Suad Semic - Die Brandschutzdokumentation

Die Dateitypen hingegen sind diffus. In der Tat bleibt die Frage, in welchen Dateitypen, etwa DOCX, XLS, PPT, TTF, JPEG, PDF, DWG, DXF, HTML oder ZIP, elektronische Dokumente archiviert werden sollen. Für ein verwaltungsinternes Verfahren können alle Dateitypen beliebig angewendet werden. Dokumente, die an Bauherrn oder gegebenenfalls an die Bauaufsichtsbehörde zu übermitteln sind, werden in der Regel als PDF oder PDF/A nach ISO 19005-1 [17] in druckbarer, kopierbarer und durchsuchbarer Form erstellt. Der Abschn. 1.3.5enthält eine Ausnahme hiervon, und zwar nur bei wichtigem Grund. Des Weiteren ist die präzise Festlegung zu den Dateinamen zu treffen, beispielsweise 200620_BN-V.pdf (= Erstellungsdatum_Brandschutznachweis_Vorabzug).

Abb. 1.14 Brandschutz-Dateistruktur (beispielhaft).

Zur elektronischen Archivierung gehört ebenfalls die selbsterklärende Dateistruktur, etwa auf Basis einer datenbankgestützten Software, die der Verwaltungsvereinfachung und Übersichtlichkeit dient, naturgemäß unter Berücksichtigung der Qualitätsmerkmale, die in Abschn. 1.4.4ausgeführt sind. Ein Muster der Brandschutz-Dateistruktur ist in Abb. 1.14dargestellt.

Facility Management (FM) umfasst etwa Betrieb und Instandhaltung eines Gebäudes. Für ein effektives FM ist eine lückenlose Dokumentation im passenden EDVFormat unabdingbar. Aus diesem Grund ist es wichtig, sofern in dem Vertrag nicht anders geregelt, die Dokumentation an den betreffenden Richtlinien bzw. Normen, beispielsweise

• RBBau (Richtlinien für die Durchführung von Bauaufgaben des Bundes),

• BFR GBestand (Baufachliche Richtlinien Gebäudebestandsdokumentation),

• GEFMA 198-2:2013-11, Dokumentation im FM [12],

• GEFMA 430:2019-03, Datenbasis und Datenmanagement in CAFM-Systemen und

• CAFM-System[13],

des FM in vertretbarem Aufwand zu rekurrieren. Das Ziel des FM ist dabei, die Verwaltung der gesamten Gebäudedokumentation aufelektronischer Basis und die Integration der Dokumenttypen in das CAFM-System unter Berücksichtigung der Qualitätsmerkmale ( Abschn. 1.4.4) zu gewährleisten. In diesem Aufgabenbereich ist es erforderlich, das FM Consult in die Bauplanungsprozesse mit den Baubeteiligten einzubeziehen, um das erforderliche Ziel zu erreichen. Die Dokumentation muss ausschließlich nach den vorgegebenen Strukturen des Auftraggebers erfolgen. Dieser Vorgang im weiteren Sinn wird in diesem Handbuch nicht behandelt, ergänzend sei auf Abschn. 4.8.2verwiesen.

Es muss für die Aktualität und Richtigkeit der Dokumentation gesorgt werden. Eine Menge von (notwendigen oder sinnvollen) Tätigkeiten können zu Änderungen der Unterlagen führen. Bei Umbauten oder Nutzungsänderungen ist dies regelmäßig der Fall. Der neue Istzustand soll zeitnah entsprechend dokumentiert werden, damit er mit den tatsächlichen örtlichen Gegebenheiten übereinstimmt. In gleicher Weise sind etwa die Prüfungen entsprechend Abschn. 5.3fortzuführen und dokumentationspflichtig.

Das mit der Objektbetreuung beauftragte FM oder der Brandschutzbeauftragte ( Abschn. 5.2.5) soll über den gesamten Lebenszyklus die Dokumentation entsprechend der baulichen und technischen Veränderungen des Gebäudes fortschreiben bzw. die Fortschreibung der Dokumentation durch die jeweiligen Fachplaner veranlassen.

