen sich die Telefonkosten häufig senken.

Telefax

Telefax bietet die Möglichkeit, Vorlagen von Fernkopierern über das Telefonnetz an den vorgesehenen Empfänger zu übermitteln.

Onlinedienste

Die Kommunikationsmöglichkeiten durch Onlinedienste werden im Unterabschnitt „Nutzung des Internets im Handwerksbetrieb“ behandelt.

Mobilfunk

Mobilfunk (Smartphones)

Mobile Funknetze ermöglichen jedem Nutzer weltweite Kommunikation.

b)Aufbau und Grundlagen eines IT-Systems

Hardware

Unter Hardware versteht man die zur Datenverarbeitung erforderlichen technischen Geräte und Bestandteile.

Bestandteile

Dies sind im Wesentlichen:

> Rechner (PC)

> Tastatur und Maus

> Bildschirm

> Drucker

Für die Funktion eines PCs sind darüber hinaus folgende Bestandteile notwendig:

> die CPU (Central Processing Unit) als zentrale Recheneinheit, die sämtliche Rechenoperationen durchführt

> die Festplatte, die als Speichermedium eines PCs in der Regel fest eingebaut ist

> der RAM-Speicher (Random Access Memory), auch Arbeitsspeicher genannt, der zusammen mit der CPU den entscheidenden Faktor für die Leistung des PCs ergibt

> die Grafikkarte (Steckkarte zum Einbau in einen PC) zur Ausgabe der Benutzeroberfläche

> die Soundkarte (Steckkarte zum Einbau in einen PC) zur Aufzeichnung und Wiedergabe von Tonsignalen.

Die Leistungsfähigkeit eines PCs wird im Wesentlichen durch zwei Faktoren bestimmt.

Ausschlaggebend ist einerseits die Rechengeschwindigkeit der CPU. Diese wird durch die Hertz-Frequenzzahl angegeben. Der andere ausschlaggebende Faktor für die Leistung eines PCs ist der Arbeitsspeicher (auch Hauptspeicher). Der Arbeitsspeicher ist für die aktuell bearbeiteten Informationen relevant, d. h., je mehr Arbeitsspeicher, desto mehr Informationen können gleichzeitig von einem PC verarbeitet werden.

PCs lassen sich so ausrüsten, dass Ton-, Radio- und TV-Wiedergabe sowie Datenübertragungen, Telefonieren und Videokonferenzen möglich sind.

Tablet

Eine andere Art von PCs sind Notebooks, Laptops und Tablets. Dies sind tragbare, netzunabhängige Rechner für den Einsatz unterwegs, die in ihrer Leistungsfähigkeit den stationären Geräten nicht nachstehen.

Drucker

Bei der Wahl des Druckers stehen dem Handwerksbetrieb vier Alternativen zur Verfügung.

3-D-Drucker sind Maschinen (in einer Analogie „Drucker“ genannt), die dreidimensionale Werkstücke schichtweise aufbauen. Der Aufbau erfolgt computergesteuert aus einem oder mehreren flüssigen oder festen Werkstoffen nach vorgegebenen Maßen und Formen (CAD). Typische Werkstoffe für das 3-D-Drucken sind Kunststoffe, Kunstharze, Keramiken und Metalle.

Scanner

Ein Scanner ermöglicht als Zusatzgerät die automatische Eingabe von Texten, Zeichnungen und Fotos durch Abtasten und Digitalisieren. Die eingescannten Texte können dann bearbeitet werden.

Lokales Netzwerk

Im Handwerk werden PCs teilweise noch einzeln eingesetzt. Häufiger jedoch werden sie vernetzt. Hier spricht man dann von einem LAN (Local Area Network = lokales Netzwerk). Darüber hinaus gibt es die Möglichkeit, PCs, Drucker und insbesondere Notebooks per Funk (WLAN = Wireless LAN) in ein Netzwerk einzubinden.

Datensicherheit

Unter Datensicherheit versteht man den Schutz von Daten vor Zerstörung und Verlust einerseits und unbefugtem Zugriff durch Dritte andererseits.

Datenverlust

Hauptursachen für Datenverluste sind technische Defekte und Bedienungsfehler:

> Versagen des Speichermediums (Festplatte, CD-ROM, DVD, USB-Stick etc.)

> Eingabefehler bei der Bedienung

> Programmabsturz

> Computerviren

> Manipulation

> Diebstahl, Zerstörung.

Der Betriebsinhaber sollte für eine ausreichende Sicherung der vorhandenen elektronischen Daten sorgen (Back-up).

Ein Computervirus ist ein sich selbst vermehrendes Computerprogramm, das sich in andere Computerprogramme einschleust und reproduziert.

Zum Schutz vor Computerviren sind folgende Maßnahmen empfehlenswert:

> Aufbau einer Firewall zum Schutz vor Virenangriffen aus dem Internet