Informationswissenschaft - Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information - théorie, méthode et pratique

Le Records Management ne résoudra certes pas tous les problèmes, mais il permettra aux organismes de «vivre»; sans lui, ces mêmes organismes seront toujours en phase de «survie», luttant incessamment pour ne pas être submergés par une pléthore de documents mal gérés et par une surinformation devenue inexploitable. Dans le cadre d’organismes étatiques, cela est d’autant plus inacceptable en vertu de l’obligation de transparence des activités de l’Etat vis-à-vis du citoyen. Afin de garantir le processus démocratique, le concept de «good governance» doit primer. 38Christoph Graf l’a bien expliqué en étudiant le rôle des archives pour le maintien de la démocratie à l’ère de l’information et le devoir de l’Etat de s’y soumettre. 39

Les deux rôles des Archives d’Etat, patrimonial et de soutien à l’administration, ont tout intérêt à se combiner et à former un tandem symbiotique: un «records management-archives continuum». 40Les Archives doivent se faire interdisciplinaires et multicompétentes, pourquoi pas sur le modèle canadien, où «d’une archivistique de survie, elle est devenue une archivistique d’intervention, structurée et articulée». 41

Enfin, les Archives ne devraient-elles pas directement dépendre des plus hautes instances du pouvoir, que ce soit à l’Etat ou au sein d’une entreprise privée? A Fribourg, il est actuellement question que les AEF quittent la Direction de la culture pour rejoindre la Chancellerie. On pourrait y voir le signe encourageant d’une prise de conscience et d’un souci d’adaptation à cette évolution et de renversement des perspectives. Reste à savoir si les AEF parviendront à jouer sur les deux tableaux; c’est ce qu’on souhaite le plus ardemment, non seulement aux archivistes (et records managers) des AEF, mais aussi à leur «clientèle», qu’il s’agisse des différents services de l’Etat ou des particuliers, qu’ils soient férus d’histoire ou de généalogie, afin que tous en ressortent gagnants, la culture comme la garantie de transparence des activités de l’Etat, et donc la démocratie.

Brigitte Kalbermatten

Avec l’avènement de la société numérique, une nouvelle forme d’information doit être pérennisée par les archivistes, bibliothécaires et autres professionnels de la conservation du patrimoine culturel. Il s’agit des données électroniques (des documents Word ou Excel, des sites internet, des films, des bases de données, etc.) qui se caractérisent par leur fragilité et leur durée de vue éphémère. 2L’archivage numérique se veut un moyen de conservation et de préservation à long terme de ces données dématérialisées. Il visera donc à garantir leur longévité, leur intégrité, leur authenticité et leur accessibilité. Néanmoins, ce secteur d’activité reste jeune, avec relativement peu de retour d’expériences.

Depuis presque une décennie, l’archivage numérique se base sur le modèle de référence pour un Système ouvert d’archivage d’information (ci-après OAIS), 3qui a été publié en 2002 par le Comité Consultatif pour les Systèmes de Données Spatiales. Cette norme internationale propose une approche globale et conceptuelle de la problématique posée par l’archivage numérique. Parmi les concepts qu’elle définit, le paquet d’information nous intéresse tout particulièrement. Il s’agit de regrouper les données à pérenniser avec les métadonnées les documentant. C’est ce second élément qui va nous intéresser dans cette contribution.

Au fait, à quoi faisons-nous référence quand nous parlons de métadonnées? OAIS la définit comme étant une «data about other data». 4Pour une meilleure compréhension, il faut la compléter avec l’explication donnée par la National Science Foundation: «Metadata summarize data content, context, structure, interrelationships, and provenance (information on history and origins). They add relevance and purpose to data, and enable the identification of similar data in different data collections.» 5

Toute institution d’archives qui projette un système d’archivage numérique s’interroge sur la question des métadonnées. Avec le modèle de référence OAIS, elle dispose d’informations générales et conceptuelles sur le sujet, mais pas de solutions toutes faites. Dès lors, une part de leur travail de réflexion consiste à déterminer ce qu’elle souhaite avoir comme métadonnées alors que l’autre part se focalise sur l’étude de profils de métadonnées 6déjà existants.

En Suisse, nous pouvons dénombrer actuellement deux profils de métadonnées qui ont fait, par ailleurs, l’objet d’une standardisation: l’un est proposé par les Archives fédérales suisses et le Centre de coordination pour l’archivage à long terme de documents électroniques (CECO), et l’autre par les Archives de l’Etat du Valais et Docuteam GmbH.

Cette contribution se propose de présenter et comparer ces deux profils pour déterminer leur interprétation du modèle de référence OAIS ainsi que leur principal avantage et leurs désavantages. Pour le Matterhorn METS Profile, ces désavantages tendent plutôt à être de nouveaux défis ou activités que les archivistes responsables de l’archivage numérique se doivent de prendre en compte et gérer sur le long terme pour remplir leur mission de pérennisation des données électroniques. Autrement dit, ils influent directement sur le métier de l’archiviste et sur la conception du cycle de vie des documents. Le champ d’étude couvre les métadonnées contenues dans les paquets d’informations à verser (abrégé en SIP) et ceux à archiver (désormais AIP), 7qui sont quasiment identiques dans les deux cas.

Etant un modèle conceptuel, OAIS identifie un certain nombre de catégories de métadonnées, mais sans indiquer leur contenu exact, qui aurait pu être sous la forme d’un dictionnaire de données.

Figure 1: Catégories de métadonnées d’après OAIS

L’information de pérennisation (Preservation Description Information) constitue l’élément principal qui permet à une institution d’archives d’assurer sa mission de conservation à long terme des données électroniques. Elle se compose de cinq souscatégories: l’information de contexte qui permet à un document numérique d’être rattaché à un dossier, 8l’information de provenance qui retrace les événements l’affectant, l’information d’identification qui permet de l’identifier de manière unique et pérenne, l’information d’intégrité qui fournit des outils de validation ou de vérification afin de lui éviter toute altération accidentelle, et l’information sur les droits d’accès qui peuvent limiter sa consultation pour des raisons légales.

L’information d’empaquetage (Packaging Information) met en relation les composants du paquet, autant les données électroniques entre elles que les métadonnées associées à chacune.

L’information de description (Descriptive Information) est constituée des catégories précédentes. Elle permet de rechercher, de trouver et d’analyser les données électroniques pérennisées.

L’information de représentation (Representation Information) doit permettre de transformer la succession de bits (0 et 1), qui forme tout document numérique, en un contenu intelligible pour l’homme. Elle se compose de l’information de structure (description du format) et de celle sémantique (par exemple, l’indication de la langue d’un texte). Sa conservation est rendue obligatoire par le fait que sa durée de vie est relativement courte. 9