In mehrjährigen Abständen soll überprüft werden, ob die gewählte Form der Archivierung auch weiterhin reproduzierbar sein wird und ob eine sichere und dauerhafte Archivierung sichergestellt werden kann. Darüber hinaus müssen Unterlagen gegen Einsicht durch Unbefugte mittels entsprechenden Sicherungsmaßnamen hinreichend geschützt werden.

Eine Kopie der Unterlagen sollte so geschützt werden, dass etwa im Brandfall ein Verlust der Unterlagen nicht zu befürchten ist. Als Lösungsmöglichkeit bietet sich hierzu an, einen Datensicherungsschrank entsprechend der DIN EN 1047-1 [14] zu besorgen. Auf Grundlage dieser Normen wird die Widerstandsfähigkeit von Datensicherungsschränken gegen Brand in einem Zeitraum vom maximal 120 min ermittelt. Nach der Brandprüfung müssen die in der Norm festgelegten Kriterien weitere 24 h lang eingehalten werden.

1Bayerische Bauordnung (BayBO) in der Fassung der Bekanntmachung vom 14.08.2007.

2Aufbewahrung und Archivierung von Baugenehmigungsakten; Bekanntmachung des StMB vom 13.07.2017.

3Verordnung über Bauvorlagen und bauaufsichtliche Anzeigen (Bauvorlagenverordnung – BauVorlV) vom 10.11.2007.

4Verordnung über Prüfung von sicherheitstechnischen Anlagen und Einrichtungen (Sicherheitsanlagen-Prüfverordnung – SPrüfV) vom 03.08.2001.

5Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 02.01.2002.

6Verordnung über die Honorare für Architekten- und Ingenieurleistungen (Honorarordnung für Architekten und Ingenieure – HOAI) in der Fassung vom 10.07.2013.

7Ausschuss der Verbände und Kammern der Ingenieure und Architekten für die Honorarordnung e.V. (AHO), Leistungen für Brandschutz, Heft Nr. 17, Stand 2015/06.

8Urheberrechtsgesetz (Gesetz über Urheberrecht und verwandte Schutzrechte – UrhG) in der Fassung vom 09.09.1965.

9Strafgesetzbuch (StGB), in der Fassung der Bekanntmachung vom 13.11.1998.

10Grundgesetz für die Bundesrepublik Deutschland (GG) vom 23.05.1949.

11Bayerisches Verwaltungsverfahrensgesetz (BayVwVfG) vom 23.12.1976.

12German Facility Management Association (GEFMA).

13Computer Aided Facility Management (CAFM).

14DIN EN 1047-1:2019-12 Klassifizierung und Methoden zur Prüfung des Widerstands gegen Brand, Datensicherungsschränke und Disketteneinsätze.

15Verordnung über die technischen Rahmenbedingungen des elektronischen Rechtsverkehrs und über das besondere elektronische Behördenpostfach (Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung – ERVV) vom 24.11.2017.

16Gesetz über die elektronische Verwaltung in Bayern (Bayerisches E-Government-Gesetz – BayEGovG) vom 22.12.2015.

17ISO 19005-1, Dokumentenmanagement – Elektronisches Dokumentdateiformat für Langzeitarchivierung.

18Verordnung über die Prüfingenieure, Prüfämter und Prüfsachverständigen im Bauwesen (Prüfsachverständigenverordnung – PrüfVBau) vom 29.11.2007.

19Verordnung über den Bau und Betrieb von Verkaufsstätten (Bayerische Verkaufsstättenverordnung – BayVkV) vom 06.11.1997.

20Verordnung über den Bau und Betrieb von Beherbergungsstätten (Beherbergungsstättenverordnung – BStättV) vom 02.07.2007.

21Verordnung über den Bau und Betrieb von Versammlungsstätten (Versammlungsstättenverordnung – VStättV) vom 02.11.2007.

22Verordnung über den Bau und Betrieb von Garagen sowie über die Zahl der notwendigen Stellplätze (Garagen- und Stellplatzverordnung – GaStellV) vom 30.11.1993.

23Verordnung über den Bau von Betriebsräumen für elektrische Anlagen (Elt-BauV) vom 13.04.1977.

24Verordnung (EU) Nr. 305/2011 des europäischen Parlaments und des Rates – Bauproduktenverordnung (EU-BauPVO) vom 09.03.2011.

25Baugesetzbuch (BauGB) in der Fassung der Bekanntmachung vom 03.11.2017.