Кеннет Роуман, Джоэл Рафаэльсон - Как писать так, чтобы вам доверяли

2. Составьте структуру отчета

Начинаете ли вы писать отчет с предложений по теме или с перечисления фактов, обозначьте ход мысли. Вот структура, которая срабатывает в большинстве случаев:

Цель — почему читатель должен обратить на это внимание

Краткое изложение — полезная информация без каких-либо внезапных выводов

Результаты — перечисление фактов

Заключение — примеры

Предложения — необходимые меры

Следующие шаги — расчет затрат и времени, а также задачи, которые надо решить

Не стоит демонстрировать всю имеющуюся у вас информацию, если читатель не нуждается в этих деталях. Помещайте в отчет лишь те факты, которые важны. Уберите диаграммы и иллюстративный материал в раздел приложений.

3. Обращайтесь к достоверным фактам

Журналисты при работе над текстами пользуются «правилом 5 W». Это пять вопросов, на которые вы должны ответить в своем тексте: what (что), who (кто), where (где), when (когда), why (почему). Данный подход будет полезен и при написании отчетов.

Основной итог: продажи Homebrand с начала года по сегодняшний день снизились на 28%; дистрибуция упала на 20%; новый продукт Alien покупают около половины крупных потребителей.

Хороший отчет оперирует всеми категориями фактов, как приятных для читателя, так и неприятных. Главное — они должны быть обоснованными. Не преувеличивайте: если вы посетили только десять магазинов в двух городах, не стоит писать, что вы провели «масштабное исследование».

Лучшие отчеты опираются на ваши наблюдения за событиями или процессами. Это дает более точные ответы на вопросы, чем сухая статистика, либо подводит вас к новым вопросам. Генералы нередко сами отправляются на линию фронта, чтобы получить картину военных действий из первых рук — это дает им ту информацию, которую они никогда не смогут почерпнуть из тысячи безликих фактов, поступающих в штаб. Так что будьте наблюдательны и обязательно записывайте все, что захочется потом вспомнить.

— Этой ужасной минуты я не забуду НИКОГДА в жизни! — сказал Король.

— Забудешь, — заметила Королева, — если не запишешь в записную книжку [39].

«Алиса в Стране чудес»

4. Разграничивайте мнение и факт

Мнение автора столь же важно, как и факты. Однако читатель должен иметь возможность их различать. В одном из комиксов маленький мальчик ответил отцу: «Я ведь спросил, что такое жизнь, а вы говорите мне о том, как понимаете ее вы».

Факты остаются фактами вне зависимости от того, кто о них сообщил: «Двадцать четыре градуса, ветер северозападный». Мнения же меняются в зависимости от наблюдателя: «Сегодня хороший зимний день — свежий и бодрящий». Нельзя допускать, чтобы читатель сомневался — где тут мнение, а где факт.

Манера излагать факты может придать вес вашему мнению. Обязательно приводите основные данные, необходимые для аргументации, а также иные точки зрения. При этом не загромождайте текст ненужными деталями.

Одно то, как вы отбираете факты и в каком порядке выстраиваете их, отражает вашу точку зрения. Вы можете и должны их интерпретировать, но собственное мнение по затронутому вопросу лучше всего выразить в заключениях или предложениях.

Читабельные годовые отчеты

Все публичные компании обязаны подготавливать годовые отчеты с комментариями владельцев и акционеров. Иногда эти публикации получаются неплохими, но зачастую в них больше дизайна, чем информации. Мы не даем подходящих для всех рецептов, но хотим показать, как можно сделать такие отчеты более читабельными.

Чаще всего аудитория, которая интересуется годовыми отчетами, а не финансовыми документами, — это не самый искушенный инвестор. Годовой отчет, оформленный как фирменная брошюра, дает возможность руководителю сообщить о работе компании, ее стратегии и планах.

IBM и General Electric с помощью отчетов позиционировали себя как прогрессивные компании. IBM старалась изменить сложившееся о ней мнение как о консервативной структуре. В отчете 1998 года на обложке не было надписи «IBM» или «1998». Там значилось лишь «Start up» и был комментарий СЕО Лу Жерстне: