Informationswissenschaft - Theorie, Methode und Praxis / Sciences de l'information - théorie, méthode et pratique

Les quatre catégories d’information énoncées par OAIS – information de pérennisation, d’empaquetage, de description et de représentation – sont présentes dans le Matterhorn METS Profile. Elles sont clairement délimitées et visibles, car la terminologie est justement issue de ce modèle de référence, sauf pour l’information d’empaquetage où les concepteurs préfèrent la notion de container.

L’utilisation du standard METS apporte un avantage indéniable au Matterhorn METS Profile, puisqu’il est utilisable dans un grand nombre de logiciels de gestion de plateforme d’archivage numérique. De par cette présence, il participe à la garantie de l’interopérabilité entre divers systèmes d’archivage numérique. En outre, l’utilisation de METS n’amène pas de contraintes qui empêcheraient ou gêneraient l’utilisation de ce profil par une bibliothèque. En effet, Dublin Core peut être utilisé avec METS.

L’évaluation des documents papier implique des ressources en temps, financières et personnelles que toute institution conservant des archives investit. Seulement, elle ne concerne pas les métadonnées, car ces dernières existent en nombre restreint. Au contraire, les possibilités de documenter tout le cycle de vie des données ont fortement augmenté avec l’avènement de l’informatique dans notre quotidien. Il est dès lors devenu nécessaire d’effectuer également une évaluation des métadonnées qui sous-entend une analyse du processus dématérialisé à l’origine des documents (lorsqu’il existe). Une nouvelle tâche est ainsi apparue dans le cahier des charges des archivistes. A terme, elle conduira à une plus grande richesse et qualité des métadonnées qui sera à la disposition de la communauté d’utilisateurs des fonds d’archives. Ainsi que nous le voyons, ce premier «désavantage» représente en fait une évolution du métier de l’archiviste.

Comme le Matterhorn METS Profile utilise PREMIS pour l’information de pérennisation, une difficulté peut apparaître quand les données électroniques à conserver ne proviennent pas de logiciels de gestion des documents. Rappelons que ce standard préconise une saisie automatique des métadonnées et aucune intervention directe de l’homme. Néanmoins, la plupart des activités informatiques 27sont inscrites dans des journaux d’événements, communément appelés fichiers log (à savoir un simple fichier texte). Prenons comme exemple les documents numérisés pour lesquels le processus de numérisation doit être documenté. Une solution possible consiste à programmer un outil qui extrairait les informations requises depuis les journaux d’événements créés lors de la numérisation et les inscrirait dans les métadonnées du paquet numérique correspondant. C’est cette approche que se proposent d’utiliser les Archives de l’Etat du Valais pour ce genre de cas.

Le Matterhorn METS Profile contient des métadonnées sur les droits d’accès relatifs aux documents encore soumis à un délai de protection. Cette affirmation sous-entend que des dossiers clos, mais encore utilisés par le producteur, sont versés aux archives. Autrement dit, les concepteurs du profil préfèrent la conception d’un cycle de vie continu des documents à la théorie des trois âges, 28puisqu’elle répond mieux aux besoins actuels en matière de droits d’accès. Cette nouvelle approche du cycle de vie implique un lien dynamique avec l’application qui gère le personnel de l’administration. Les Archives de l’Etat du Valais font l’hypothèse que cette base de données est et sera mise à jour régulièrement (dès que des mutations au sein du personnel ont lieu) par le Service des ressources humaines. Cette situation entraîne le constat suivant: le lien entre les deux applications doit être maintenu actif tant que des documents conservés sur la plateforme de pérennisation et d’archivage seront soumis à un délai de protection et utilisés par le service versant. Elle ne concerne pas l’utilisation des archives par des tiers, dont les droits sont gérés par l’application scopeArchiv. Au final, ce «désavantage» peut différer d’une institution à l’autre et, dans certains cas, constituer un changement de paradigme.

Chacun des profils étudiés propose son interprétation du modèle de référence OAIS. Le standard eCH-0160 se détache d’OAIS et reste à un niveau de granularité assez haut quant à la majorité des informations de pérennisation. Le Matterhorn METS Profile utilise clairement les quatre catégories d’informations et ce à niveau de détails différent selon les besoins. En effet, la description d’un ouvrage, numérisé ou non, reste relativement sommaire alors que pour une décision du Conseil d’Etat, nous avons des informations précises sur le processus de sa création et sur son contenu.

La caractéristique la plus intéressante à souligner vient du Matterhorn METS Profile: une structure en plusieurs niveaux. Cet état de fait permet son utilisation en dehors du domaine des archives. N’oublions pas que les archivistes ne sont pas les seuls à être concernés par l’archivage numérique. Les bibliothécaires, les responsables des musées, les documentalistes, etc. sont également impliqués. Leurs besoins diffèrent de ceux de l’archiviste, puisqu’ils ne gèrent que la valeur d’information de leurs documents. Depuis novembre 2012, ils ont à leur disposition un profil de métadonnées dans lequel ils peuvent utiliser leurs propres formats de description des documents.

Comme nous avons pu le voir, les deux profils de métadonnées ont leur point fort et leurs inconvénients ou impacts sur le travail de l’archiviste, mais ils ont un trait commun: leur jeunesse. Des échanges d’expérience et de la veille technologique sont nécessaires pour leur maturité. Ainsi, autant le standard eCH-0160 que le Matterhorn METS Profile évolueront dans le temps afin de répondre aux nouveaux besoins, tant technologiques pour continuer à garantir la pérennisation des données électroniques qu’intellectuels pour répondre aux attentes de la communauté d’utilisateurs.

Théophile Naito

En raison des opportunités rendues possibles par les nouvelles technologies et sous la pression initiale du projet de numérisation entrepris par Google, 2les bibliothèques et les services d’archives ont entrepris et préparent régulièrement des projets de numérisation des documents sous leur responsabilité.

Dans ce contexte, les archivistes et bibliothécaires responsables se trouvent devant des choix techniques qui ne faisaient pas partie de leurs tâches il y a quelques années encore, ce qui ne va pas sans difficulté.

Tout comme il est indispensable de disposer de compétences en paléographie lorsque l’on gère des documents manuscrits anciens, il est nécessaire de détenir un savoir dans le domaine des formats d’images numériques lorsque l’on se lance dans la production et la conservation d’images numériques.

Ainsi, la première partie de cet article aborde quelques-uns des principaux éléments d’un format d’image. En particulier, les algorithmes de compression et la notion de profil ICC (utile pour gérer les couleurs des images numériques) sont abordés.

Ensuite, l’article présente brièvement les formats d’images les plus courants dans les institutions patrimoniales.

Finalement, un processus de décision permettant d’aboutir au choix d’un format d’images en fonction du contexte est présenté, après une discussion de méthodes déjà existantes.