Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Гарна новина в тому, що повернутися до продуктивних звичок так само легко, як і втратити їх. Для цього треба просто знову пройтися основами: взяти ручку й папір і звільнити свою голову; почистити списки дій і проектів; визначити й додати нові проекти та наступні дії, щоби їхні переліки стали актуальними; опрацювати те, що просочилося крізь вашу систему назовні.

Цей цикл сходження з траси й повернення на неї відбувається майже з кожним — особливо під час першого рівня володіння основами гри. З мого досвіду скажу, що знадобиться зо два роки до остаточного введення практики GDT до вашого життя й стилю роботи, а також до її послідовної підтримки.

Ще одна гарна новина: навіть якщо ви взяли тільки кілька ідей із цього матеріалу чи ще не застосовуєте систему регулярно, все одно вона принесе значні поліпшення. Якщо ви засвоїте з усього лише правило двох хвилин, воно буде на вагу золота. Якщо ви тільки запишете кілька речей, які мали на думці, ви краще спатимете. Якщо ви будете чистити електронну пошту до нуля принаймні раз на певний час, у вас з’явиться підстава для радості. І якщо ви просто спитаєте: «Якою буде наступна дія?» у себе чи когось іншого, коли не мали б запитати інакше, це додасть вам продуктивності без стресу.

Звісно, що більше ці методи працюватимуть разом, систематично й послідовно, то виразнішим буде відчуття спокійного, зосередженого контролю. Оволодіння основами зумовлює зміни для більшості тих, хто їх опанував. Якщо ви досягнете цієї стадії, то будете успішно, швидше та легше, впорядковувати значно більше справ і почуватиметеся значно впевненішими у виконанні ваших повсякденних обов’язків. На цьому першому рівні володіння GTD ви загалом будете тримати себе під контролем і в зосередженні у щоденному та щогодинному вимірі.

У цій точці ви готові перейти на наступний рівень, на якому можете кермувати своїм життя на щотижневій, щомісячній основі і навіть довше. Це потребує тоншого усвідомлення та вміння. Як я вже зазначав, коли ви починаєте краще водити машину, це уможливлює рухатися плавно та вправно, і ви можете більше зосередитися на тому, куди їдете, замість концентрації уваги на механізмі, який вас туди доправляє. Так само, коли ви досягнете певного рівня зрілості в процесі впорядкування справ, то не будете вже так зосереджуватися на самій системі чи на тому, як ви в ній працюєте, а використаєте її гнучкішими, більш звичними способами — як перевірений засіб сприяння контролю та зосередженості на довших відрізках часу.

Перший рівень майстерності пов’язаний зі вхідною інформацією, зустрічами, електронною поштою, телефонними дзвінками, порядком денним, категорією «Очікування», довідковими системами, керуванням списками, пошуком відповідних інструментів тощо, тоді як наступний рівень стосується скрупульозної роботи над масштабнішими питаннями, які зумовлюють вміст базового рівня. Ці конкретні дії та інформація стосуються речей більших, аніж вони самі, — проектів, які нам треба здійснити, проблем, які слід розв’язати, і ділянок уваги та інтересів у нашому складному житті. Чому ви отримуєте цей електронний лист? Якою є мета тієї наради, і чому вам потрібно на ній бути? Що буде в наступному кварталі такого, над чим варто починати працювати вже зараз? Які «проекти» мають перейти до списку «Колись/можливо» і навпаки — внаслідок майбутніх великих змін?

Оволодіння основами, яке забезпечує ґрунт для ефективної та вмілої роботи, також надає можливість і простір для прямування до вищого рівня контролю та зосередження — проектів: як їх ідентифікувати, керувати ними й розуміти взаємозв’язки між ними і в межах більшої системи, в якій ми працюємо. Звичка до роботи із «зовнішнім мозком» вивільняє і врівноважує когнітивні здатності людини, вказуючи шлях до значно креативнішого та продуктивнішого використання цілісної системи персонального менеджменту.

Ознаками цього наступного рівня зрілості в упорядкуванні справ є:

• повний, поточний і зрозумілий інвентар проектів;

• робоча карта ролей, підзвітностей та інтересів — особистих і фахових;

• цілісна система керування життям, заточена на поточні потреби й цілі людини та використовувана для динамічного спрямовування зусиль у повсякденні;

• виклики та сюрпризи, які спонукають до застосування цієї методології замість того, щоб виводити вас із рівноваги.