Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

За багато років роботи з людьми, котрі засвоїли методологію GTD, я відзначив три стадії зрілості, які вони демонстрували, використовуючи цю модель:

1. Залучення основ керування робочим процесом.

2. Втілення поліпшеної та більш цілісної системи керування життям.

3. Регуляція здобутих навичок для створення чистого простору та впорядкування справ задля постійного та розширюваного самовираження.

Гарною аналогією тут є оволодіння водійською майстерністю. Перша стадія — засвоєння основ під контролем, щоб ви могли керувати машиною, не шкодячи собі й іншим. На цій стадії ваші рухи незграбні, незугарні й часто протиприродні. Але щойно ви опанували водіння достатньо добре, щоб отримати водійські права, ваш світ різко змінюється на краще, бо тепер ви можете всюди їздити і робити речі, раніше вам недоступні. Тоді настає час, коли ви можете їхати дорогою, фактично не думаючи, — це майже автоматична частина вашого життя. І нарешті, вирішуєте опанувати висококласний транспортний засіб, за кермом якого найбільшим досягненням і викликом є те, наскільки добре ви можете спрямувати рух уперед, власне, злившись зі своїм автомобілем і відчуваючи найвищі рівні задоволення і досконалості як водій.

Кожна з цих стадій представлена горизонтами вашої уваги та застосуванням конкретних методів. Спочатку ви опановуєте маленькі, окремі рухи — насправді це дуже однорідні рухи, — зосереджуючись на короткотермінових горизонтах. Згодом, коли ви отримуєте відчуття комфорту і глибше поринаєте у процес, ви розширюєте свою ділянку уваги до перехрестя з наступною вулицею чи до виходу на автостраду. Згодом ви можете дорости до свідомішого та більш керованого зосередження уваги на багатьох горизонтах, курсуючи містом з повним усвідомленням ситуації. Так само, коли методи Системи впорядкування справ дедалі більше стають вашою другою вдачею, ви переводите свою увагу з механіки системи до результатів, які вона дає.

Попри те, наскільки простим це здається на перший погляд, досягнення вправності в головних компонентах Системи упорядкування справ — основі — може забрати чимало часу. Зрозуміти її концепції та принципи нескладно, але повне застосування їх на практиці — не обов’язково легкий чи автоматичний процес. Це відбувається так само, як із будь-якою складною практикою — водінням машини, володінням технікою карате чи грою на флейті, — спершу рухи незнайомі та незграбні. Однак коли ви їх повторюєте тисячу разів, ви можете показати вправність, витонченість, силу та плавність, яких інакше не досягли б. Це стосується і засвоєння GTD.

Наприклад, фіксація всього потенційно важливого у надійних зовнішніх носіях, щоб нічого не торохтіло у вашій голові, — це звичка, яка може бути так само важкою для засвоєння, як навчання легкому перемиканню вручну передач у машині. Як і з більшістю інших аспектів моделі GTD, записування справ саме по собі є не новою навичкою, а радше практикою, яка може здаватися не вартою зусиль, якщо взагалі не парадоксальною. («Якщо це неважливо прямо зараз, нащо мені турбуватися?») Вміти надавати матеріальної форми таким думкам, як і засвоїти звичку фактично виконувати необхідні дії з повсюдним наявним інструментом, без винятків, — справжній виклик.

Інші основні практики, навіть застосовані від початку, можуть застаріти і тому не працюватимуть. Це:

• Уникнення того, щоб ухвалювати рішення про наступні дії в дусі «що взагалі чинити».

• Повне використання категорії «Очікування», щоб дуже очікувані від інших речі фіксувалися та переглядалися у слушний час щодо нових даних.

• Використання списків «Порядок денний» для фіксації та керування спілкуванням з іншими.

• Утримання простої, доступної картотеки та довідкової системи.

• Використання календаря без урахування вхідної інформації.

• Щотижневі перегляди, щоб тримати систему в робочому й актуальному стані.

Якщо ви щиро бажаєте втілити Систему упорядкування справ, насправді не так важко почати, як я спробував запевнити вас за допомогою інструкцій, поданих у попередніх розділах книги. Однак у певний момент решта вашої реальності буде вочевидь затоплювати вас, і якщо нові практики ще не встигли вкорінитися у ваших моделях поведінки, неважко збитися з курсу.

Більшість людей настільки звикли тримати речі в голові, що їм надто легко зісковзнути в цю знайому модель. Ухвалення рішення про наступні дії потребує когнітивного зусилля, якого так хочеться уникнути, якщо конкретна ситуація не надто критична. Так само щотижневий перегляд може бути випробуванням, якщо не став звичкою. Усе це виявляється, коли персональна система недосконала й застаріла: ви не можете більше довіряти своїм спискам, якщо бажаєте мати повну картину. А оскільки система насправді не знижує напруги, то висновуєте, що вона взагалі не варта того, щоб її використовувати, а тому можете й надалі все тримати у своїй голові. За таких обставин нерідко збиваються зі шляху швидко, високо думками літаючи.