Dr. Lothar Semper - Die Handwerker-Fibel, Band 3

Das EMAS (Eco-Management-Audit-Scheme der Europäischen Union) ist ein System zur Planung, Bewertung, laufenden Verbesserung, Steuerung und Kontrolle des betrieblichen Umweltschutzes. Alle Aktivitäten des betrieblichen Umweltschutzes werden geprüft, koordiniert und systematisiert. Die Teilnahme ist für den Handwerksbetrieb freiwillig.

Betrieblicher Nutzen

Der Nutzen des Umwelt-Management-Systems für den Betrieb besteht u. a.

> in der Verbesserung des betrieblichen Umweltschutzes,

> in der Möglichkeit, durch geeignete Umweltschutzmaßnahmen Kosten einzusparen (z. B. Energieeinsatz, Entsorgung),

> im Marketingnutzen und Imagegewinn,

> das Haftungsrisiko zu mindern,

> Schwachstellen zu erkennen,

> die betriebliche Organisation zu verbessern,

> Produkte und Dienstleistungen zu verbessern,

> dem steigenden Umweltbewusstsein der Kunden zu entsprechen,

> die Mitverantwortung der Mitarbeiter zu erhöhen,

> durch Werbung mit dem EU-einheitlichen Zeichen das Image des Betriebes und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.

Unter Arbeitszeitmodellen versteht man verschiedene Formen flexibler Arbeitszeitregelungen.

Arbeitsanfall

Durch den Einsatz von Arbeitszeitmodellen kann der Betrieb besser auf wechselnden qualitativen und mengenmäßigen Arbeitsanfall reagieren, eine höhere Produktivität erzielen, Kosten, Fehlzeiten und Überstunden senken und die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigern.

Gleitzeitmodelle

Gleitzeitregelungen geben den Mitarbeitern des Handwerksbetriebes innerhalb bestimmter Rahmenbedingungen die Möglichkeit, ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Dabei gibt es Ausgleichszeiträume, innerhalb derer die Arbeitszeit ausgeglichen sein sollte. Auf die Einhaltung von täglichen Mindestarbeitszeiten ist zu achten.

Kernarbeitszeiten Schichtarbeit

Kernarbeitszeiten sind Zeiten, in denen der Mitarbeiter in jedem Fall seine Arbeitskraft zur Verfügung stellen muss.

Ein weiteres Arbeitszeitmodell ohne Verringerung des Zeitumfangs stellt auch die Schichtarbeit dar. Bei der Schichtarbeit wird ein Arbeitsplatz im Laufe eines Tages von mehreren (zwei oder drei) Mitarbeitern besetzt. Somit kann die Produktionszeit dieses Arbeitsplatzes von 8 Stunden auf 16 oder 24 Stunden ausgedehnt werden.

Teilzeitarbeit

Eine Teilzeitregelung liegt vor, wenn zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer eine kürzere wöchentliche, monatliche oder jährliche Arbeitszeit als üblich vereinbart ist.

Beispiel:

Einsatz von Saisonarbeitern, geringfügig oder kurzzeitig Beschäftigten.

Jobsharing

Eine weitere Form der Teilzeitarbeit ist das Jobsharing. Hier teilen sich in der Regel zwei Mitarbeiter eine Vollzeitstelle.

Lebensarbeitszeitmodelle

Lebensarbeitszeitregelungen sehen vor, dass der Ausgleichszeitraum von Zeitguthaben auf die gesamte Lebensarbeitszeit ausgedehnt wird. In der Praxis heißt das, dass der Arbeitnehmer über sein gesamtes Arbeitsleben Zeitgutschriften ansammeln kann, um dann früher in den Ruhestand zu gehen, oder ab einem bestimmten Lebensalter nur noch Teilzeitarbeit verrichtet.

Zeitarbeit

Einen Sonderfall eines Arbeitszeitmodells stellt der Einsatz von Zeitarbeitskräften dar. Hierbei werden Arbeitskräfte von Zeitarbeitsfirmen für einen bestimmten Zeitraum ausgeliehen. Zur Überbrückung kurzfristiger Arbeitsspitzen ist dies eine sinnvolle, zugleich aber auch teuere Ergänzung des Arbeitskräftepotenzials.

