Дэвид Аллен - Як упорядкувати справи. Мистецтво продуктивності без стресу

Як щось настільки просте може бути настільки ефективним — «якою буде наступна дія?»

Щоб допомогти у відповіді на це питання, я запрошую вас поглянути на хвилинку на ваш загальний список (див. с. 151) — чи принаймні подумати про всі проекти, які обсіли вашу голову. Чи є у вас відчуття, що якісь із них не рухаються так послідовно та продуктивно, як могли би? Ви, мабуть, визнаєте, що, справді, кілька з них дещо застрягли.

Якщо ви не знали точно, чи треба вам зателефонувати, надіслати електронного листа, поговорити з кимось, проглянути питання в інтернеті чи купити річ у крамниці, щоб справа просувалася далі, то цей крок не було зроблено. Найсмішніше те, що знадобилося б лише якихось десять секунд, аби вирішити, якою буде наступна дія щодо майже всіх пунктів вашого списку. Але це ті самі десять секунд мислення й ухвалення рішень, які більшість людей не виділили на більшість справ у їхніх списках.

Успіх справи залежить від її початку. Треба розділити ваші складні, приголомшливі завдання на дрібні, контрольовані і почати з першого.

Наприклад, у когось у списку є пункт на кшталт «покришки».

Я питаю: «Це про що?»

Людина відповідає: «Мені треба нові покришки на машину».

«То якою буде наступна дія?»

Тоді співбесідник зазвичай зморщує лоба, міркує хвильку і резюмує: «Ну, треба глянути в інтернеті крамниці та ціни на покришки».

Скільки часу та когнітивної енергії потрібно для рішення про те, якою має бути наступна дія? Це лише кілька секунд зосередженого обмірковування, яке більшість людей ще не приділили більшості своїх усе ще не завершених справ.

Можливо, та людина, якій потрібні покришки на машину, усвідомлює цю потребу протягом тривалого часу. І також вірогідно, що цей чоловік був за комп’ютером сотні разів, маючи достатньо сил і часу, щоб виконати необхідну дію. Чому ж він цього не зробив? Тому що в тому стані свідомості, в якому він перебував, йому було не до думок про всі його проекти, зокрема щодо придбання покришок, і про те, якою буде наступна дія стосовно них. У такі моменти взагалі йому не думалося.

Насправді він мав уже прорахувати ці речі. Якби ця дія з обмірковування була виконана, він мав би в запасі хвилин п’ятнадцять перед зустріччю, за комп’ютером, і навіть якби його енергетика опустилася на позначку 4,2 з 10, він міг би глянути на список справ і з радістю побачити — «пошукати нові покришки». «Це те, що я можу зробити й завершити успішно!» — подумав би він. Це мотивовувало би продивитися мережу щодо покришок, просто для того, щоб відчути «перемогу» від виконання чогось корисного в межах наявного вікна часу. У той момент він не здатний був би накреслити великий договір пропозиції для клієнта, але мав достатні ресурси для пошуку в інтернеті й швидкого отримання простої інформації. Дуже вірогідно, що він міг би глянути на новий набір покришок на своїй машині й відчути себе на вершині світу.

Визначення того, як виглядатиме дія на найпростішому рівні та організація тимчасових нагадувань, на які ми можемо покластися, є головними секретами підвищення продуктивності та створення спокійного внутрішнього середовища.

Часто навіть найпростіші справи не рухаються, бо ми ще остаточно не вирішили навіть те, якою буде наступна дія. Люди на моїх семінарах часто мають у списку справи на зразок «Відрегулювати машину». Чи є «відрегулювати машину» наступною дією? Ні, якщо тільки ви не йдете до вашої машини у спецодязі та з викруткою.

Без знання про наступну дію залишається потенційно безмежна прірва між поточною реальністю і тим, що вам потрібно чинити.

«Отже, якою буде наступна дія?»

«Ее... мені необхідно відвезти машину до гаража. А, так, слід уточнити, чи вони можуть її прийняти. Отож треба зателефонувати туди і призначити зустріч».

«Маєте їхній телефонний номер?»

«От зараза, ні... не маю ні номера, ні назви гаража. Мені його Фред порадив, але не вистачає всієї інформації. Я так і знав, що в цьому рівнянні чогось бракує».

І так буває у багатьох справах із багатьма людьми. Ми дивимося на проект, і певна наша частина думає: «Я не маю всіх необхідних орієнтирів між А та Б». Ми знаємо, що чогось бракує, але не певні того, чого саме, тому втікаємо від відповіді.

«То якою буде наступна дія?»

«Треба дізнатися його назву і телефон. Гадаю, варто спитати у Фреда».

«Як?»

«Я можу написати йому електронного листа!»