Telearbeit

Ein Arbeitszeitmodell mit oder ohne Verringerung der Arbeitszeit ist die Telearbeit, deren Einsatz sich durch die vielfältigen technischen Möglichkeiten stark erweitert hat. Dabei arbeiten Mitarbeiter ganz oder teilweise zu Hause (Home-Office).

Home-Office

Die Arbeitsergebnisse werden über digitale Kanäle übermittelt.

Unter einer Gruppe versteht man mindestens zwei, in der Regel aber mehrere Mitarbeiter, die ein gemeinsames Arbeitsziel verfolgen und sich wechselseitig beeinflussen.

Das Arbeitsverhalten der einzelnen Mitarbeiter der Gruppe wirkt sich unmittelbar auf das der anderen Gruppenmitglieder aus.

Vorteile der Gruppenorganisation:

> Mitglieder der Gruppe üben Druck aufeinander aus.

> Gruppen denken ganzheitlicher.

> Gruppen erkennen Probleme eher als Einzelpersonen.

> Gruppen gleichen kurzfristige Leistungsausfälle aus.

> Schutz des Einzelnen bei Misserfolgen.

Nachteile der Gruppenorganisation:

> Gruppe engt Kreativität des Einzelnen ein.

> Entscheidungen werden in der Gruppe hinausgezögert.

> Keine klaren Verantwortlichkeiten in der Gruppe.

> Emotionale Konflikte innerhalb der Gruppe.

Unter Dokumentenmanagement versteht man die datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente und die Verwaltung von Papierdokumenten in einer Schriftgutverwaltung.

Die effiziente Organisation der Verwaltungsarbeiten und eine rationelle Büroorganisation sind wichtige Voraussetzungen für den Erfolg eines Handwerksbetriebes.

Durch die fortschreitende Digitalisierung bekommt auch das Dokumentenmanagement neue Strukturen.

Es entstehen sog. „Enterprise-content-Managementsysteme“ (ECM-Systeme), die auch für Handwerksbetriebe effizient eingesetzt werden können.

Man versteht darunter Strategien, Methoden und Werkzeuge, die die Erfassung, Verwaltung, Speicherung und Bereitstellung von Informationen, Inhalten und Daten ermöglichen und erleichtern.

Daneben ermöglichen ECM-Systeme über unterschiedliche Zugriffsrechte für verschiedene Personen im Handwerksbetrieb einen effizienten Umgang mit Daten und Informationen.

Ablageorganisation

Die Schriftgutablage, auch Registratur genannt, ist die Aufbewahrungsstelle für alle wichtigen Unterlagen des Betriebes und Kopien des Schriftverkehrs. Meist erfolgt die Ablage auf Speicherdatenträgern in Dateiform.

Die nachfolgenden Ausführungen gelten sowohl für die Schriftgutablage als auch für die elektronische Ablage in Dateiform.

Aktenplan

Aus Gründen der Übersichtlichkeit der Aktenablage ist die Erstellung eines Aktenplans zu empfehlen.

Akten- bzw. Dateiordnung

Die Aktenordnung in Papier- bzw. Dateiform kann folgendermaßen aufgebaut werden:

Organisation der Registratur/Dateiverwaltung

ECM-Systeme unterstützen beim Erfassen, Ablegen und Wiederauffinden von Akten, Dokumenten und Dateien.

Schriftverkehr und Postbearbeitung

Ein wichtiges Hilfsmittel für die Kommunikation eines Unternehmens mit seiner betrieblichen „Umwelt“ ist auch in Zeiten moderner Kommunikationsmittel der Geschäftsbrief.

Geschäftsbrief

Durch den Geschäftsbrief werden wesentliche Sachverhalte schriftlich erfasst, festgehalten und weitergegeben.

Visitenkarte des Unternehmens